Outlook-Schnellbausteine vs. Textexpander
Outlook bietet mehrere Wege, wiederkehrende Texte zu speichern. Erfahren Sie, welchen Ihre Version hat, wie er funktioniert und wann ein Textexpander besser passt.
Wenn Sie viele E-Mails in Outlook schreiben, wiederholen Sie bestimmt jeden Tag dieselben Sätze: Bestätigungen, Nachfassmails, Antworten auf die gleichen Fragen. Outlook hat Werkzeuge, um sie zu speichern, aber welche es gibt, hängt von Ihrer Version ab.
In diesem Leitfaden vergleichen wir Schnellbausteine, AutoText, Meine Vorlagen, E-Mail-Vorlagen und Signaturen mit einem Textexpander wie NexoPad. Sie sehen die Schritte für jedes Werkzeug, seine Grenzen und wann das reicht, was Sie schon haben.
Kurze Antwort
Wenn Sie nur die Desktop-App des klassischen Outlook für Windows nutzen, sind Schnellbausteine Ihre beste Wahl. Sie sind kostenlos, bereits enthalten, und NexoPad funktioniert in dieser App nicht, weil es eine Browsererweiterung ist.
Wenn Sie das neue Outlook oder Outlook im Web nutzen, haben Sie Meine Vorlagen und die E-Mail-Vorlagen. Sie eignen sich für feste Texte, aber das Einfügen braucht mehrere Klicks und sie fragen nicht nach den Angaben, die sich in jeder E-Mail ändern.
Wenn Sie in Outlook im Web und auch auf anderen Websites schreiben (Gmail, Ihr CRM, ein Support-Chat), spart Ihnen ein Textexpander wie NexoPad mehr Zeit. Sie tippen ein Kürzel wie /hallo und der Text erscheint, mit Name oder Datum bereits ausgefüllt.
Die Optionen in Outlook für wiederkehrende Texte
Schnellbausteine und AutoText
Textblöcke, die Sie in einem Katalog speichern und über die Registerkarte Einfügen erneut einfügen. Sie gibt es im klassischen Outlook für Windows (Microsoft 365, 2024, 2021 und ältere Versionen).
Meine Vorlagen
Ein Add-In, mit dem Sie kurze Texte speichern und aus einem Seitenbereich einfügen. Es funktioniert im neuen Outlook, in Outlook im Web und im klassischen Outlook.
E-Mail-Vorlagen und .oft
Sie speichern eine ganze E-Mail mit Betreff, Formatierung und Anhängen. Im klassischen Outlook werden sie als Datei vom Typ Outlook-Vorlage (.oft) gespeichert.
Signaturen
Ihr Name, Ihre Position und Ihre Kontaktdaten am Ende der E-Mail. Sie können mehrere Signaturen anlegen und festlegen, welche automatisch bei neuen Nachrichten oder Antworten eingefügt wird.
Outlook-Werkzeuge im Vergleich mit einem Textexpander
| Schnellbausteine | Meine Vorlagen | NexoPad | |
|---|---|---|---|
| Wo es funktioniert | Klassisches Outlook für Windows (auch in Word) | Neues Outlook, Outlook im Web und klassisches Outlook | Jede Website in Chrome, Edge, Firefox, Opera und Brave, auch Outlook im Web. Nicht in der Desktop-App |
| Variable Angaben | Fragt nichts ab: Name oder Datum ändern Sie von Hand | Nein: nur Text mit einfacher Formatierung | Ja: Name, Datum, Eingabefelder und Auswahllisten |
| Synchronisierung | In einer Vorlage auf Ihrem Computer gespeichert | In Ihrem primären Postfach gespeichert und in anderen Outlook-Versionen verfügbar | Mit Ihrem Konto, browserübergreifend |
| Mit dem Team teilen | Durch Versenden einer Vorlage mit den Bausteinen | Keine gemeinsame Bibliothek | Gemeinsamer Tresor mit NexoPad Teams (3 bis 25 Nutzer) |
| So fügen Sie ein | Einfügen > Schnellbausteine > Baustein anklicken | Bereich Meine Vorlagen öffnen und eine auswählen | Durch Tippen eines Kürzels wie /hallo |
| Preis | Im klassischen Outlook enthalten | Erfordert ein berechtigtes Microsoft 365-Abonnement | Kostenloser Plan Semilla; Pro 7 $/Monat oder 49 $/Jahr; Teams 12 $/Nutzer/Monat |
So nutzen Sie Schnellbausteine im klassischen Outlook
Text schreiben und markieren
Öffnen Sie eine neue E-Mail, schreiben Sie den Text, den Sie speichern möchten, und markieren Sie ihn. Wenn die Absatzformatierung erhalten bleiben soll, markieren Sie auch die Absatzmarke mit.
Im Katalog speichern
Klicken Sie auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Text auf Schnellbausteine und wählen Sie Auswahl im Schnellbaustein-Katalog speichern.
Namen vergeben
Geben Sie im Dialogfeld Neuen Baustein erstellen einen leicht merkbaren Namen ein, wählen Sie Katalog und Kategorie und klicken Sie auf OK.
- Verwenden Sie kurze, klare Namen wie „Nachfassen“ oder „Bankverbindung“.
- Legen Sie zusammengehörige Texte in dieselbe Kategorie.
In eine E-Mail einfügen
Klicken Sie an die gewünschte Stelle, öffnen Sie Einfügen > Schnellbausteine und klicken Sie auf den Baustein. Wird er nicht angezeigt, klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Katalog und wählen Sie Organisieren und Löschen, um alle zu sehen.
Wenn Sie AutoText bevorzugen
Das funktioniert genauso, wird aber in einem anderen Katalog gespeichert. Gehen Sie zu Einfügen > Schnellbausteine > AutoText > Auswahl im AutoText-Katalog speichern. Zum Einfügen öffnen Sie wieder Schnellbausteine > AutoText und wählen den Eintrag.
So nutzen Sie Meine Vorlagen im neuen Outlook und im Web
Bereich öffnen
Beginnen Sie eine neue E-Mail. Wählen Sie auf der Registerkarte Nachricht im Menüband Meine Vorlagen. Rechts öffnet sich ein Bereich. Im klassischen Outlook heißt die Schaltfläche Vorlagen anzeigen.
Vorlage erstellen
Klicken Sie auf +Vorlage, geben Sie im Feld Titel einen Namen ein, fügen Sie den Text in das Feld darunter ein und klicken Sie auf Speichern.
Einfügen
Setzen Sie den Cursor in die E-Mail, öffnen Sie erneut Meine Vorlagen und klicken Sie auf die gewünschte Vorlage. Der Text wird in die Nachricht eingefügt.
Wenn die Schaltfläche fehlt
Laut Microsoft hat Ihre Organisation möglicherweise Add-Ins deaktiviert. Wenden Sie sich dann an die Person, die Ihr E-Mail-System verwaltet. Außerdem brauchen Sie ein berechtigtes Microsoft 365-Abonnement.
E-Mail-Vorlagen und .oft-Dateien
Im neuen Outlook und im Web
Schreiben Sie die E-Mail und wählen Sie im Menüband Nachricht die Option E-Mail-Vorlage > E-Mail als Vorlage speichern. Vergeben Sie einen Namen und klicken Sie auf Speichern. Alle Vorlagen finden Sie unter Einstellungen > E-Mail-Vorlagen.
Im klassischen Outlook: .oft speichern
Erstellen Sie eine neue E-Mail, gehen Sie zu Datei > Speichern unter und wählen Sie in der Liste Dateityp den Eintrag Outlook-Vorlage. Die Datei landet im Vorlagenordner auf Ihrem Computer.
Im klassischen Outlook: .oft verwenden
Gehen Sie zu Neue Elemente > Weitere Elemente > Formular auswählen. Wählen Sie unter Suchen in den Eintrag Benutzervorlagen im Dateisystem, markieren Sie die Vorlage und klicken Sie auf Öffnen. Passen Sie an, was nötig ist, und senden Sie die E-Mail.
Und die Signaturen
Die Signatur ist der meistgenutzte wiederverwendbare Text. Im neuen Outlook und im Web erstellen Sie sie unter Einstellungen > Konten > Signaturen > Signatur hinzufügen. Im klassischen Outlook öffnen Sie eine neue E-Mail und wählen Nachricht > Signatur > Signaturen.
Hinweis: Wenn Sie das neue Outlook und Outlook im Web nutzen, müssen Sie die Signatur laut Microsoft in beiden anlegen. Und im klassischen Outlook wird die Signatur auf dem Computer gespeichert, auf dem Sie sie erstellt haben. Ideen für den Inhalt finden Sie in unserem Leitfaden zur E-Mail-Signatur.
Grenzen der Outlook-Werkzeuge
- Sie hängen von der Version ab. Schnellbausteine gibt es im klassischen Outlook. Wechseln Sie zum neuen Outlook, müssen Sie Ihre Texte in Meine Vorlagen neu anlegen.
- Sie fügen per Klick ein. Schnellbausteine und Meine Vorlagen öffnen sich über ein Menü oder einen Bereich. Ein paar Buchstaben zu tippen reicht nicht.
- Sie fragen keine Angaben ab. Der Text wird unverändert eingefügt. Enthält er einen Namen, eine Bestellnummer oder ein Datum, ändern Sie das in jeder E-Mail von Hand.
- Meine Vorlagen ist nur Text. Microsoft beschreibt es als reinen Text mit einfacher Formatierung für kurze Textbausteine. Für Bilder, Tabellen oder Anhänge brauchen Sie die E-Mail-Vorlagen.
- Teilen ist umständlich. Schnellbausteine teilen Sie, indem Sie eine Vorlage verschicken. Mit Meine Vorlagen sind die Vorlagen in einem freigegebenen Postfach unter Umständen nur für Ihr Konto verfügbar.
- Sie funktionieren nur in Outlook. Wenn Sie auch in Gmail, Ihrem CRM oder einem Support-Chat antworten, müssen Sie kopieren und einfügen.
Was ein Textexpander zusätzlich bietet
Ein Textexpander speichert Ihre Texte mit einem kurzen Kürzel. In NexoPad tippen Sie /nachfassen in den Text der E-Mail und der Text erscheint sofort. Ohne Menüs oder Seitenbereiche.
Der große Unterschied sind die Variablen. {{first_name}} setzt den Vornamen ein, {{date:+3_days}} das Datum in drei Tagen, und bei {{input:Bestellnummer}} fragt NexoPad die Angabe vor dem Einfügen ab. Mit {{dropdown:Zeit|vormittags|nachmittags}} wählen Sie eine Option aus einer Liste.
Außerdem funktionieren Ihre Texte auf jeder Website: Outlook im Web (outlook.office.com und outlook.live.com), Gmail, Ihr CRM oder Ihr Support-Tool. Sie werden mit Ihrem Konto browserübergreifend synchronisiert. Und im Team bietet Ihnen NexoPad Teams einen gemeinsamen Tresor, damit alle dieselben Antworten nutzen.
Sie speichern auch Notizen und Links am selben Ort und können KI mit Ihrem eigenen Schlüssel (BYOK) nutzen, um Texte zu entwerfen oder zu verbessern. Wie das in Outlook Schritt für Schritt funktioniert, lesen Sie in unserem Leitfaden zu Textkürzeln in Outlook im Web.
Beispieltexte zum Wiederverwenden
Eingangsbestätigung · /erhalten
Hallo {{first_name}}, vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich sehe sie mir an und melde mich bis zum {{date:+3_days}}.
Nachfassen zum Angebot · /nachfassen
Hallo {{first_name}}, konnten Sie sich das Angebot schon ansehen, das ich Ihnen geschickt habe? Wenn es Ihnen passt, sprechen wir am {{date:+3_days}} über Ihre Fragen. Viele Grüße.
Termin vorschlagen · /termin
Hallo {{first_name}}, passt Ihnen diese Woche ein 20-minütiges Telefonat? Mir wäre {{dropdown:Zeit|vormittags|nachmittags}} am liebsten. Sagen Sie mir einfach, welcher Tag Ihnen passt.
Rechnung senden · /rechnung
Hallo {{first_name}}, anbei erhalten Sie die Rechnung {{input:Rechnungsnummer}}. Das Zahlungsziel beträgt 30 Tage. Bei Fragen antworten Sie einfach auf diese E-Mail.
Dank nach einem Telefonat · /danke
Hallo {{first_name}}, vielen Dank für Ihre Zeit heute. Hier eine kurze Zusammenfassung unseres Gesprächs: {{input:Zusammenfassung}}. Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung.
Kontaktdaten · /signatur
Viele Grüße, {{input:Ihr Name}}. Sie erreichen mich unter dieser E-Mail-Adresse oder telefonisch montags bis freitags von 9 bis 17 Uhr.
Weitere Vorlagen für den Einstieg
Viele weitere Ideen zum Kopieren finden Sie in unserer Vorlagengalerie. Und wenn Sie auch in Gmail schreiben, lesen Sie, wie Sie Gmail-Vorlagen erstellen, und unseren Vergleich Gmail-Vorlagen vs. Textexpander.
Wann Sie welches wählen
Nutzen Sie Schnellbausteine, wenn…
Sie immer in der Desktop-App des klassischen Outlook für Windows schreiben. Dort funktioniert NexoPad nicht, und Schnellbausteine sind bereits enthalten.
Nutzen Sie Meine Vorlagen, wenn…
Sie das neue Outlook oder Outlook im Web nutzen, nur wenige feste Texte haben, die sich kaum ändern, und nur in Outlook schreiben.
Nutzen Sie NexoPad, wenn…
Sie in Outlook im Web und auf anderen Websites schreiben, Ihre Texte wechselnde Angaben enthalten, Sie per Kürzel einfügen oder Antworten mit Ihrem Team teilen möchten.
FAQ
Wo finde ich die Schnellbausteine in Outlook?
Im klassischen Outlook für Windows, in einer neuen E-Mail: Registerkarte Einfügen, Gruppe Text, Schaltfläche Schnellbausteine.
Hat das neue Outlook Schnellbausteine?
Die Microsoft-Hilfe zu Schnellbausteinen bezieht sich auf das klassische Outlook. Für das neue Outlook und das Web empfiehlt Microsoft das Add-In Meine Vorlagen und die E-Mail-Vorlagen.
Was ist der Unterschied zwischen Schnellbausteinen und AutoText?
Beide funktionieren fast gleich und befinden sich im Menü Schnellbausteine. AutoText wird in einem eigenen Katalog gespeichert. Beide fügen den Text unverändert ein.
Unterstützt Meine Vorlagen Variablen?
Nein. Der Text wird genau so eingefügt, wie Sie ihn gespeichert haben. Enthält er einen Namen oder ein Datum, müssen Sie das in jeder E-Mail von Hand ändern.
Funktioniert NexoPad in der Outlook-Desktop-App?
Nein. NexoPad ist eine Browsererweiterung. Es funktioniert in Outlook im Web (outlook.office.com und outlook.live.com), aber nicht in der Outlook-App für Windows oder Mac.
Kann ich Meine Vorlagen und NexoPad gleichzeitig nutzen?
Ja. Sie stören sich nicht. Sie können Ihre vorhandenen Texte in Outlook behalten und NexoPad für Texte mit wechselnden Angaben oder für Texte nutzen, die Sie auch außerhalb von Outlook brauchen.
Was kostet NexoPad?
Es gibt einen kostenlosen Plan, Semilla, für die Grundnutzung in jeweils einem Browser. Pro kostet 7 $/Monat oder 49 $/Jahr, mit 7 Tagen kostenloser Testphase. Teams kostet 12 $ pro Nutzer und Monat (96 $/Jahr) und enthält einen gemeinsamen Tresor für Teams mit 3 bis 25 Personen.
Kann ich meine Outlook-Texte mit meinem Team teilen?
Bei Schnellbausteinen, indem Sie eine Vorlage verschicken, die sie enthält. Meine Vorlagen hat keine gemeinsame Bibliothek. Mit NexoPad Teams nutzt das ganze Team denselben Tresor mit Antworten.
Veröffentlicht am 18. Oktober 20269 Min. Lesezeit
Kommunikation: Vorlagen, sofort einsatzbereit
Kopieren Sie sie oder fügen Sie sie zu NexoPad hinzu und tippen Sie sie mit einem Shortcut.
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