Como organizar sua caixa de entrada
Uma caixa de entrada com centenas de e-mails não lidos gera estresse e faz coisas importantes passarem despercebidas. Conheça o método Inbox Zero e as ferramentas para aplicá-lo.
O Inbox Zero é um método popularizado por Merlin Mann em 2006 no blog dele, 43 Folders. A ideia não é ter literalmente zero e-mails, e sim dedicar o mínimo possível de tempo e atenção à caixa de entrada: decidir rápido o que fazer com cada mensagem e não deixar acumular.
Veja o método passo a passo e como aplicá-lo com as ferramentas do Gmail e do Outlook, além de um truque para responder muito mais rápido.
O método: decida o que fazer com cada e-mail
Exclua ou arquive
Se você não precisa fazer nada com o e-mail, arquive ou exclua. A maioria das mensagens acaba aqui.
Responda se levar menos de dois minutos
Se dá para responder em um instante, faça isso agora. Adiar custa mais do que responder.
Delegue
Se outra pessoa precisa cuidar do assunto, encaminhe com o contexto necessário e arquive.
Adie o que leva mais tempo
Se você precisa de mais tempo, adie o e-mail ou coloque-o na sua lista de tarefas com uma data, e tire-o da caixa de entrada.
Confira em horários definidos
Confira o e-mail duas ou três vezes por dia em vez de deixá-lo aberto o tempo todo. Assim você trabalha sem interrupções.
Ferramentas do Gmail que ajudam
- Filtros: crie um filtro a partir de uma busca para marcar, arquivar ou adicionar estrela automaticamente a certos e-mails.
- Marcadores: organize os e-mails por projeto ou cliente sem movê-los.
- Adiar: faça um e-mail sumir e voltar para a caixa de entrada quando você precisar dele.
- Várias caixas de entrada: veja e-mails com estrela, pendentes ou de um marcador específico na mesma tela (no computador).
- Cancelar inscrição: o Gmail mostra um botão para cancelar a inscrição em muitas newsletters.
Ferramentas do Outlook que ajudam
- Regras: mova, sinalize ou categorize automaticamente os e-mails que atendem a uma condição.
- Limpar: exclua de uma vez todos os e-mails de um remetente, mantenha só o mais recente ou remova os com mais de 10 dias.
- Arquivar: tire um e-mail da caixa de entrada sem excluí-lo.
- Adiar e categorias: deixe um e-mail para depois ou marque-o com uma cor.
O que mais economiza tempo: responder mais rápido
A regra dos dois minutos funciona melhor quando responder é rápido. Com o NexoPad você salva suas respostas habituais com atalhos e as insere no Gmail ou no Outlook em segundos. E com Ctrl+K você encontra qualquer resposta ou nota sem sair do e-mail.
Para os e-mails que você adia, dá para manter uma nota de pendências em um post-it flutuante, com caixas de seleção que você marca ao longo do dia, e adicionar um lembrete para não esquecer.
Perguntas frequentes
Inbox Zero significa ter zero e-mails?
Não exatamente. A ideia é que a caixa de entrada não roube seu tempo nem sua atenção: você decide rápido o que fazer com cada e-mail e não deixa acumular.
Com que frequência devo conferir o e-mail?
Depende do seu trabalho, mas conferir em horários definidos, duas ou três vezes por dia, ajuda você a se concentrar no resto do tempo.
O que faço com milhares de e-mails antigos?
Arquive todos de uma vez e comece do zero com os novos. Se precisar de algo, a busca encontra.
Como responder mais rápido no Gmail?
Com atalhos de teclado e modelos. Explicamos os dois nos nossos guias de atalhos de teclado do Gmail e de atalhos de texto no Gmail.
Publicado em 11 de outubro de 20267 min de leitura
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