Comment organiser votre boîte de réception
Une boîte de réception avec des centaines d'e-mails non lus, c'est du stress et des choses importantes qui passent à la trappe. Voici la méthode Inbox Zero et les outils pour l'appliquer.
Inbox Zero est une méthode popularisée par Merlin Mann en 2006 sur son blog 43 Folders. L'idée n'est pas d'avoir littéralement zéro e-mail, mais de consacrer le moins de temps et d'attention possible à votre boîte de réception : décider rapidement quoi faire de chaque message et ne pas le laisser s'accumuler.
Voici la méthode pas à pas et comment l'appliquer avec les outils de Gmail et d'Outlook, ainsi qu'une astuce pour répondre beaucoup plus vite.
La méthode : décider quoi faire de chaque e-mail
Supprimez ou archivez
Si vous n'avez rien à faire avec l'e-mail, archivez-le ou supprimez-le. La plupart des messages finissent ici.
Répondez si cela prend moins de deux minutes
Si vous pouvez répondre en un instant, faites-le tout de suite. Remettre à plus tard coûte plus cher que de répondre.
Déléguez
Si quelqu'un d'autre doit s'en occuper, transférez-le avec le contexte nécessaire et archivez-le.
Reportez ce qui prend plus de temps
Si vous avez besoin de plus de temps, mettez l'e-mail en attente ou ajoutez-le à votre liste de tâches avec une date, puis sortez-le de votre boîte de réception.
Consultez à heures fixes
Consultez vos e-mails deux ou trois fois par jour au lieu de garder la messagerie ouverte en permanence. Vous travaillerez ainsi sans interruptions.
Les outils de Gmail qui vous aident
- Filtres : créez un filtre à partir d'une recherche pour attribuer automatiquement un libellé, archiver ou suivre certains e-mails.
- Libellés : organisez vos e-mails par projet ou par client sans les déplacer.
- Mettre en attente : faites disparaître un e-mail et revenir dans votre boîte de réception au moment où vous en avez besoin.
- Boîtes de réception multiples : affichez les messages suivis, en attente ou d'un libellé précis sur le même écran (sur ordinateur).
- Se désabonner : Gmail affiche un bouton pour vous désabonner de nombreuses newsletters.
Les outils d'Outlook qui vous aident
- Règles : déplacez, marquez d'un indicateur ou catégorisez automatiquement les e-mails qui remplissent une condition.
- Balayer : supprimez d'un coup tous les e-mails d'un expéditeur, gardez seulement le plus récent ou supprimez ceux de plus de 10 jours.
- Archiver : sortez un e-mail de votre boîte de réception sans le supprimer.
- Mettre en attente et catégories : reportez un e-mail ou attribuez-lui une couleur.
Le plus grand gain de temps : répondre plus vite
La règle des deux minutes fonctionne mieux quand répondre est rapide. Avec NexoPad, vous enregistrez vos réponses habituelles avec des raccourcis et les insérez dans Gmail ou Outlook en quelques secondes. Et avec Ctrl+K, vous trouvez n'importe quelle réponse ou note sans quitter votre messagerie.
Pour les e-mails que vous reportez, vous pouvez garder une note de tâches dans un post-it flottant, avec des cases à cocher au fil de la journée, et ajouter un rappel pour ne pas oublier.
Questions fréquentes
Inbox Zero, cela veut dire avoir zéro e-mail ?
Pas exactement. L'idée est que votre boîte de réception ne vous vole ni temps ni attention : vous décidez vite quoi faire de chaque e-mail et ne le laissez pas s'accumuler.
À quelle fréquence consulter ses e-mails ?
Cela dépend de votre métier, mais les consulter à heures fixes, deux ou trois fois par jour, vous aide à rester concentré le reste du temps.
Que faire de milliers d'anciens e-mails ?
Archivez-les tous d'un coup et repartez de zéro avec les nouveaux. Si vous avez besoin de quelque chose, la recherche le retrouvera.
Comment répondre plus vite dans Gmail ?
Avec les raccourcis clavier et des modèles. Nous expliquons les deux dans nos guides des raccourcis clavier de Gmail et des raccourcis texte dans Gmail.
Publié le 11 octobre 20267 min de lecture
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