Urlaub per E-Mail beantragen (mit Vorlagen)
Urlaub zu beantragen ist einfach, wenn Sie früh fragen und eine klare E-Mail schreiben. Hier erfahren Sie, was hineingehört, mit zehn Vorlagen zum Kopieren.
Einen Urlaubsantrag zu stellen, sollte nicht mehr Aufwand sein als eine kurze E-Mail. Trotzdem warten viele bis zur letzten Minute oder wissen nicht, wie sie das Thema ansprechen sollen, vor allem wenn im Unternehmen viel los ist.
Eine gute E-Mail nennt die Daten klar, erklärt, wer Ihre Arbeit übernimmt, und macht es Ihrer Führungskraft leicht, zuzustimmen. Außerdem haben Sie alles schriftlich, falls später Fragen aufkommen. Hier erfahren Sie, wann Sie fragen sollten, was Sie schreiben und finden zehn Vorlagen für verschiedene Situationen.
Wann Sie Urlaub beantragen sollten
Je früher, desto besser. Eine einheitliche Frist gibt es nicht: Sie hängt von Ihrem Land, Ihrem Vertrag, einem eventuellen Tarifvertrag und den Regeln Ihres Unternehmens ab. Viele Unternehmen haben einen Urlaubsplan oder ein internes Tool, und manche fragen die Sommer- oder Jahresendtermine schon Monate vorher ab. Fragen Sie Ihre Führungskraft oder die Personalabteilung nach der Regel.
Als Faustregel: Für einen längeren Urlaub sollten Sie mehrere Wochen oder Monate vorher fragen. Für ein oder zwei freie Tage reichen oft wenige Tage. Wenn es dringend ist, melden Sie sich, sobald Sie es wissen, und nennen Sie kurz den Grund.
Achten Sie auf arbeitsintensive Zeiten: Monatsabschluss, Kampagnen, Produktstarts oder die Hochsaison Ihrer Branche. Fallen Ihre Daten in eine solche Phase, sprechen Sie das in der E-Mail an und schlagen Sie vor, wie Ihre Aufgaben abgedeckt werden. Ein Blick in den Teamkalender hilft außerdem, damit Sie nicht gleichzeitig mit Kollegen fehlen, die dieselbe Arbeit machen.
Ein einfacher Tipp: Buchen Sie keine Tickets und nichts, was sich nicht stornieren lässt, bevor Sie die Genehmigung schriftlich haben.
Was in die E-Mail gehört
- Ein klarer Betreff mit dem Wort „Urlaubsantrag“ und den Daten.
- Die genauen Daten: erster Urlaubstag, letzter Urlaubstag und Ihr Rückkehrtag.
- Die Anzahl der Tage, wenn Ihr Unternehmen in Arbeitstagen rechnet.
- Ihre Vertretung, wenn Sie das schon mit der Person abgesprochen haben.
- Der Stand Ihrer Aufgaben: was Sie vorher erledigen und was jemand anderes übernimmt.
- Ihre Erreichbarkeit: ob man Sie in dringenden Fällen erreichen kann oder nicht. Abschalten ist völlig normal.
- Eine Bitte um Bestätigung am Ende, damit die Antwort schriftlich vorliegt.
- Der Grund, nur wenn Sie möchten. Für einen normalen Urlaub müssen Sie nichts erklären. Bei kurzfristigen Anfragen oder in der Hochsaison hilft ein kurzer Satz.
Betreffzeilen
| Situation | Beispiel für den Betreff |
|---|---|
| Normaler Urlaub | Urlaubsantrag: 4. bis 15. August |
| Einige freie Tage | Antrag auf freie Tage: 12. und 13. März |
| Ein einzelner Tag | Freier Tag am Freitag, 7. November |
| Kurzfristig | Dringende Anfrage: freier Tag morgen, Donnerstag |
| Längerer Urlaub | Urlaubsantrag: 1. bis 26. September |
| Nachfassen | AW: Urlaubsantrag: 4. bis 15. August |
| Frage an HR | Frage zu meinen restlichen Urlaubstagen |
Vorlage 1: die Standard-E-Mail für den Urlaubsantrag
Urlaubsantrag an Ihre Führungskraft
Betreff: Urlaubsantrag: 4. bis 15. August Hallo Herr Ruiz, hiermit möchte ich Urlaub von Montag, 4. August, bis einschließlich Freitag, 15. August, beantragen. Das sind 10 Arbeitstage, und ich wäre am Montag, 18. August, wieder da. Vor meinem Urlaub schließe ich den Monatsbericht ab. In dieser Zeit übernimmt Paul die Kundenanfragen. Wir haben das bereits abgesprochen, und ich hinterlasse ihm eine Notiz mit den offenen Themen. Könnten Sie mir bestätigen, ob die Daten passen? Falls ich etwas ändern soll, geben Sie mir gern Bescheid. Vielen Dank Laura Gómez
9 weitere Vorlagen für jede Situation
2. Einige freie Tage
Betreff: Antrag auf freie Tage: 12. und 13. März Hallo [Name], könnte ich am Donnerstag, 12. März, und Freitag, 13. März, freinehmen? Am Montag, 16. März, wäre ich wieder da. In dieser Woche habe ich keine Abgaben, und [Kollege/Kollegin] kann sich um Anfragen kümmern. Passt Ihnen das? Vielen Dank [Ihr Name]
3. Ein einzelner Tag
Betreff: Freier Tag am Freitag, 7. November Hallo [Name], ich möchte Freitag, 7. November, aus persönlichen Gründen als Urlaubstag nehmen. Die Aufgaben der Woche schließe ich bis Donnerstag ab. Könnten Sie mir kurz bestätigen, ob das möglich ist? Vielen Dank [Ihr Name]
4. Kurzfristig
Betreff: Dringende Anfrage: freier Tag morgen, Donnerstag Hallo [Name], entschuldigen Sie die kurzfristige Anfrage. Mir ist eine familiäre Angelegenheit dazwischengekommen, und ich bräuchte morgen einen freien Tag. [Aufgabe] ist auf dem aktuellen Stand, und [Kollege/Kollegin] kann [dringende Aufgabe] übernehmen. Falls das nicht geht, sagen Sie mir Bescheid, dann finden wir eine andere Lösung. Danke für Ihr Verständnis [Ihr Name]
5. Längerer Urlaub
Betreff: Urlaubsantrag: 1. bis 26. September Hallo [Name], ich schreibe Ihnen frühzeitig, um Urlaub vom 1. bis 26. September zu beantragen. Am Montag, 29. September, wäre ich zurück. Vorher erstelle ich ein Dokument mit meinen Projekten und deren Stand und schlage vor, dass [Kollege/Kollegin] [Projekt] übernimmt. Meine letzte Woche kann ich für die Einarbeitung nutzen. Wenn Sie den Urlaub lieber aufteilen möchten, sprechen wir gern darüber. Vielen Dank [Ihr Name]
6. In einer arbeitsintensiven Zeit
Betreff: Urlaubsantrag: 22. bis 26. Dezember Hallo [Name], ich weiß, dass im Dezember viel los ist, deshalb frage ich frühzeitig. Ich würde gern vom 22. bis 26. Dezember freinehmen. Damit das Team nicht unterbesetzt ist, kann ich [Aufgabe] in der Woche davor vorziehen und am 29. und 30. erreichbar sein. Falls das nicht passt, sagen Sie mir, welche Daten besser wären. Vielen Dank [Ihr Name]
7. Nachfassen ohne Antwort
Betreff: AW: Urlaubsantrag: 4. bis 15. August Hallo [Name], ich komme noch einmal auf meinen Urlaubsantrag für den 4. bis 15. August zurück. Ich weiß, dass Sie viel zu tun haben, bräuchte die Bestätigung aber bis [Datum], um planen zu können. Wenn es einfacher ist, können wir auch kurz sprechen. Vielen Dank [Ihr Name]
8. Dank nach der Genehmigung
Betreff: AW: Urlaubsantrag: 4. bis 15. August Hallo [Name], vielen Dank für die Genehmigung meines Urlaubs. Ich habe ihn im Teamkalender eingetragen. Vor dem Urlaub schicke ich Ihnen eine Übersicht meiner Aufgaben und richte meine Abwesenheitsnotiz ein. Viele Grüße [Ihr Name]
9. HR nach restlichen Urlaubstagen fragen
Betreff: Frage zu meinen restlichen Urlaubstagen Hallo [Name], könnten Sie mir sagen, wie viele Urlaubstage ich dieses Jahr noch habe und bis wann ich sie nehmen muss? Außerdem würde ich gern wissen, ob ich den Antrag über ein bestimmtes Tool stellen soll. Vielen Dank im Voraus [Ihr Name]
10. Formeller Urlaubsantrag
Betreff: Urlaubsantrag: [Vor- und Nachname] Sehr geehrte Frau [Nachname], hiermit beantrage ich Erholungsurlaub für den Zeitraum vom [Startdatum] bis einschließlich [Enddatum]. Mein erster Arbeitstag danach ist der [Datum]. Während meiner Abwesenheit übernimmt [Kollege/Kollegin] meine Aufgaben. Ich freue mich auf Ihre Bestätigung. Mit freundlichen Grüßen [Vor- und Nachname] [Position], Acme
Was tun bei einer Absage?
- Fragen Sie ruhig nach dem Grund. Manchmal geht es um die konkreten Daten, nicht um den Urlaub an sich.
- Schlagen Sie Alternativen vor: andere Daten, weniger Tage am Stück oder den Urlaub in zwei Teile aufteilen.
- Bieten Sie Lösungen an, zum Beispiel eine Abgabe vorzuziehen oder eine Vertretung einzuarbeiten.
- Wenn es mehr zu besprechen gibt, bitten Sie um einen Termin. Für die schriftliche Anfrage finden Sie Beispiele in unserem Leitfaden zur Terminanfrage per E-Mail.
- Halten Sie die Vereinbarung schriftlich fest, mit den neuen Daten.
- Wenn Sie glauben, dass Ihre Rechte nicht beachtet werden, wenden Sie sich an die Personalabteilung, den Betriebsrat oder eine arbeitsrechtliche Beratung.
Checkliste vor dem Urlaub
- Tragen Sie Ihren Urlaub ein: im gemeinsamen Kalender und im Tool des Unternehmens, falls es eines gibt.
- Bereiten Sie die Übergabe vor: Liste offener Aufgaben, wichtige Kontakte und wo welche Datei liegt.
- Informieren Sie Kunden oder externe Kontakte über Ihre Daten und Ihre Vertretung. Sie können mit der Vorlage Urlaubshinweis mit Vertretung starten.
- Aktivieren Sie am letzten Tag Ihre automatische Antwort. Beispiele finden Sie in unserem Leitfaden zur Abwesenheitsnotiz und in der Vorlage Abwesenheitsantwort.
- Verschieben oder sagen Sie Ihre Termine ab, die in diese Tage fallen.
- Entscheiden Sie, ob Sie E-Mails lesen, und wenn nicht, sagen Sie das deutlich.
Als NexoPad-Kürzel speichern
Speichern Sie Ihre E-Mail als Vorlage
Mit NexoPad können Sie Ihren Urlaubsantrag mit einem Kürzel wie /urlaub speichern. Tippen Sie das Kürzel in Gmail, Outlook oder auf einer beliebigen Website, und NexoPad schreibt die ganze E-Mail für Sie.
Fügen Sie Variablen für das ein, was sich ändert
Wo sich die Angaben jedes Mal ändern, setzen Sie Variablen ein. Wenn Sie das Kürzel nutzen, fragt NexoPad diese Angaben ab.
{{input:Name}}für den Namen Ihrer Führungskraft.{{input:Zeitraum}}für Ihren Urlaubszeitraum.{{input:Rückkehr}}für Ihren ersten Arbeitstag danach.{{input:Vertretung}}für die Person, die Ihre Aufgaben übernimmt.{{date}}für das heutige Datum.
Speichern Sie auch die anderen Nachrichten
Nachfassen, Dank und Abwesenheitsnotiz brauchen Sie ebenfalls jedes Jahr. Speichern Sie sie mit Kürzeln wie /urlaub-nachfassen oder /abwesend und haben Sie sie in Sekunden parat.
FAQ
Wie früh sollte ich Urlaub beantragen?
Das hängt von Ihrem Vertrag, einem eventuellen Tarifvertrag und den Regeln Ihres Unternehmens ab. Als Faustregel gilt: Je länger der Urlaub, desto früher. Fragen Sie in der Personalabteilung, ob es eine Frist oder einen Urlaubsplan gibt.
Muss ich begründen, warum ich Urlaub möchte?
Nein. Für einen normalen Urlaub reichen die Daten. Bei kurzfristigen Anfragen oder in arbeitsintensiven Zeiten hilft ein kurzer Satz zum Grund.
Kann ich Urlaub per E-Mail oder Chat beantragen?
Nutzen Sie den Weg, den Ihr Unternehmen vorgibt. Gibt es keinen, ist die E-Mail die beste Wahl, weil sie schriftlich und mit Datum festgehalten ist. Eine Chatnachricht geht leichter unter.
Schicke ich die E-Mail an meine Führungskraft oder an HR?
In der Regel an Ihre direkte Führungskraft, die den Urlaub genehmigt. Setzen Sie die Personalabteilung nur in Kopie, wenn Ihr Unternehmen das verlangt.
Was tun, wenn meine Führungskraft nicht antwortet?
Warten Sie ein paar Tage und schicken Sie eine kurze Nachfrage als Antwort auf dieselbe E-Mail (Vorlage 7). Rückt der Termin näher, bitten Sie um ein kurzes Gespräch.
Darf mein Arbeitgeber den Urlaub ablehnen?
In Deutschland müssen Ihre Wünsche berücksichtigt werden, außer dringende betriebliche Belange oder vorrangige Wünsche anderer Beschäftigter stehen entgegen (§ 7 BUrlG). Schlagen Sie bei einer Absage andere Daten vor und holen Sie sich bei Zweifeln Rat bei der Personalabteilung, dem Betriebsrat oder einer arbeitsrechtlichen Beratung.
Wie bitte ich um eine Gehaltserhöhung oder kündige?
Beispiele finden Sie in unseren Leitfäden zur Gehaltserhöhung per E-Mail und zur Kündigung per E-Mail.
Veröffentlicht am 18. Oktober 20269 Min. Lesezeit
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- Bewerber zum Vorstellungsgespräch einladen
/vorstellung - Bewerber nach dem Gespräch absagen
/ablehnung - Ein Jobangebot schicken
/jobangebot - Neue Mitarbeitende begrüßen
/willkommen
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