Professionelle E-Mail-Signatur: Beispiele und so erstellen Sie sie
Eine gute Signatur sagt in drei oder vier Zeilen, wer Sie sind und wie man Sie erreicht. Hier finden Sie Beispiele zum Kopieren und erfahren, wie Sie Ihre überall nutzen.
Ihre Signatur ist das Letzte, was man in Ihrer E-Mail liest, und oft das, womit man Sie anruft, auf LinkedIn sucht oder Ihre Kontaktdaten weitergibt. Eine klare Signatur wirkt professionell; eine überladene oder veraltete bewirkt das Gegenteil.
In diesem Leitfaden sehen Sie, was hineingehört, fünf Beispiele für verschiedene Rollen und wie Sie die Signatur in Gmail und Outlook einrichten. Außerdem zeigen wir Ihnen, wie Sie sie per Kürzel auf jeder Website einfügen. Das hilft, wenn Sie aus Ihrem CRM, Ihrem Helpdesk oder mehreren E-Mail-Konten schreiben.
Was in eine professionelle E-Mail-Signatur gehört
- Ihr vollständiger Name, so wie Sie angesprochen werden möchten.
- Ihre Position und Ihr Unternehmen, damit klar ist, wobei Sie helfen können.
- Ein direkter Kontaktweg: eine Telefonnummer oder ein Link zur Terminbuchung. Ihre E-Mail-Adresse hat man ja schon.
- Die Website Ihres Unternehmens, in einer einzigen Zeile, ohne lange Links.
- Optional: Pronomen, Arbeitszeiten oder Zeitzone, wenn Sie mit Menschen in anderen Ländern arbeiten.
5 Beispiele für E-Mail-Signaturen zum Kopieren
Schlicht
Mit freundlichen Grüßen Laura Gómez Marketing Managerin · Acme acme.com
Vertrieb
Vielen Dank Daniel Harris Account Executive · Acme +1 555 010 0000 · Gespräch buchen: acme.com/demo
Kundenservice
Freundliche Grüße Ihr Acme-Support-Team Wir antworten Montag bis Freitag von 9 bis 18 Uhr help.acme.com
Recruiting
Beste Grüße Andrea Molina (sie/ihr) Talent Acquisition · Acme Offene Stellen: acme.com/careers
Freelancer
Viele Grüße Martha Reed Produktdesignerin marthareed.com · Ab November für neue Projekte verfügbar
Häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten
- Große Bilder oder Logos: Viele E-Mail-Programme blockieren sie oder zeigen sie als Anhänge an.
- Lange Zitate und Slogans: Sie lenken von Ihrer Nachricht ab und verlängern jede Antwort im Verlauf.
- Veraltete Angaben: Eine alte Position oder Telefonnummer wirkt nachlässig. Prüfen Sie Ihre Signatur alle paar Monate.
- Rechtliche Hinweise über mehrere Absätze, sofern Ihr Unternehmen sie nicht vorschreibt.
- In jedem Tool eine andere Signatur: Wenn Sie per E-Mail, aus dem CRM und im Chat schreiben, verwenden Sie überall dieselbe.
So richten Sie Ihre Signatur in Gmail und Outlook ein
Gmail
Öffnen Sie das Zahnrad Einstellungen, klicken Sie auf Alle Einstellungen aufrufen und suchen Sie auf dem Tab Allgemein den Bereich Signatur. Erstellen Sie eine neue Signatur, fügen Sie Ihren Text ein und speichern Sie die Änderungen unten auf der Seite.
Outlook im Web
Öffnen Sie die Einstellungen, gehen Sie zu Konto und dann zu Signaturen. Geben Sie Ihre Signatur ein, legen Sie fest, ob sie neuen Nachrichten und Antworten hinzugefügt wird, und speichern Sie.
Ergebnis prüfen
Senden Sie sich eine Test-E-Mail und prüfen Sie sie auch auf dem Smartphone. Die Menünamen können je nach Version der jeweiligen App leicht abweichen.
Ihre Signatur per Kürzel, auf jeder Website
Eine Signatur in Gmail oder Outlook funktioniert nur innerhalb dieser App. Wenn Sie E-Mails auch aus Ihrem CRM, Ihrem Helpdesk, LinkedIn oder einem zweiten Konto schreiben, müssen Sie sie überall einzeln einrichten oder von Hand einfügen.
Mit NexoPad speichern Sie Ihre Signatur einmal als Snippet, zum Beispiel mit dem Kürzel /sig, und fügen sie ein, indem Sie es in ein beliebiges Textfeld auf einer beliebigen Website eingeben. Die Formatierung bleibt erhalten: Fettdruck, Zeilenumbrüche und Links. Wenn Sie das Kürzel vergessen, geben Sie // ein und suchen die Signatur nach Namen.
/sig für Kunden und /sigshort für schnelle Antworten. Weitere Ideen in unserem Leitfaden zu Textkürzeln in Gmail.Häufige Fragen
Sollte ich ein Foto in meine Signatur einfügen?
Das ist nicht nötig. Wenn doch, halten Sie es klein: Viele E-Mail-Programme blockieren Bilder, und die Signatur sieht dann fehlerhaft aus.
Wie viele Zeilen sollte eine Signatur haben?
Drei oder vier: Name, Position und Unternehmen, ein Kontaktweg und die Website.
Kann ich dieselbe Signatur in E-Mails und in meinem CRM verwenden?
Ja. Wenn Sie sie als Snippet in NexoPad speichern, fügen Sie sie auf jeder Website gleich ein: E-Mail, CRM, Helpdesk oder LinkedIn.
Funktioniert es in der Outlook-Desktop-App?
NexoPad ist eine Browsererweiterung und funktioniert daher in Outlook im Web, nicht in der Desktop-App. Dort können Sie die Outlook-eigene Signatur verwenden.
Veröffentlicht am 11. Oktober 20266 Min. Lesezeit
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