So halten Sie Ihre Textkürzel in Ordnung (ohne die nützlichen zu verlieren)
Fünf Gewohnheiten, damit Ihre Kürzel-Liste nützlich bleibt, wenn sie von 20 auf 200 wächst.
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Am Anfang ist es mit Textkürzeln einfach: Sie speichern Ihre fünf häufigsten Antworten, und fertig. Das Problem kommt Monate später, wenn Sie hundert Kürzel haben, sich an die Hälfte nicht erinnern und Antworten von Hand tippen, die Sie schon gespeichert hatten. Das passiert in Support-Teams, im Vertrieb und in jedem Job, in dem man jeden Tag dasselbe schreibt.
Die gute Nachricht: Ihre Kürzel zu ordnen kostet keinen ganzen Nachmittag. Mit diesen fünf Gewohnheiten und ein paar Minuten im Monat bleibt Ihre Liste schnell nutzbar.
11. Benennen Sie Ihre Kürzel immer nach dem gleichen Muster
Ein Kürzel, an das Sie sich nicht erinnern, ist ein Kürzel, das Sie nicht nutzen. Wählen Sie ein Muster und halten Sie sich daran: zum Beispiel zuerst das Thema, dann das Detail (/versand-dauer, /versand-kosten). So sehen Sie beim Tippen von „/versand“ alle zusammengehörigen auf einmal. In NexoPad zeigt die Liste, die beim Tippen von „/“ erscheint, sie Ihnen schon während des Tippens.
22. Gruppieren Sie nach Kategorien
Kategorien dienen nicht nur der Ordnung: Sie sehen damit auf einen Blick, was Sie für jede Situation haben. Eine Kategorie pro Gesprächsart (Bestellungen, Zahlungen, Öffnungszeiten) reicht meist. Legen Sie nicht für jedes Kürzel eine eigene Kategorie an.
33. Gehen Sie einmal im Monat die ungenutzten durch
Wir alle speichern Kürzel „für alle Fälle“, die wir nie nutzen, oder Antworten zu einer Aktion, die schon vorbei ist. In NexoPad zeigt die Ansicht der ruhenden Kürzel die, die seit mehr als 30 Tagen (oder der von Ihnen gewählten Zeit) nicht genutzt wurden, und lässt Sie sie einzeln durchgehen: Die, an die Sie sich erinnern, bleiben, die nicht mehr nützlichen kommen in den Papierkorb.
44. Führen Sie doppelte Kürzel zu einem mit Varianten zusammen
Oft speichert man dieselbe Antwort zweimal unter einem anderen Namen oder mit einem geänderten Wort. Zwei fast gleiche Kürzel verwirren: Sie wissen nicht, welches Sie nehmen sollen. NexoPad findet die doppelten und lässt Sie eines behalten oder beide als Varianten desselben Kürzels zusammenführen, zum Beispiel eine förmliche und eine persönlichere Fassung.
55. Lassen Sie sich vom Werkzeug an das erinnern, was Sie schon haben
Das beste Kürzel ist das, das Sie ohne Nachdenken nutzen. Wenn Sie anfangen, einen Text von Hand zu tippen, den Sie schon gespeichert haben, weist NexoPad Sie neben dem Cursor darauf hin, und Sie vervollständigen ihn mit Tab. Mit der Zeit lernen Sie Ihre Kürzel fast nebenbei.
6Zusammengefasst
- Ein Namensmuster und wenige klare Kategorien.
- Ein paar Minuten im Monat, um die ruhenden durchzugehen.
- Doppelte, als Varianten zusammengeführt.
- Ein Hinweis, der Sie an die Kürzel erinnert, die Sie schon haben.
Wie ruhende und doppelte Kürzel Schritt für Schritt funktionieren, sehen Sie im Leitfaden Halten Sie Ihre Kürzel in Ordnung.
Ordnen Sie Ihre Kürzel mit NexoPad
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Veröffentlicht am 2. November 20265 Min. Lesezeit
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