Comment partager des liens avec votre équipe (et que tout le monde utilise les mêmes)

C'est ce que fait presque tout le monde : quelqu'un demande, un collègue colle le lien, et c'est réglé. C'est rapide et ça ne demande rien.

Le problème arrive une semaine plus tard. Le lien est noyé sous des centaines de messages, les nouveaux ne l'ont pas et, si l'adresse change, personne ne prévient tout le monde. C'est bien pour une fois, pas pour ranger les liens de l'équipe.

Un cran au-dessus : un document partagé ou une page du wiki avec la liste des liens importants, classés par thème. Tout le monde sait où chercher, et les nouveaux l'ont dès le premier jour.

Ça marche tant que quelqu'un le tient à jour. Si personne ne s'en occupe, il se remplit de liens cassés. Et c'est un onglet de plus : pour ouvrir un lien, il faut d'abord retrouver le document, l'ouvrir et chercher la bonne ligne.

Chrome n'a pas de favoris partagés entre collègues. La synchronisation de Chrome fonctionne avec votre compte Google : vos favoris apparaissent sur vos appareils, pas sur ceux de votre équipe. Chacun garde les siens, et c'est ainsi que plusieurs versions du même lien finissent par cohabiter.

Si votre entreprise utilise Google Workspace, l'administrateur peut ajouter des favoris gérés pour tout le monde. C'est une bonne option pour quelques liens fixes, mais tout dépend de l'administrateur : le reste de l'équipe ne peut rien ajouter ni modifier.

Beaucoup d'équipes épinglent dans leur canal un message avec les liens habituels. C'est pratique pour ceux qui suivent ce canal, et aucun nouvel outil n'est nécessaire.

Mais les limites sont les mêmes que pour le document : il faut le tenir à jour, seuls les membres du canal le voient et, pour ouvrir un lien, il faut aller dans le chat, retrouver le message et cliquer.

Les liens de l'équipe apparaissent pour chacun dans son popup, dans le panneau latéral et dans la recherche Ctrl+K, qui fonctionne sur n'importe quelle page. Un clic et ils s'ouvrent. Si quelqu'un change l'adresse, tout le monde utilise la nouvelle sans avoir à prévenir qui que ce soit.

Si vous enregistrez un groupe de liens (plusieurs adresses ensemble), ils s'ouvrent tous d'un coup dans un groupe d'onglets Chrome, avec son nom et sa couleur. Nous en parlons dans le guide des groupes d'onglets dans Chrome et dans comment enregistrer tous vos onglets ouverts. Et si vous ajoutez des tags, vous pouvez aussi les ouvrir depuis la barre d'adresse avec le mot-clé sys, comme expliqué dans ouvrir vos sites avec un mot-clé.

Le personnel reste personnel : ce que vous enregistrez dans votre coffre personnel ne se mélange pas avec celui de l'équipe. Et ce n'est pas réservé aux liens : les notes et les raccourcis (snippets) se partagent de la même façon.

Avec l'offre Équipes, chaque personne a un rôle. Le propriétaire (Owner) et les administrateurs (Admin) gèrent le contenu, approuvent les modifications et invitent de nouveaux membres. Les éditeurs peuvent proposer des liens et des modifications pour l'équipe, mais ceux-ci restent en attente d'approbation jusqu'à ce qu'un propriétaire ou un administrateur les approuve ; dans le Notebook, vous les reconnaîtrez à la marque ⏳. Les lecteurs (Viewer) peuvent seulement voir et utiliser le contenu approuvé.

Ainsi, personne ne modifie par erreur le lien qu'utilise toute l'entreprise. Et si vous activez l'isolation stricte, chacun ne voit que le contenu de son service plus le contenu général. Tous les détails dans rôles et permissions et approbations.