Nachfass-E-Mail ohne Antwort: höflich nachhaken, ohne zu nerven (16 Beispiele)
Wann Sie sie senden, wie oft Sie nachhaken, welcher Betreff passt und Beispiele zum Kopieren für Kunden, Angebote, Vorgesetzte, Lieferanten, Rechnungen und Kontakte.
Sie haben eine wichtige E-Mail geschickt, und es kommt keine Antwort. Die Tage vergehen, und Sie fragen sich: Schreibe ich noch einmal, oder wirke ich dann aufdringlich? Fast immer lautet die Antwort: schreiben. Meistens ist Schweigen kein „Nein“. Die Person ist beschäftigt, die E-Mail ist im Posteingang nach unten gerutscht, oder sie hat sie auf dem Handy gelesen und gedacht: „Antworte ich später.“
In diesem Leitfaden sehen Sie, wann Sie je nach Situation nachfassen, wie oft, welcher Betreff passt und wie Sie die Nachricht aufbauen. Dazu gibt es 16 Beispiele zum Kopieren, nach Situation sortiert, inklusive einer höflichen Abschluss-E-Mail. Geht es bei Ihnen um Vertrieb oder ein Vorstellungsgespräch, haben wir eigene Leitfäden: Follow-up-Vorlagen für den Vertrieb und Follow-up-E-Mail nach dem Vorstellungsgespräch.
Die kurze Antwort
Eine gute Nachfass-E-Mail ist kurz und freundlich. Antworten Sie im selben Verlauf, fassen Sie in einem Satz zusammen, worum es ging, ergänzen Sie etwas Nützliches oder Neues und enden Sie mit einer einzigen, leicht zu beantwortenden Frage. Warten Sie vor dem ersten Follow-up 3 bis 5 Werktage. Kommt weiter keine Antwort, senden Sie höchstens zwei oder drei, jeweils mit größerem Abstand, und schließen Sie mit einer Abschlussnachricht.
Lästig wird ein Follow-up nicht dadurch, dass Sie es senden, sondern dadurch, wie es geschrieben ist: Vorwürfe, Eile, die nicht die des anderen ist, oder immer wieder derselbe Text. Ist jede Nachricht kurz und macht die Antwort leicht, sind die meisten Menschen dankbar dafür.
Wann Sie das erste Follow-up senden, je nach Situation
| Situation | Erstes Follow-up | Wenn weiter keine Antwort kommt |
|---|---|---|
| Kunde beantwortet eine Frage nicht | 2 oder 3 Werktage (früher, wenn eine Frist naht) | Ein weiteres nach einer Woche, dann ein Anruf |
| Angebot verschickt | 3 bis 5 Werktage | Ein weiteres nach einer Woche und ein letztes nach 2 Wochen |
| Bewerbung | Eine Woche, oder das in der Anzeige genannte Datum | Noch eines nach 2 Wochen, dann ist Schluss |
| Vorgesetzte oder Kollegen | 1 oder 2 Werktage, oder im nächsten Meeting | Persönlich oder im internen Chat nachfragen |
| Lieferant | 2 oder 3 Werktage, früher bei knapper Frist | Ein Anruf oder eine andere Ansprechperson |
| Überfällige Rechnung | Einige Tage nach Fälligkeit | Bestimmtere Erinnerungen alle 7 bis 10 Tage |
| Kontakt von einer Messe oder LinkedIn | Eine Woche | Noch eines, dann die Tür offen lassen |
Wie oft Sie nachhaken und in welchem Abstand
- Erstes Follow-up (nach 3–5 Werktagen): kurz und freundlich. Gehen Sie davon aus, dass die E-Mail untergegangen ist, nicht dass man Sie ignoriert.
- Zweites Follow-up (eine Woche später): bringen Sie etwas Neues ein, etwa eine andere Option, eine fehlende Angabe oder einen konkreten Gesprächstermin.
- Drittes und letztes Follow-up (1 oder 2 Wochen später): die Abschluss-E-Mail. Sagen Sie, dass Sie nicht weiter nachhaken, und lassen Sie die Tür offen.
- Danach: wechseln Sie den Kanal (Anruf, LinkedIn oder Firmenchat) oder warten Sie auf eine echte Neuigkeit, bevor Sie wieder schreiben. Bei Vorgesetzten oder im Team geht es schneller; bei einer überfälligen Rechnung dürfen Sie öfter erinnern, immer höflich.
Welcher Betreff passt (und warum Sie im selben Verlauf antworten sollten)
- Antworten Sie auf die ursprüngliche E-Mail, statt eine neue zu schreiben. Der Betreff bleibt „AW: Angebot Website für Acme“, und die Person sieht den ganzen Verlauf auf einen Blick, ohne Ihre frühere Nachricht zu suchen.
- Schreiben Sie eine neue E-Mail, nennen Sie das konkrete Thema: „Angebot Website für Acme: Sprechen wir am Donnerstag?“ funktioniert besser als „Nachfrage“ oder „Hallo nochmal“.
- Sie können die Frage im Betreff ergänzen, ohne den Verlauf zu verlassen: „AW: Fotos für die Website (bis Freitag auswählen?)“.
- Bei der letzten E-Mail seien Sie deutlich: „Soll ich das Thema vorerst schließen?“ oder „Letzte Nachricht zum Angebot“.
- Vermeiden Sie Großbuchstaben, „DRINGEND“, wenn es das nicht ist, und Betreffzeilen, die nach Werbung aussehen, wie „Nicht verpassen!“.
Eine Nachfass-E-Mail in 4 Schritten schreiben
Den Kontext in einem Satz zusammenfassen
Die Person bekommt viele E-Mails und erinnert sich vielleicht nicht an Ihre. Beginnen Sie etwa mit „Ich komme auf das Angebot für die Acme-Website zurück, das ich Ihnen am Montag geschickt habe“. Ohne lange Entschuldigungen und ohne „Entschuldigen Sie die Störung“.
Etwas Neues oder Nützliches ergänzen
Ein Follow-up, das nur fragt „Haben Sie meine E-Mail gesehen?“, wird leicht ignoriert. Geben Sie einen Grund zu antworten: einen nahenden Termin, eine einfachere Option, das fehlende Dokument oder die Antwort auf eine häufige Frage.
Eine einzige, klare Frage stellen
Eine Frage, die sich in zehn Sekunden beantworten lässt: „Passt Ihnen Donnerstag um 10 Uhr?“, „Soll ich die drei markierten Fotos verwenden?“. Eine Ja-Nein-Frage oder eine mit zwei Optionen ist viel einfacher als „Sagen Sie mir, was Sie von allem halten“.
Einen einfachen Ausweg anbieten
Sätze wie „Wenn es gerade nicht passt, sagen Sie mir einfach Bescheid“ nehmen den Druck raus. Paradoxerweise machen sie eine Antwort wahrscheinlicher, auch wenn sie nur „jetzt nicht“ lautet.
- Länge: Am besten lässt sich die E-Mail auf dem Handy ohne Scrollen ganz lesen.
- Du oder Sie: Bleiben Sie bei der Anrede der ersten E-Mail. Hat die andere Person Ihnen das Du angeboten, können Sie duzen.
Beispiele für Kunden und Angebote
Kunde beantwortet eine Frage nicht (Sie)
Betreff: AW: Fotos für die Acme-Website
Hallo Frau Gómez,
ich komme auf meine E-Mail vom Dienstag zu den Fotos für die neue Website zurück. Damit sie am 30. fertig ist, müssten wir sie bis Freitag auswählen.
Ist es für Sie in Ordnung, wenn ich die drei verwende, die ich im Dokument markiert habe? Wenn Sie andere bevorzugen, sagen Sie mir einfach welche, dann tausche ich sie aus.
Viele Grüße
Carlos Ruiz
Angebot ohne Antwort, erstes Follow-up (Sie)
Betreff: AW: Angebot Website für Acme
Hallo Frau Gómez,
ich komme auf das Angebot für die neue Acme-Website zurück, das ich Ihnen am Montag geschickt habe.
Falls Zeitrahmen oder Preis nicht passen, habe ich eine einfachere Variante vorbereitet: eine Website mit 5 Seiten, fertig in 3 Wochen.
Wollen wir das in 15 Minuten am Donnerstag oder Freitag besprechen? Wenn es gerade nicht passt, sagen Sie mir einfach Bescheid, dann greifen wir das Thema später wieder auf.
Viele Grüße
Carlos Ruiz
Angebot ohne Antwort, zweites Follow-up (du)
Betreff: AW: Wartungsangebot für Acme
Hallo Laura,
ich melde mich noch einmal wegen des Wartungsangebots. Ich weiß, dass gerade viel los ist, deshalb mache ich es dir leicht: Steht das Projekt noch für dieses Quartal, oder verschieben wir es?
Ein kurzes „Ja“ oder „Später“ reicht mir, damit ich planen kann.
Danke dir
Carlos
Nach einem Meeting, wenn die nächsten Schritte ausbleiben (du)
Betreff: AW: Zusammenfassung des Meetings vom Montag
Hallo Laura,
ich komme auf unser Gespräch vom Montag zurück. Wir hatten vereinbart, dass du mir den überarbeiteten Vertrag schickst, damit wir am 1. starten können.
Kann ich dir bei etwas helfen, damit wir das diese Woche schaffen? Falls sich der Plan geändert hat, sag Bescheid, dann passen wir die Termine an.
Viele Grüße
Carlos
Beispiele für Vorgesetzte, Kollegen und Bewerbungen
An Ihre Vorgesetzte, wegen einer Freigabe (du)
Betreff: AW: Urlaub im August (kannst du ihn bestätigen?)
Hallo Marta,
ich melde mich wegen meines Urlaubs vom 3. bis 14. August. Ich muss ihn bis Freitag bestätigen, um die Reise zu buchen.
Mit Pablo habe ich schon gesprochen, er übernimmt in den zwei Wochen meine Aufgaben. Kannst du den Antrag im HR-Tool freigeben?
Danke dir
Laura
An einen Kollegen, der Ihnen etwas schicken soll (du)
Betreff: AW: Verkaufszahlen für den Bericht
Hallo Pablo,
ich melde mich wegen der Verkaufszahlen für September. Der Bericht geht am Mittwoch raus, und nur diese Zahlen fehlen mir noch.
Wenn es einfacher ist, schick mir die Tabelle einfach so, wie sie ist, ich bringe sie in Form. Schaffst du das bis morgen um 12 Uhr?
Danke dir
Laura
Bewerbung ohne Antwort (Sie)
Betreff: AW: Bewerbung als Sachbearbeiterin – Laura Gómez
Sehr geehrte Damen und Herren,
vor einer Woche habe ich mich bei Acme als Sachbearbeiterin beworben. Die Stelle interessiert mich weiterhin sehr, und ich wollte sichergehen, dass meine Bewerbung bei Ihnen angekommen ist.
Wenn Sie weitere Unterlagen benötigen oder mehr über meine Erfahrung wissen möchten, schicke ich Ihnen gern alles zu.
Mit freundlichen Grüßen
Laura Gómez
0170 0000000
Nach einem Vorstellungsgespräch ohne Rückmeldung (Sie)
Betreff: AW: Vorstellungsgespräch für die Stelle als Sachbearbeiterin
Sehr geehrter Herr Ruiz,
ich wollte nachfragen, ob es Neuigkeiten zum Auswahlverfahren gibt. Im Gespräch am 8. hatten Sie erwähnt, dass diese Woche eine Entscheidung fallen soll.
Die Stelle interessiert mich weiterhin sehr. Wissen Sie, wann Sie mir eine Rückmeldung geben können?
Mit freundlichen Grüßen
Laura Gómez
Weitere Beispiele finden Sie in unserem Leitfaden zur Follow-up-E-Mail nach dem Vorstellungsgespräch.
Beispiele für Lieferanten und Rechnungen
Lieferant bestätigt eine Bestellung nicht (Sie)
Betreff: AW: Bestellung 2045 – Lieferbestätigung
Hallo Herr Brandt,
ich komme auf die Bestellung 2045 zurück, die wir am Montag geschickt haben. Wir brauchen das Material am 20. für eine Baustelle.
Können Sie mir bestätigen, dass es rechtzeitig ankommt? Falls es eine Verzögerung gibt, wüsste ich es lieber jetzt, damit wir planen können.
Vielen Dank
Laura Gómez, Acme
Lieferant, zweite Erinnerung mit Plan B (Sie)
Betreff: AW: Bestellung 2045 – Lieferbestätigung
Hallo Herr Brandt,
für die Bestellung 2045 fehlt mir weiterhin eine Bestätigung. Damit die Lieferung am 20. nicht gefährdet ist, werde ich das Material bei einem anderen Lieferanten bestellen, wenn ich bis morgen 12 Uhr nichts von Ihnen höre.
Wir würden lieber weiter mit Ihnen zusammenarbeiten, daher genügt mir eine kurze E-Mail oder ein Anruf unter 0170 0000000.
Viele Grüße
Laura Gómez
Überfällige Rechnung, erste freundliche Erinnerung (Sie)
Betreff: AW: Rechnung 118 von Acme – fällig am 10. Oktober
Hallo Herr Brandt,
die Rechnung 118 über 850 € war am 10. Oktober fällig, und wir konnten noch keinen Zahlungseingang feststellen. Vielleicht hat sich die Zahlung mit dieser E-Mail überschnitten; in diesem Fall betrachten Sie diese Nachricht bitte als gegenstandslos.
Die Rechnung hänge ich Ihnen noch einmal an. Können Sie mir sagen, wann die Zahlung geplant ist?
Vielen Dank
Laura Gómez
Für die folgenden, bestimmteren Erinnerungen sehen Sie sich unsere Vorlagen für Zahlungserinnerungen an.
Beispiele für Kontakte, Networking und Gefallen
Kontakt von einer Messe antwortet nicht (du)
Betreff: AW: Schön, dich auf der Messe in München kennengelernt zu haben
Hallo Andreas,
ich hatte dir letzte Woche nach der Messe geschrieben. Ich würde unser Gespräch darüber, wie ihr den Support in deinem Team organisiert, gern fortsetzen.
Hast du nächste Woche Lust auf einen virtuellen Kaffee von 20 Minuten? Wenn es gerade zu viel ist, kein Problem, dann machen wir das ein anderes Mal.
Viele Grüße
Laura
Eine Bitte oder ein Gefallen ohne Antwort (du)
Betreff: AW: Kannst du mich jemandem aus dem Marketing bei Acme vorstellen?
Hallo Andreas,
falls meine E-Mail untergegangen ist: Ich hatte gefragt, ob du mich jemandem aus dem Marketingteam von Acme vorstellen könntest.
Damit es für dich einfach ist, habe ich unten einen kurzen Text eingefügt, den du so weiterleiten kannst. Und wenn es für dich nicht passt, verstehe ich das völlig.
Danke dir
Laura
Den Kontakt nach Monaten wieder aufnehmen (du)
Betreff: Wir greifen die Schulung für dein Team wieder auf
Hallo Andreas,
im Frühjahr hatten wir über eine Schulung für dein Team gesprochen, dann ist das Thema liegen geblieben. Ich habe gerade Termine für November freigeschaltet und an dich gedacht.
Ist das für euch dieses Jahr noch interessant?
Viele Grüße
Laura
Das letzte Follow-up: höflich abschließen
Letzte E-Mail an einen Kunden oder zu einem Angebot (Sie)
Betreff: AW: Angebot Website für Acme (soll ich es vorerst schließen?)
Hallo Frau Gómez,
ich habe Ihnen einige Male wegen des Website-Angebots geschrieben und möchte Ihr Postfach nicht weiter füllen. Ich verstehe, dass jetzt vielleicht nicht der richtige Zeitpunkt ist.
Ich betrachte das Thema daher vorerst als abgeschlossen. Wenn Sie es später wieder aufgreifen möchten, antworten Sie einfach auf diese E-Mail.
Vielen Dank für Ihre Zeit und viele Grüße
Carlos Ruiz
Letzte E-Mail, kurze Version (du)
Betreff: AW: Wartungsangebot (letzte Nachricht)
Hallo Laura,
ich melde mich ein letztes Mal wegen des Angebots. Wenn es gerade keine Priorität hat, kein Problem: Sollen wir es parken, und ich melde mich im Januar wieder?
Viele Grüße
Carlos
Formulierungen, die Sie meiden sollten (und was Sie stattdessen schreiben)
| Vermeiden | Warum | Besser |
|---|---|---|
| „Wie bereits in meiner letzten E-Mail erwähnt …“ | Klingt nach Vorwurf | „Ich komme auf meine E-Mail vom Dienstag zu … zurück“ |
| „Ich wollte nur kurz fragen, ob …“ | Macht Ihr Anliegen kleiner | „Ich schreibe Ihnen, um … zu bestätigen“ |
| „Entschuldigen Sie, dass ich schon wieder störe“ | Bringt Sie in die Rolle des Bittstellers | „Ich melde mich noch einmal wegen …“ |
| „Haben Sie meine E-Mail gesehen?“ | Bringt nichts und zwingt zum Suchen | Das Thema in einem Satz nennen und die Frage stellen |
| „Ich bitte um dringende Antwort“ | Macht Druck, ohne den Grund zu nennen | „Ich brauche es bis Freitag, um …“ |
| „Vermutlich haben Sie kein Interesse“ | Klingt passiv-aggressiv | „Wenn es gerade nicht passt, sagen Sie mir einfach Bescheid“ |
| „Sagen Sie mir, was Sie davon halten“ | Zu offene Frage | „Passt Ihnen Donnerstag um 10 Uhr?“ |
So vergessen Sie das Nachfassen nicht
Die E-Mail in Gmail zurückstellen
In Gmail können Sie eine E-Mail zurückstellen: Bewegen Sie die Maus über die gesendete Nachricht, klicken Sie auf „Zurückstellen“ und wählen Sie den Tag. Sie erscheint wieder im Posteingang, genau dann, wenn Sie prüfen sollten, ob eine Antwort gekommen ist.
Das Follow-up im Voraus planen
Mit der Gmail-Funktion Senden planen schreiben Sie das Follow-up heute, und es geht in ein paar Tagen raus. Denken Sie nur daran, es zu stornieren, falls die Person vorher antwortet.
Im Kalender oder in einer Notiz mit Erinnerung festhalten
Ein 5-Minuten-Termin im Kalender reicht. Wenn Sie NexoPad nutzen, können Sie eine Notiz mit Erinnerung anlegen („Nachfassen Angebot Acme, Donnerstag 10:00“), ohne Gmail zu verlassen, und den Link zum Verlauf direkt dort ablegen.
Ihre Follow-ups als Kürzel speichern
Wenn Sie oft nachfassen, schreiben Sie irgendwann jede Woche fast dasselbe. Mit NexoPad speichern Sie jede E-Mail mit einem Kürzel, zum Beispiel /nachfassen, und fügen sie in Gmail, Outlook im Web, LinkedIn oder Ihrem CRM ein, indem Sie es einfach tippen.
Den Rest erledigen Variablen. {{first_name}} fügt den Vornamen der Person ein, wenn die Seite ihn anzeigt, {{date:+3_days}} berechnet das Datum in drei Tagen, und {{input:Thema}} fragt die Angabe vor dem Einfügen ab. So entsteht ein Follow-up wie dieses:
Hallo {{first_name}}, ich komme auf meine E-Mail zu {{input:Thema}} zurück. Damit wir weiterkommen: Können Sie mir bis zum {{date:+3_days}} Bescheid geben? Wenn es gerade nicht passt, sagen Sie es mir einfach.
Kostenlose Follow-up-Vorlagen in unserer Galerie
- Follow-up ohne Antwort: für einen Kunden, der nicht mehr antwortet.
- Erinnerung an ein Angebot: wenn Sie ein Angebot geschickt und nichts gehört haben.
- Nachfassen bei der Führungskraft: um Ihre Vorgesetzte oder Ihren Vorgesetzten um Antwort oder Freigabe zu bitten.
- Abschluss-E-Mail im Vertrieb: die letzte Nachricht einer Sequenz.
- Follow-up nach einer Veranstaltung: für Kontakte, die Sie persönlich kennengelernt haben.
- Sie schreiben die erste E-Mail? So verfassen Sie eine formelle E-Mail oder eine E-Mail zum Versand eines Angebots.
FAQ
Wie lange sollte ich warten, bevor ich nachfasse?
Als Faustregel 3 bis 5 Werktage. Naht eine Frist, können Sie früher schreiben. Bei Vorgesetzten oder im Team reichen meist 1 oder 2 Tage.
Wie viele Nachfass-E-Mails sind zu viele?
Mehr als drei ganz ohne Antwort sind meist zu viel. Nach der dritten schließen Sie mit einer Abschluss-E-Mail ab, wechseln den Kanal oder warten auf eine Neuigkeit. Ausnahme sind überfällige Rechnungen: Hier dürfen Sie weiter höflich erinnern.
Besser im selben Verlauf antworten oder eine neue E-Mail schreiben?
Fast immer im selben Verlauf. Die Person sieht die ursprüngliche Nachricht direkt darunter und muss nicht suchen. Eine neue E-Mail lohnt sich nur, wenn sich das Thema geändert hat oder Monate vergangen sind.
Wie hake ich nach, ohne zu nerven?
Schreiben Sie kurz, bringen Sie in jeder Nachricht etwas Neues, stellen Sie eine einzige einfache Frage und bieten Sie einen Ausweg an („wenn es gerade nicht passt, sagen Sie einfach Bescheid“). Vermeiden Sie Vorwürfe wie „wie bereits erwähnt“ und lassen Sie einige Tage zwischen den Nachrichten.
Was schreibe ich in den Betreff einer Nachfass-E-Mail?
Antworten Sie im selben Verlauf, lassen Sie das „AW:“ mit dem ursprünglichen Betreff stehen. Bei einer neuen E-Mail nennen Sie das konkrete Thema, etwa „Angebot Website für Acme: Sprechen wir am Donnerstag?“. Vermeiden Sie ein bloßes „Nachfrage“ und Großbuchstaben.
Du oder Sie im Follow-up?
Bleiben Sie bei der Anrede der ersten E-Mail. Hat die andere Person Ihnen in einer Antwort das Du angeboten, können Sie ebenfalls duzen.
Was tun, wenn auch nach der letzten E-Mail keine Antwort kommt?
Akzeptieren Sie das Schweigen vorerst. Notieren Sie sich einen Termin, um es in ein paar Monaten oder bei einer echten Neuigkeit erneut zu versuchen, und probieren Sie bei wichtigen Themen einen anderen Kanal, etwa einen Anruf.
Veröffentlicht am 18. Oktober 202611 Min. Lesezeit
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