Elementos rápidos de Outlook vs expansor de texto
Outlook tiene varias formas de guardar textos que repites. Te contamos cuál tienes en tu versión, cómo se usa y cuándo te conviene más un expansor de texto.
Si escribes muchos correos en Outlook, seguro que repites frases cada día: confirmaciones, seguimientos, respuestas a las mismas dudas. Outlook trae herramientas para guardarlas, pero cambian según la versión que uses.
En esta guía comparamos los Elementos rápidos, el Autotexto, Mis plantillas, las plantillas de correo y las firmas con un expansor de texto como NexoPad. Verás los pasos de cada una, sus límites y cuándo te basta con lo que ya tienes.
Respuesta corta
Si solo usas la aplicación de escritorio de Outlook clásico para Windows, los Elementos rápidos son tu mejor opción. Son gratis, ya vienen incluidos y NexoPad no funciona en esa aplicación, porque es una extensión de navegador.
Si usas el nuevo Outlook o Outlook en la web, tienes Mis plantillas y las plantillas de correo. Sirven para textos fijos, pero se insertan con varios clics y no te piden los datos que cambian en cada correo.
Si escribes en Outlook en la web y también en otras webs (Gmail, tu CRM, un chat de soporte), un expansor de texto como NexoPad te ahorra más tiempo. Escribes un atajo como /hola y el texto aparece, con el nombre o la fecha ya puestos.
Las opciones de Outlook para textos repetidos
Elementos rápidos y Autotexto
Bloques de texto que guardas en una galería y vuelves a insertar desde la pestaña Insertar. Están en Outlook clásico para Windows (Microsoft 365, 2024, 2021 y versiones anteriores).
Mis plantillas
Un complemento para guardar textos cortos e insertarlos desde un panel lateral. Funciona en el nuevo Outlook, en Outlook en la web y en Outlook clásico.
Plantillas de correo y .oft
Guardan un correo entero, con asunto, formato y adjuntos. En Outlook clásico se guardan como archivo de Plantilla de Outlook (.oft).
Firmas
Tu nombre, cargo y datos de contacto al final del correo. Puedes tener varias firmas y elegir cuál se añade sola a los mensajes nuevos o a las respuestas.
Herramientas de Outlook frente a un expansor de texto
| Elementos rápidos | Mis plantillas | NexoPad | |
|---|---|---|---|
| Dónde funciona | Outlook clásico para Windows (también en Word) | Nuevo Outlook, Outlook en la web y Outlook clásico | Cualquier web en Chrome, Edge, Firefox, Opera y Brave, incluido Outlook en la web. No en la aplicación de escritorio |
| Datos variables | No te pide datos: cambias el nombre o la fecha a mano | No: solo texto con estilo básico | Sí: nombre, fecha, campos para rellenar y listas desplegables |
| Sincronización | Se guardan en una plantilla de tu equipo | Se guardan en tu buzón principal y los ves en otras versiones de Outlook | Con tu cuenta, entre navegadores |
| Compartir con el equipo | Enviando una plantilla con los bloques | No tiene biblioteca compartida | Bóveda compartida con NexoPad Teams (de 3 a 25 usuarios) |
| Cómo se inserta | Insertar > Elementos rápidos > clic en el bloque | Abres el panel Mis plantillas y eliges una | Escribiendo un atajo como /hola |
| Precio | Incluido en Outlook clásico | Necesita una suscripción de Microsoft 365 que cumpla los requisitos | Plan gratis Semilla; Pro 7 $/mes o 49 $/año; Teams 12 $/usuario/mes |
Cómo usar Elementos rápidos en Outlook clásico
Escribe y selecciona el texto
Abre un correo nuevo, escribe el texto que quieres guardar y selecciónalo. Si quieres conservar el formato del párrafo, incluye también la marca de párrafo.
Guárdalo en la galería
En la pestaña Insertar, grupo Texto, pulsa Elementos rápidos y elige Guardar selección en galería de elementos rápidos.
Ponle un nombre
En la ventana Crear nuevo bloque de creación, escribe un nombre fácil de recordar, elige la galería y la categoría y pulsa Aceptar.
- Usa nombres cortos y claros, como «Seguimiento» o «Datos bancarios».
- Agrupa en la misma categoría los textos que van juntos.
Insértalo en un correo
Haz clic donde quieras el texto, abre Insertar > Elementos rápidos y pulsa el bloque. Si no aparece, haz clic derecho en la galería y elige Organizar y eliminar para verlos todos.
Si prefieres Autotexto
Funciona igual, pero se guarda en otra galería. Ve a Insertar > Elementos rápidos > Autotexto > Guardar selección en galería de Autotexto. Para insertarlo, vuelve a Elementos rápidos > Autotexto y elígelo.
Cómo usar Mis plantillas en el nuevo Outlook y en la web
Abre el panel
Empieza un correo nuevo. En la pestaña Mensaje de la cinta, elige Mis plantillas. Se abre un panel a la derecha. En Outlook clásico, el botón se llama Ver plantillas.
Crea una plantilla
Pulsa +Plantilla, escribe un nombre en el campo Título, pega el texto en el cuadro de abajo y pulsa Guardar.
Insértala
Con el cursor en el correo, abre otra vez Mis plantillas y haz clic en la que quieras. El texto se añade al mensaje.
Si no ves el botón
Microsoft indica que tu organización puede tener los complementos desactivados. En ese caso, pregunta a la persona que administra tu correo. Además, necesitas una suscripción de Microsoft 365 que cumpla los requisitos.
Plantillas de correo y archivos .oft
En el nuevo Outlook y en la web
Escribe el correo y, en la cinta Mensaje, elige Plantilla de correo > Guardar correo electrónico como plantilla. Ponle un nombre y pulsa Guardar. Las ves todas en Configuración > Plantillas de correo.
En Outlook clásico: guarda el .oft
Crea un correo nuevo, ve a Archivo > Guardar como y, en la lista Guardar como tipo, elige Plantilla de Outlook. Se guarda como archivo en la carpeta de plantillas de tu equipo.
En Outlook clásico: úsalo
Ve a Nuevos elementos > Más elementos > Elegir formulario. En Buscar, elige Plantillas de usuario en el sistema de archivos, selecciona la plantilla y pulsa Abrir. Cambia lo que necesites y envía.
Y las firmas
La firma es el texto reutilizable más usado. En el nuevo Outlook y en la web se crea en Configuración > Cuentas > Firmas > Agregar firma. En Outlook clásico, desde un correo nuevo, en Mensaje > Firma > Firmas.
Ojo: si usas el nuevo Outlook y Outlook en la web, Microsoft avisa de que tienes que crear la firma en los dos. Y en Outlook clásico la firma se guarda en el equipo donde la creaste. Si quieres ideas para escribirla, mira nuestra guía de firma de correo.
Límites de las herramientas de Outlook
- Cambian según la versión. Los Elementos rápidos están en Outlook clásico, pero si te pasas al nuevo Outlook tendrás que rehacer tus textos en Mis plantillas.
- Se insertan con clics. Tanto los Elementos rápidos como Mis plantillas se abren desde un menú o un panel. No basta con escribir unas letras.
- No te piden datos. El texto entra tal cual. Si lleva un nombre, un número de pedido o una fecha, lo cambias a mano en cada correo.
- Mis plantillas es solo texto. Microsoft lo describe como texto sin formato con estilo básico, pensado para fragmentos cortos. Para imágenes, tablas o adjuntos hay que usar las plantillas de correo.
- Compartir es complicado. Los Elementos rápidos se comparten enviando una plantilla. Con Mis plantillas, en un buzón compartido las plantillas pueden quedar solo para tu cuenta.
- Solo funcionan en Outlook. Si respondes también desde Gmail, tu CRM o un chat de soporte, tienes que copiar y pegar.
Lo que añade un expansor de texto
Un expansor de texto guarda tus textos con un atajo corto. En NexoPad escribes /seguimiento en el cuerpo del correo y el texto aparece al momento. No abres menús ni paneles.
La gran diferencia son las variables. Con {{first_name}} pones el nombre, con {{date:+3_days}} sale la fecha de dentro de tres días y con {{input:Número de pedido}} NexoPad te pide el dato antes de insertar. Con {{dropdown:Horario|mañana|tarde}} eliges una opción de una lista.
Además, tus textos te sirven en cualquier web: Outlook en la web (outlook.office.com y outlook.live.com), Gmail, tu CRM o tu herramienta de soporte. Se sincronizan con tu cuenta entre navegadores. Y si trabajas en equipo, NexoPad Teams te da una bóveda compartida para que todos usen las mismas respuestas.
También guardas notas y enlaces en el mismo sitio, y puedes usar IA con tu propia clave (BYOK) para redactar o mejorar textos. Si quieres ver cómo se usa en Outlook paso a paso, lee nuestra guía de atajos de texto en Outlook web.
Textos reutilizables de ejemplo
Acuse de recibo · /recibido
Hola {{first_name}}, he recibido tu mensaje. Lo reviso y te respondo antes del {{date:+3_days}}. Gracias por escribir.
Seguimiento de propuesta · /seguimiento
Hola {{first_name}}, ¿pudiste revisar la propuesta que te envié? Si te viene bien, hablamos el {{date:+3_days}} y resolvemos tus dudas. Un saludo.
Proponer una reunión · /reunion
Hola {{first_name}}, ¿te va bien una llamada de 20 minutos esta semana? Por mi parte, prefiero por la {{dropdown:Horario|mañana|tarde}}. Dime qué día te encaja.
Envío de factura · /factura
Hola {{first_name}}, te adjunto la factura {{input:Número de factura}}. El plazo de pago es de 30 días. Si tienes cualquier duda, escríbeme.
Gracias tras una llamada · /gracias
Hola {{first_name}}, gracias por tu tiempo hoy. Te resumo lo que hablamos: {{input:Resumen}}. Quedo atento a tus comentarios.
Datos de contacto · /firma
Un saludo, {{input:Tu nombre}}. Puedes escribirme a este correo o llamarme de lunes a viernes de 9:00 a 17:00.
Más plantillas para empezar
Tienes muchas más ideas, listas para copiar, en nuestra galería de plantillas. Y si también escribes desde Gmail, mira cómo crear plantillas en Gmail y nuestra comparativa de plantillas de Gmail vs expansor de texto.
Cuándo elegir cada uno
Usa Elementos rápidos si…
Escribes siempre desde la aplicación de escritorio de Outlook clásico para Windows. Ahí NexoPad no funciona, y los Elementos rápidos ya vienen incluidos.
Usa Mis plantillas si…
Usas el nuevo Outlook o Outlook en la web, tienes pocos textos fijos que casi nunca cambian y solo escribes en Outlook.
Usa NexoPad si…
Escribes en Outlook en la web y en otras webs, tus textos llevan datos que cambian, quieres insertar con un atajo o compartir respuestas con tu equipo.
Preguntas frecuentes
¿Dónde están los Elementos rápidos en Outlook?
En Outlook clásico para Windows, dentro de un correo nuevo: pestaña Insertar, grupo Texto, botón Elementos rápidos.
¿El nuevo Outlook tiene Elementos rápidos?
La ayuda de Microsoft sobre Elementos rápidos se refiere a Outlook clásico. Para el nuevo Outlook y la web, Microsoft propone el complemento Mis plantillas y las plantillas de correo.
¿Qué diferencia hay entre Elementos rápidos y Autotexto?
Funcionan casi igual y los dos están en el menú Elementos rápidos. El Autotexto se guarda en su propia galería. Los dos insertan el texto tal cual.
¿Mis plantillas admite variables?
No. Inserta el texto tal como lo guardaste. Si lleva un nombre o una fecha, tienes que cambiarlo a mano en cada correo.
¿NexoPad funciona en la aplicación de escritorio de Outlook?
No. NexoPad es una extensión de navegador, así que funciona en Outlook en la web (outlook.office.com y outlook.live.com), pero no en la aplicación de Outlook para Windows o Mac.
¿Puedo usar Mis plantillas y NexoPad a la vez?
Sí. No se molestan. Puedes dejar en Outlook los textos que ya tienes y usar NexoPad para los que llevan datos variables o que también usas fuera de Outlook.
¿Cuánto cuesta NexoPad?
Tiene un plan gratis, Semilla, para uso básico en un navegador a la vez. Pro cuesta 7 $/mes o 49 $/año, con 7 días de prueba gratis. Teams cuesta 12 $ por usuario al mes (96 $/año) e incluye una bóveda compartida para equipos de 3 a 25 personas.
¿Puedo compartir mis textos de Outlook con mi equipo?
Con Elementos rápidos, enviando una plantilla que los contenga. Con Mis plantillas no hay una biblioteca compartida. Con NexoPad Teams, todo el equipo usa la misma bóveda de respuestas.
Publicado el 18 de octubre de 20269 min de lectura
Comunicación: plantillas listas para usar
Cópialas o añádelas a NexoPad y escríbelas con un atajo.
- Respuesta automática de ausencia
/ausencia - Pedir una reunión
/reunion - Resumen después de una reunión
/resumen - Cambiar la fecha de una reunión
/reprogramar
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