Eine formelle E-Mail schreiben
Eine formelle E-Mail muss weder steif noch lang sein. Hier finden Sie den Aufbau, die passenden Formulierungen und wie Sie einen lockeren Entwurf in Sekunden formell machen.
Urlaub beantragen, einem neuen Kunden schreiben, sich bei einem Unternehmen vorstellen oder eine Behörde kontaktieren: Manche E-Mails verlangen einen sorgfältigeren Ton. Und die richtigen Worte zu finden, ist nicht immer leicht.
In diesem Leitfaden finden Sie den Aufbau einer formellen E-Mail, die passendsten Anreden und Grußformeln, Fehler, die Sie vermeiden sollten, und drei vollständige Beispiele.
Der Aufbau einer formellen E-Mail
Ein klarer Betreff
Fassen Sie den Anlass in wenigen Worten zusammen: „Urlaubsantrag für den 3.–7. November“. Vermeiden Sie leere Betreffzeilen wie „Frage“ oder „Hallo“.
Anrede
Verwenden Sie „Sehr geehrte Frau …,“ oder „Sehr geehrter Herr …,“ mit dem Nachnamen: „Sehr geehrte Frau Lopez,“. Wenn Sie den Namen nicht kennen: „Sehr geehrte Damen und Herren,“.
Ein kurzer Text
Nennen Sie den Anlass Ihrer E-Mail im ersten Satz. Ergänzen Sie dann die nötigen Details in kurzen Absätzen. Wenn Sie um etwas bitten, sagen Sie es klar.
Grußformel und Signatur
Schließen Sie mit einer höflichen Grußformel und Ihrem vollständigen Namen, Ihrer Position und Ihren Kontaktdaten.
Anreden und Grußformeln für eine formelle E-Mail
| Sehr formell | Formell und freundlich | |
|---|---|---|
| Anrede | Sehr geehrter Herr Garcia, / Sehr geehrte Frau Lopez, | Liebe Frau Lopez, / Guten Tag, Herr Garcia, |
| Wenn Sie den Namen nicht kennen | Sehr geehrte Damen und Herren, | Liebes [Name des Teams]-Team, |
| Grußformel | Mit freundlichen Grüßen | Freundliche Grüße / Viele Grüße |
Häufige Fehler in einer formellen E-Mail
- In Großbuchstaben schreiben: Das wirkt, als würden Sie schreien.
- Sehr lange Absätze: Teilen Sie den Text in Blöcke von zwei oder drei Sätzen.
- Chat-Abkürzungen und Emojis („LG“, „bzgl.“, 😊).
- Den Anhang vergessen, den Sie im Text erwähnen.
- Nicht Korrektur lesen, vor allem bei Namen.
3 Beispiele für formelle E-Mails
Urlaub beantragen
Betreff: Urlaubsantrag für den 3.–7. November Sehr geehrte Damen und Herren, hiermit beantrage ich Urlaub vom 3. bis 7. November. Ich habe dies bereits mit meinem Vorgesetzten besprochen, der zugestimmt hat. Könnten Sie mir bitte bestätigen, ob der Antrag genehmigt ist? Mit freundlichen Grüßen [Name und Position]
Erstkontakt mit einem Kunden
Betreff: Angebot für [Firma] Sehr geehrte Frau Lopez, ich wende mich auf Empfehlung von [Person] an Sie. Bei [Ihre Firma] helfen wir Teams wie Ihrem, [Ergebnis]. Anbei finden Sie eine kurze Präsentation. Würde Ihnen ein 20-minütiges Gespräch in der kommenden Woche passen? Mit freundlichen Grüßen [Name, Position und Telefon]
Reklamation
Betreff: Reklamation zur Bestellung [Nummer] Sehr geehrte Damen und Herren, am [Datum] habe ich die Bestellung [Nummer] aufgegeben, die beschädigt angekommen ist. Fotos des Produkts finden Sie im Anhang. Bitte teilen Sie mir mit, wie ich bei einem Ersatz oder einer Rückerstattung vorgehen soll. Mit freundlichen Grüßen [Name]
Mit einem Klick von locker zu formell
Wenn Ihnen der Ton schwerfällt, schreiben Sie Ihre Idee so, wie sie Ihnen einfällt, und lassen Sie die KI sie formell machen. Mit NexoPad markieren Sie Ihren Entwurf direkt in der E-Mail, klicken auf das Blitzsymbol und wählen Formell. Da Sie sich in einem Textfeld befinden, wird Ihr Entwurf direkt durch die formelle Version ersetzt.
Gefällt Ihnen das Ergebnis nicht, klicken Sie auf Rückgängig, um Ihren Text zurückzubekommen. Prüfen Sie das Ergebnis immer vor dem Senden: Die KI hilft beim Ton, aber der Inhalt stammt von Ihnen.
Häufige Fragen
„Mit freundlichen Grüßen“ oder „Freundliche Grüße“?
„Mit freundlichen Grüßen“ ist die formellste Variante, ideal für Briefe und Erstkontakte. „Freundliche Grüße“ oder „Viele Grüße“ passen gut zu den meisten beruflichen E-Mails.
Darf ich die Person mit dem Vornamen ansprechen?
Das hängt von der Beziehung und der Branche ab. Im Zweifel verwenden Sie Frau oder Herr mit dem Nachnamen und richten sich nach dem Ton der Antwort.
Wie lang sollte eine formelle E-Mail sein?
Gerade so lang, dass Anlass und Anliegen klar werden. Passt sie auf einen Bildschirm, umso besser.
Kann ich meine formellen E-Mails als Vorlagen speichern?
Ja. Speichern Sie sie in NexoPad mit einem Kürzel und Variablen für die Angaben, die sich ändern. Außerdem lohnt sich eine gute professionelle E-Mail-Signatur.
Veröffentlicht am 11. Oktober 20267 Min. Lesezeit
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