Links mit dem Team teilen (und dafür sorgen, dass alle dieselben nutzen)

Das macht fast jeder: Jemand fragt, ein anderer fügt den Link ein, fertig. Das geht schnell und braucht nichts.

Das Problem kommt eine Woche später. Der Link liegt unter Hunderten Nachrichten begraben, neue Kollegen haben ihn nicht, und wenn sich die Adresse ändert, sagt niemand allen Bescheid. Für einmal reicht das, als Ablage für die Team-Links nicht.

Einen Schritt besser: ein geteiltes Dokument oder eine Wiki-Seite mit den wichtigen Links, nach Themen sortiert. Alle wissen, wo sie suchen müssen, und neue Kollegen haben die Liste ab dem ersten Tag.

Das funktioniert, solange jemand die Liste pflegt. Kümmert sich niemand, sammeln sich kaputte Links. Außerdem ist es ein Tab mehr: Um einen Link zu öffnen, müssen Sie erst das Dokument finden, öffnen und die richtige Zeile suchen.

Chrome hat keine Lesezeichen, die man mit Kollegen teilt. Die Chrome-Synchronisierung läuft über Ihr Google-Konto: Ihre Lesezeichen erscheinen auf Ihren Geräten, nicht auf denen Ihres Teams. Jeder speichert seine eigenen, und so gibt es am Ende mehrere Versionen desselben Links.

Wenn Ihr Unternehmen Google Workspace nutzt, kann der Administrator verwaltete Lesezeichen für alle hinzufügen. Für ein paar feste Links ist das eine gute Lösung, aber alles hängt am Administrator: Der Rest des Teams kann nichts hinzufügen oder ändern.

Viele Teams heften in ihrem Kanal eine Nachricht mit den üblichen Links an. Für alle in diesem Kanal ist sie griffbereit, und man braucht kein neues Tool.

Die Grenzen sind aber dieselben wie beim Dokument: Jemand muss sie pflegen, nur Kanalmitglieder sehen sie, und um einen Link zu öffnen, müssen Sie in den Chat wechseln, die Nachricht suchen und klicken.

Die Team-Links erscheinen bei jeder Person im Popup, in der Seitenleiste und in der Suche mit Strg+K, die auf jeder Seite funktioniert. Ein Klick, und sie öffnen sich. Ändert jemand die Adresse, nutzen alle die neue, ohne dass jemand Bescheid sagen muss.

Wenn Sie eine Linkgruppe speichern (mehrere Adressen zusammen), öffnen sich alle auf einmal als Chrome-Tabgruppe mit Namen und Farbe. Mehr dazu im Leitfaden zu Tabgruppen in Chrome und in alle offenen Tabs speichern. Und wenn Sie Tags vergeben, können Sie die Links auch über die Adressleiste mit dem Stichwort sys öffnen, wie in Websites mit einem Stichwort öffnen erklärt.

Privates bleibt privat: Was Sie in Ihrem persönlichen Tresor speichern, vermischt sich nicht mit dem des Teams. Und das gilt nicht nur für Links: Notizen und Textbausteine (Snippets) teilen Sie genauso.

Im Teams-Plan hat jede Person eine Rolle. Der Owner (Inhaber) und die Admins verwalten die Inhalte, geben Änderungen frei und laden neue Mitglieder ein. Editoren können Links und Änderungen für das Team vorschlagen, diese bleiben aber ausstehend, bis ein Owner oder Admin sie freigibt; im Notebook erkennen Sie sie an der Markierung ⏳. Leser (Viewer) können freigegebene Inhalte nur sehen und nutzen.

So ändert niemand aus Versehen den Link, den das ganze Unternehmen nutzt. Und wenn Sie die strikte Isolierung aktivieren, sieht jede Person nur die Inhalte ihrer Abteilung plus die allgemeinen. Details finden Sie unter Rollen und Berechtigungen und Freigaben.