So organisieren Sie Ihren Posteingang
Ein Posteingang mit Hunderten ungelesener E-Mails sorgt für Stress, und Wichtiges geht unter. Hier sind die Inbox-Zero-Methode und die Tools, um sie umzusetzen.
Inbox Zero ist eine Methode, die Merlin Mann 2006 in seinem Blog 43 Folders bekannt gemacht hat. Es geht nicht darum, buchstäblich null E-Mails zu haben, sondern so wenig Zeit und Aufmerksamkeit wie möglich auf den Posteingang zu verwenden: schnell entscheiden, was mit jeder Nachricht passiert, und nichts liegen lassen.
Hier finden Sie die Methode Schritt für Schritt und wie Sie sie mit den Tools von Gmail und Outlook umsetzen, plus einen Trick, mit dem Sie viel schneller antworten.
Die Methode: über jede E-Mail entscheiden
Löschen oder archivieren
Wenn Sie mit der E-Mail nichts tun müssen, archivieren oder löschen Sie sie. Die meisten Nachrichten landen hier.
Antworten, wenn es weniger als zwei Minuten dauert
Wenn Sie sofort antworten können, tun Sie es jetzt. Aufschieben kostet mehr als antworten.
Delegieren
Wenn sich jemand anderes darum kümmern muss, leiten Sie die E-Mail mit dem nötigen Kontext weiter und archivieren Sie sie.
Aufschieben, was länger dauert
Wenn Sie mehr Zeit brauchen, stellen Sie die E-Mail zurück oder setzen Sie sie mit Datum auf Ihre Aufgabenliste, und holen Sie sie aus dem Posteingang.
Zu festen Zeiten nachsehen
Sehen Sie zwei- oder dreimal am Tag nach, statt das E-Mail-Programm ständig offen zu haben. So arbeiten Sie ohne Unterbrechungen.
Gmail-Tools, die helfen
- Filter: Erstellen Sie aus einer Suche einen Filter, um bestimmte E-Mails automatisch mit einem Label zu versehen, zu archivieren oder zu markieren.
- Labels: Ordnen Sie E-Mails nach Projekt oder Kunde, ohne sie zu verschieben.
- Zurückstellen: Lassen Sie eine E-Mail verschwinden und wieder im Posteingang auftauchen, wenn Sie sie brauchen.
- Mehrere Posteingänge: Sehen Sie markierte, offene E-Mails oder ein bestimmtes Label auf demselben Bildschirm (am Computer).
- Abbestellen: Gmail zeigt eine Schaltfläche, mit der Sie viele Newsletter abbestellen können.
Outlook-Tools, die helfen
- Regeln: E-Mails, die eine Bedingung erfüllen, automatisch verschieben, kennzeichnen oder kategorisieren.
- Aufräumen: Alle E-Mails eines Absenders auf einmal löschen, nur die neueste behalten oder alle entfernen, die älter als 10 Tage sind.
- Archivieren: Eine E-Mail aus dem Posteingang holen, ohne sie zu löschen.
- Zurückstellen und Kategorien: Eine E-Mail auf später verschieben oder farblich kennzeichnen.
Die größte Zeitersparnis: schneller antworten
Die Zwei-Minuten-Regel funktioniert am besten, wenn Antworten schnell geht. Mit NexoPad speichern Sie Ihre üblichen Antworten mit Kürzeln und fügen sie in Sekunden in Gmail oder Outlook ein. Und mit Ctrl+K finden Sie jede Antwort oder Notiz, ohne Ihr E-Mail-Programm zu verlassen.
Für E-Mails, die Sie aufschieben, können Sie eine Aufgabennotiz in einer schwebenden Haftnotiz führen, mit Kontrollkästchen, die Sie im Laufe des Tages abhaken, und eine Erinnerung hinzufügen, damit nichts vergessen wird.
Häufige Fragen
Bedeutet Inbox Zero, null E-Mails zu haben?
Nicht ganz. Es geht darum, dass der Posteingang Ihnen weder Zeit noch Aufmerksamkeit raubt: Sie entscheiden schnell, was mit jeder E-Mail passiert, und lassen nichts liegen.
Wie oft sollte ich meine E-Mails abrufen?
Das hängt von Ihrer Arbeit ab, aber zu festen Zeiten nachzusehen, zwei- oder dreimal am Tag, hilft Ihnen, sich den Rest der Zeit zu konzentrieren.
Was mache ich mit Tausenden alten E-Mails?
Archivieren Sie alle auf einmal und starten Sie mit den neuen frisch. Wenn Sie etwas brauchen, findet es die Suche.
Wie antworte ich in Gmail schneller?
Mit Tastenkombinationen und Vorlagen. Beides erklären wir in unseren Leitfäden zu Gmail-Tastenkombinationen und Textkürzeln in Gmail.
Veröffentlicht am 11. Oktober 20267 Min. Lesezeit
Testen Sie NexoPad kostenlos
Textkürzel, Notizen, Links und KI in jedem Tab. In weniger als einer Minute installiert.