QuickPart d'Outlook vs expanseur de texte
Outlook a plusieurs façons d'enregistrer les textes que vous répétez. Découvrez celle de votre version, comment l'utiliser et quand un expanseur de texte vous convient mieux.
Si vous écrivez beaucoup d'e-mails dans Outlook, vous répétez sûrement les mêmes phrases chaque jour : confirmations, relances, réponses aux mêmes questions. Outlook a des outils pour les enregistrer, mais ils changent selon la version que vous utilisez.
Dans ce guide, nous comparons les QuickPart, l'insertion automatique, Mes modèles, les modèles de courrier et les signatures avec un expanseur de texte comme NexoPad. Vous verrez les étapes de chacun, leurs limites et quand ce que vous avez déjà suffit.
Réponse courte
Si vous utilisez uniquement l'application de bureau Outlook classique pour Windows, les QuickPart sont votre meilleure option. Elles sont gratuites, déjà incluses, et NexoPad ne fonctionne pas dans cette application, car c'est une extension de navigateur.
Si vous utilisez le nouvel Outlook ou Outlook sur le web, vous avez Mes modèles et les modèles de courrier. Ils conviennent aux textes fixes, mais l'insertion demande plusieurs clics et ils ne vous demandent pas les informations qui changent dans chaque e-mail.
Si vous écrivez dans Outlook sur le web et aussi sur d'autres sites (Gmail, votre CRM, un chat de support), un expanseur de texte comme NexoPad vous fait gagner plus de temps. Vous tapez un raccourci comme /bonjour et le texte apparaît, avec le prénom ou la date déjà remplis.
Les options d'Outlook pour les textes répétés
QuickPart et insertion automatique
Des blocs de texte que vous enregistrez dans une galerie et réinsérez depuis l'onglet Insertion. Ils sont dans Outlook classique pour Windows (Microsoft 365, 2024, 2021 et versions antérieures).
Mes modèles
Un complément pour enregistrer des textes courts et les insérer depuis un volet latéral. Il fonctionne dans le nouvel Outlook, dans Outlook sur le web et dans Outlook classique.
Modèles de courrier et .oft
Ils enregistrent un e-mail entier, avec objet, mise en forme et pièces jointes. Dans Outlook classique, ils sont enregistrés comme fichier Modèle Outlook (.oft).
Signatures
Votre nom, votre poste et vos coordonnées en fin d'e-mail. Vous pouvez avoir plusieurs signatures et choisir celle qui s'ajoute automatiquement aux nouveaux messages ou aux réponses.
Les outils d'Outlook face à un expanseur de texte
| QuickPart | Mes modèles | NexoPad | |
|---|---|---|---|
| Où ça fonctionne | Outlook classique pour Windows (aussi dans Word) | Nouvel Outlook, Outlook sur le web et Outlook classique | N'importe quel site dans Chrome, Edge, Firefox, Opera et Brave, y compris Outlook sur le web. Pas dans l'application de bureau |
| Données variables | Ne demande rien : vous changez le nom ou la date à la main | Non : texte avec mise en forme de base uniquement | Oui : prénom, date, champs à remplir et listes déroulantes |
| Synchronisation | Enregistrées dans un modèle sur votre ordinateur | Enregistrés dans votre boîte aux lettres principale et visibles dans les autres versions d'Outlook | Avec votre compte, entre navigateurs |
| Partage avec l'équipe | En envoyant un modèle qui contient les blocs | Pas de bibliothèque partagée | Coffre partagé avec NexoPad Teams (de 3 à 25 utilisateurs) |
| Comment insérer | Insertion > QuickPart > clic sur le bloc | Ouvrir le volet Mes modèles et en choisir un | En tapant un raccourci comme /bonjour |
| Prix | Inclus dans Outlook classique | Nécessite un abonnement Microsoft 365 éligible | Plan gratuit Semilla ; Pro 7 $/mois ou 49 $/an ; Teams 12 $/utilisateur/mois |
Utiliser les QuickPart dans Outlook classique
Écrivez et sélectionnez le texte
Ouvrez un nouvel e-mail, écrivez le texte à enregistrer et sélectionnez-le. Pour garder la mise en forme du paragraphe, incluez aussi la marque de paragraphe.
Enregistrez-le dans la galerie
Dans l'onglet Insertion, groupe Texte, cliquez sur QuickPart puis sur Enregistrer la sélection dans la galerie de composants QuickPart.
Donnez-lui un nom
Dans la boîte de dialogue Créer un nouveau bloc de construction, tapez un nom facile à retenir, choisissez la galerie et la catégorie, puis cliquez sur OK.
- Utilisez des noms courts et clairs, comme « Relance » ou « Coordonnées bancaires ».
- Rangez dans la même catégorie les textes qui vont ensemble.
Insérez-le dans un e-mail
Cliquez à l'endroit voulu, ouvrez Insertion > QuickPart et cliquez sur le bloc. S'il n'apparaît pas, faites un clic droit dans la galerie et choisissez Organiser et supprimer pour tous les voir.
Si vous préférez l'insertion automatique
Cela fonctionne de la même façon, mais dans une autre galerie. Allez dans Insertion > QuickPart > Insertion automatique > Enregistrer la sélection dans la galerie d'insertions automatiques. Pour l'insérer, revenez dans QuickPart > Insertion automatique et choisissez-la.
Utiliser Mes modèles dans le nouvel Outlook et sur le web
Ouvrez le volet
Commencez un nouvel e-mail. Dans l'onglet Message du ruban, choisissez Mes modèles. Un volet s'ouvre à droite. Dans Outlook classique, le bouton s'appelle Afficher les modèles.
Créez un modèle
Cliquez sur +Modèle, tapez un nom dans le champ Titre, collez le texte dans la zone en dessous et cliquez sur Enregistrer.
Insérez-le
Le curseur dans l'e-mail, rouvrez Mes modèles et cliquez sur celui que vous voulez. Le texte est ajouté au message.
Si vous ne voyez pas le bouton
Microsoft indique que votre organisation a peut-être désactivé les compléments. Dans ce cas, demandez à la personne qui gère votre messagerie. Il vous faut aussi un abonnement Microsoft 365 éligible.
Modèles de courrier et fichiers .oft
Dans le nouvel Outlook et sur le web
Écrivez l'e-mail puis, dans le ruban Message, choisissez Modèle de message > Enregistrer le courrier en tant que modèle. Donnez-lui un nom et cliquez sur Enregistrer. Vous les retrouvez tous dans Paramètres > Modèles de courrier.
Dans Outlook classique : enregistrez le .oft
Créez un nouvel e-mail, allez dans Fichier > Enregistrer sous et, dans la liste Type, choisissez Modèle Outlook. Il est enregistré comme fichier dans le dossier des modèles de votre ordinateur.
Dans Outlook classique : utilisez-le
Allez dans Nouveaux éléments > Autres éléments > Choisir un formulaire. Dans Regarder dans, choisissez Modèles utilisateur dans le système de fichiers, sélectionnez le modèle et cliquez sur Ouvrir. Modifiez ce qu'il faut et envoyez.
Et les signatures
La signature est le texte réutilisable le plus utilisé. Dans le nouvel Outlook et sur le web, elle se crée dans Paramètres > Comptes > Signatures > Ajouter une signature. Dans Outlook classique, depuis un nouvel e-mail, dans Message > Signature > Signatures.
Attention : si vous utilisez le nouvel Outlook et Outlook sur le web, Microsoft précise qu'il faut créer la signature dans les deux. Et dans Outlook classique, la signature est stockée sur l'ordinateur où vous l'avez créée. Pour des idées de contenu, consultez notre guide sur la signature d'e-mail.
Limites des outils d'Outlook
- Ils changent selon la version. Les QuickPart sont dans Outlook classique, mais si vous passez au nouvel Outlook, vous devrez refaire vos textes dans Mes modèles.
- On les insère avec des clics. Les QuickPart comme Mes modèles s'ouvrent depuis un menu ou un volet. Taper quelques lettres ne suffit pas.
- Ils ne demandent rien. Le texte est inséré tel quel. S'il contient un nom, un numéro de commande ou une date, vous le changez à la main dans chaque e-mail.
- Mes modèles, c'est du texte seulement. Microsoft le décrit comme du texte brut avec une mise en forme de base, pensé pour de courts extraits. Pour des images, des tableaux ou des pièces jointes, il faut passer par les modèles de courrier.
- Le partage est compliqué. Les QuickPart se partagent en envoyant un modèle. Avec Mes modèles, dans une boîte aux lettres partagée, les modèles peuvent rester visibles par votre compte seulement.
- Ils ne fonctionnent que dans Outlook. Si vous répondez aussi depuis Gmail, votre CRM ou un chat de support, vous devez copier-coller.
Ce qu'apporte un expanseur de texte
Un expanseur de texte enregistre vos textes avec un raccourci court. Dans NexoPad, vous tapez /relance dans le corps de l'e-mail et le texte apparaît aussitôt. Aucun menu ni volet à ouvrir.
La grande différence, ce sont les variables. {{first_name}} insère le prénom, {{date:+3_days}} donne la date dans trois jours et avec {{input:Numéro de commande}} NexoPad vous demande l'information avant d'insérer. Avec {{dropdown:Créneau|matin|après-midi}}, vous choisissez une option dans une liste.
En plus, vos textes fonctionnent sur n'importe quel site : Outlook sur le web (outlook.office.com et outlook.live.com), Gmail, votre CRM ou votre outil de support. Ils se synchronisent avec votre compte entre navigateurs. Et si vous travaillez en équipe, NexoPad Teams vous donne un coffre partagé pour que tout le monde utilise les mêmes réponses.
Vous gardez aussi vos notes et vos liens au même endroit, et vous pouvez utiliser l'IA avec votre propre clé (BYOK) pour rédiger ou améliorer vos textes. Pour voir comment l'utiliser dans Outlook pas à pas, lisez notre guide des raccourcis de texte dans Outlook web.
Exemples de textes réutilisables
Accusé de réception · /recu
Bonjour {{first_name}}, j'ai bien reçu votre message. Je l'examine et je vous réponds d'ici le {{date:+3_days}}. Merci de m'avoir écrit.
Relance de proposition · /relance
Bonjour {{first_name}}, avez-vous pu consulter la proposition que je vous ai envoyée ? Si cela vous convient, échangeons le {{date:+3_days}} pour répondre à vos questions. Bien cordialement.
Proposer une réunion · /reunion
Bonjour {{first_name}}, un appel de 20 minutes cette semaine vous conviendrait-il ? De mon côté, je préfère le {{dropdown:Créneau|matin|après-midi}}. Dites-moi quel jour vous arrange.
Envoi de facture · /facture
Bonjour {{first_name}}, vous trouverez ci-joint la facture {{input:Numéro de facture}}. Le délai de paiement est de 30 jours. Pour toute question, n'hésitez pas à répondre.
Merci après un appel · /merci
Bonjour {{first_name}}, merci pour votre temps aujourd'hui. Voici un résumé de notre échange : {{input:Résumé}}. J'attends vos retours.
Coordonnées · /signature
Bien cordialement, {{input:Votre nom}}. Vous pouvez m'écrire à cette adresse ou m'appeler du lundi au vendredi de 9 h à 17 h.
Plus de modèles pour démarrer
Vous trouverez beaucoup d'autres idées, prêtes à copier, dans notre galerie de modèles. Et si vous écrivez aussi depuis Gmail, découvrez comment créer des modèles dans Gmail et notre comparatif modèles Gmail vs expanseur de texte.
Quand choisir chacun
Choisissez les QuickPart si…
Vous écrivez toujours depuis l'application de bureau Outlook classique pour Windows. NexoPad n'y fonctionne pas, et les QuickPart sont déjà incluses.
Choisissez Mes modèles si…
Vous utilisez le nouvel Outlook ou Outlook sur le web, vous avez peu de textes fixes qui ne changent presque jamais et vous n'écrivez que dans Outlook.
Choisissez NexoPad si…
Vous écrivez dans Outlook sur le web et sur d'autres sites, vos textes contiennent des informations qui changent, vous voulez insérer avec un raccourci ou partager des réponses avec votre équipe.
Questions fréquentes
Où se trouvent les QuickPart dans Outlook ?
Dans Outlook classique pour Windows, dans un nouvel e-mail : onglet Insertion, groupe Texte, bouton QuickPart.
Le nouvel Outlook a-t-il des QuickPart ?
L'aide de Microsoft sur les QuickPart concerne Outlook classique. Pour le nouvel Outlook et le web, Microsoft propose le complément Mes modèles et les modèles de courrier.
Quelle différence entre QuickPart et insertion automatique ?
Ils fonctionnent presque pareil et sont tous deux dans le menu QuickPart. L'insertion automatique est enregistrée dans sa propre galerie. Les deux insèrent le texte tel quel.
Mes modèles accepte-t-il des variables ?
Non. Il insère le texte exactement comme vous l'avez enregistré. S'il contient un nom ou une date, vous devez le changer à la main dans chaque e-mail.
NexoPad fonctionne-t-il dans l'application de bureau Outlook ?
Non. NexoPad est une extension de navigateur : il fonctionne dans Outlook sur le web (outlook.office.com et outlook.live.com), mais pas dans l'application Outlook pour Windows ou Mac.
Puis-je utiliser Mes modèles et NexoPad en même temps ?
Oui. Ils ne se gênent pas. Vous pouvez garder dans Outlook les textes que vous avez déjà et utiliser NexoPad pour ceux qui contiennent des données variables ou que vous utilisez aussi hors d'Outlook.
Combien coûte NexoPad ?
Il existe un plan gratuit, Semilla, pour un usage de base dans un navigateur à la fois. Pro coûte 7 $/mois ou 49 $/an, avec 7 jours d'essai gratuit. Teams coûte 12 $ par utilisateur et par mois (96 $/an) et inclut un coffre partagé pour les équipes de 3 à 25 personnes.
Puis-je partager mes textes Outlook avec mon équipe ?
Avec les QuickPart, en envoyant un modèle qui les contient. Mes modèles n'a pas de bibliothèque partagée. Avec NexoPad Teams, toute l'équipe utilise le même coffre de réponses.
Publié le 18 octobre 20269 min de lecture
Communication : modèles prêts à l’emploi
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