Cómo organizar tu bandeja de entrada
Una bandeja con cientos de correos sin leer genera estrés y hace que se te escape lo importante. Te explicamos el método Inbox Zero y las herramientas para aplicarlo.
Inbox Zero es un método que popularizó Merlin Mann en 2006 en su blog 43 Folders. Su idea no es tener literalmente cero correos, sino dedicar el mínimo tiempo y atención posible a la bandeja: decidir rápido qué hacer con cada mensaje y no dejarlo ahí acumulándose.
Te explicamos el método paso a paso y cómo aplicarlo con las herramientas de Gmail y Outlook, más un truco para responder mucho más rápido.
El método: decide qué hacer con cada correo
Elimina o archiva
Si no necesitas hacer nada con el correo, archívalo o bórralo. La mayoría de los mensajes acaban aquí.
Responde si te lleva menos de dos minutos
Si puedes contestar en un momento, hazlo ya. Dejarlo para luego cuesta más que responderlo.
Delega
Si lo tiene que resolver otra persona, reenvíaselo con el contexto necesario y archívalo.
Aplaza lo que requiere más tiempo
Si necesitas más tiempo, pospón el correo o apúntalo en tu lista de tareas con una fecha, y sácalo de la bandeja.
Revisa a horas fijas
Mira el correo dos o tres veces al día en lugar de tenerlo abierto todo el rato. Así trabajas sin interrupciones.
Herramientas de Gmail que ayudan
- Filtros: crea un filtro a partir de una búsqueda para etiquetar, archivar o destacar automáticamente ciertos correos.
- Etiquetas: organiza los correos por proyecto o cliente sin moverlos de sitio.
- Posponer: haz que un correo desaparezca y vuelva a la bandeja cuando lo necesites.
- Varias bandejas de entrada: ve en la misma pantalla los destacados, los pendientes o una etiqueta concreta (en el ordenador).
- Cancelar suscripción: Gmail muestra un botón para darte de baja de muchos boletines.
Herramientas de Outlook que ayudan
- Reglas: mueven, marcan o clasifican automáticamente los correos que cumplan una condición.
- Limpiar (Sweep): borra de golpe todos los correos de un remitente, deja solo el último o elimina los de más de 10 días.
- Archivar: saca el correo de la bandeja sin borrarlo.
- Posponer y categorías: aplaza un correo o clasifícalo por colores.
El truco que más tiempo ahorra: responder más rápido
La regla de los dos minutos funciona mejor cuando responder es rápido. Con NexoPad guardas tus respuestas habituales con atajos y las insertas en Gmail u Outlook en segundos. Y con Ctrl+K encuentras cualquier respuesta o nota sin salir del correo.
Para los correos que aplazas, puedes llevar una nota de pendientes en un post-it flotante, con casillas que vas marcando a lo largo del día, y ponerle un recordatorio para no olvidarte.
Preguntas frecuentes
¿Inbox Zero significa tener cero correos?
No exactamente. La idea es que la bandeja no te robe tiempo ni atención: decides rápido qué hacer con cada correo y no lo dejas acumulándose.
¿Cada cuánto debería revisar el correo?
Depende de tu trabajo, pero revisarlo a horas fijas, dos o tres veces al día, ayuda a concentrarte en el resto del tiempo.
¿Qué hago con los miles de correos antiguos?
Archívalos todos de una vez y empieza de cero con los nuevos. Si necesitas algo, el buscador lo encontrará.
¿Cómo respondo más rápido en Gmail?
Con atajos de teclado y plantillas. Te lo explicamos en nuestras guías de atajos de teclado de Gmail y atajos de texto en Gmail.
Publicado el 11 de octubre de 20267 min de lectura
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