Comment demander des congés par e-mail (avec modèles)
Demander des congés est simple si vous vous y prenez tôt et avec un e-mail clair. Voici quoi inclure et dix modèles prêts à copier.
Demander des congés ne devrait pas prendre plus de temps qu'un court e-mail. Pourtant, beaucoup de gens attendent la dernière minute ou ne savent pas comment l'aborder, surtout quand l'entreprise a beaucoup de travail.
Un bon e-mail précise les dates, indique qui prendra le relais et aide votre responsable à dire oui. En plus, il laisse une trace écrite, utile en cas de doute plus tard. Voici quand demander, quoi écrire et dix modèles pour différentes situations.
Quand demander ses congés
Le plus tôt possible. Il n'y a pas de délai unique : cela dépend de votre pays, de votre contrat, de la convention collective et des règles de votre entreprise. Beaucoup d'entreprises ont un planning des congés ou un outil interne, et certaines demandent les dates d'été ou de fin d'année des mois à l'avance. Demandez la règle à votre responsable ou aux RH.
En pratique, pour de longues vacances, prévenez plusieurs semaines ou plusieurs mois à l'avance. Pour un ou deux jours, quelques jours suffisent souvent. En cas d'urgence, prévenez dès que possible et expliquez brièvement la raison.
Attention aux périodes chargées : clôtures mensuelles, campagnes, lancements ou haute saison de votre secteur. Si vos dates tombent pendant l'une d'elles, dites-le dans l'e-mail et proposez une solution pour votre part de travail. Regardez aussi le calendrier de l'équipe pour ne pas partir en même temps qu'un collègue qui fait le même travail.
Un conseil simple : n'achetez pas de billets et ne réservez rien de non remboursable avant d'avoir l'accord par écrit.
Quoi inclure dans l'e-mail
- Un objet clair, avec le mot « congés » et les dates.
- Les dates exactes : premier jour, dernier jour et jour de retour.
- Le nombre de jours, si votre entreprise les compte ainsi.
- La personne qui vous remplace, si vous en avez déjà parlé avec elle.
- L'état de vos dossiers : ce que vous terminerez avant de partir et ce qu'une autre personne suivra.
- Votre disponibilité : si l'on peut vous joindre en cas d'urgence ou non. Il est normal de déconnecter.
- Une demande de confirmation à la fin, pour que la réponse soit écrite.
- La raison, seulement si vous le souhaitez. Pour des congés classiques, inutile de vous justifier. Pour une demande de dernière minute ou en période chargée, une phrase courte aide.
Objets pour l'e-mail
| Situation | Exemple d'objet |
|---|---|
| Congés classiques | Demande de congés : du 4 au 15 août |
| Quelques jours | Demande de jours de congé : 12 et 13 mars |
| Une seule journée | Jour de congé le vendredi 7 novembre |
| Dernière minute | Demande urgente : congé demain, jeudi |
| Longues vacances | Demande de congés : du 1er au 26 septembre |
| Relance | Re : Demande de congés : du 4 au 15 août |
| Question aux RH | Question sur mon solde de congés |
Modèle 1 : l'e-mail classique de demande de congés
Demande de congés à votre responsable
Objet : Demande de congés : du 4 au 15 août Bonjour Daniel, Je souhaiterais poser des congés du lundi 4 au vendredi 15 août inclus. Cela représente 10 jours ouvrés, avec un retour le lundi 18 août. Avant de partir, je terminerai le rapport mensuel. Pendant mon absence, Paul s'occupera des demandes des clients. Nous en avons déjà parlé et je lui laisserai une note avec les sujets en cours. Pourriez-vous me confirmer si ces dates vous conviennent ? Si vous préférez que je change quelque chose, dites-le-moi. Merci, Laura Gómez
9 autres modèles pour chaque situation
2. Quelques jours de congé
Objet : Demande de jours de congé : 12 et 13 mars Bonjour [prénom], Serait-il possible de poser le jeudi 12 et le vendredi 13 mars ? Je serais de retour le lundi 16. Je n'ai pas d'échéance cette semaine-là, et [collègue] peut gérer les imprévus. Est-ce que cela vous convient ? Merci, [Votre prénom]
3. Une seule journée
Objet : Jour de congé le vendredi 7 novembre Bonjour [prénom], Je souhaiterais poser le vendredi 7 novembre pour une raison personnelle. Je bouclerai le travail de la semaine dès le jeudi. Pourriez-vous me confirmer que c'est possible ? Merci, [Votre prénom]
4. Dernière minute
Objet : Demande urgente : congé demain, jeudi Bonjour [prénom], Désolé(e) de prévenir si tard. J'ai un imprévu familial et j'aurais besoin de ma journée de demain. [Tâche] est à jour, et [collègue] peut couvrir [tâche urgente]. Si ce n'est pas possible, dites-le-moi et nous trouverons une autre solution. Merci de votre compréhension, [Votre prénom]
5. Longues vacances
Objet : Demande de congés : du 1er au 26 septembre Bonjour [prénom], Je vous écris à l'avance pour demander des congés du 1er au 26 septembre, avec un retour le lundi 29. Avant de partir, je préparerai un document avec mes projets et leur avancement, et je propose que [collègue] reprenne [projet]. Je peux consacrer ma dernière semaine à tout lui expliquer. Si vous préférez que je les fractionne, nous pouvons en parler. Merci, [Votre prénom]
6. En période chargée
Objet : Demande de congés : du 22 au 26 décembre Bonjour [prénom], Je sais que décembre est un mois chargé, c'est pourquoi je vous pose la question à l'avance. J'aimerais être en congé du 22 au 26 décembre. Pour ne pas laisser l'équipe en sous-effectif, je peux avancer [tâche] la semaine précédente et être disponible les 29 et 30. Si cela ne convient pas, dites-moi quelles dates vous arrangent. Merci, [Votre prénom]
7. Relance sans réponse
Objet : Re : Demande de congés : du 4 au 15 août Bonjour [prénom], Je reviens vers vous au sujet de ma demande de congés du 4 au 15 août. Je sais que vous êtes très pris, mais j'aurais besoin d'une confirmation avant le [date] pour m'organiser. Si c'est plus simple, nous pouvons en parler cinq minutes. Merci, [Votre prénom]
8. Remerciement après l'accord
Objet : Re : Demande de congés : du 4 au 15 août Bonjour [prénom], Merci beaucoup d'avoir validé mes congés. Je les ai ajoutés au calendrier de l'équipe. Avant de partir, je vous enverrai un point sur mes dossiers et j'activerai ma réponse automatique. Bonne journée, [Votre prénom]
9. Demander son solde de congés aux RH
Objet : Question sur mon solde de congés Bonjour [prénom], Pourriez-vous m'indiquer combien de jours de congés il me reste et jusqu'à quand je peux les poser ? J'aimerais aussi savoir si je dois passer par un outil particulier pour les demander. Merci d'avance, [Votre prénom]
10. Lettre formelle de demande
Objet : Demande de congés payés : [prénom et nom] Madame [nom], Je me permets de vous adresser une demande de congés payés pour la période du [date de début] au [date de fin] inclus, avec une reprise le [date]. Pendant mon absence, [collègue] assurera le suivi de mes dossiers. Dans l'attente de votre confirmation, je vous prie d'agréer, Madame, mes salutations distinguées. [Prénom et nom] [Poste], Acme
Que faire en cas de refus
- Demandez calmement pourquoi. Parfois, le problème vient des dates précises, pas des congés eux-mêmes.
- Proposez des alternatives : d'autres dates, moins de jours d'affilée ou des congés fractionnés.
- Apportez des solutions, par exemple avancer un livrable ou préparer une personne pour vous remplacer.
- Si la discussion est longue, demandez un rendez-vous. Pour le faire par écrit, consultez notre guide de l'e-mail de demande de rendez-vous.
- Notez par écrit ce qui a été convenu, avec les nouvelles dates.
- Si vous pensez que vos droits ne sont pas respectés, adressez-vous aux RH, aux représentants du personnel ou à un conseiller juridique.
Check-list avant de partir en congés
- Notez vos congés dans le calendrier partagé et dans l'outil de l'entreprise, s'il existe.
- Préparez la passation : liste des dossiers en cours, contacts importants et emplacement de chaque fichier.
- Prévenez vos clients ou contacts externes de vos dates et de la personne qui vous remplace. Vous pouvez partir du modèle avis d'absence et personne de contact.
- Activez votre réponse automatique le dernier jour. Consultez notre guide du message d'absence et le modèle de réponse d'absence.
- Déplacez ou annulez vos réunions pendant ces jours.
- Décidez si vous consulterez vos e-mails, et si ce n'est pas le cas, dites-le clairement.
Enregistrez-le comme raccourci NexoPad
Enregistrez votre e-mail comme modèle
Avec NexoPad, vous pouvez enregistrer votre e-mail de congés avec un raccourci comme /conges. Tapez le raccourci dans Gmail, Outlook ou n'importe quel site, et NexoPad écrit l'e-mail complet pour vous.
Ajoutez des variables pour ce qui change
Là où les informations changent à chaque fois, ajoutez des variables. Quand vous utilisez le raccourci, NexoPad vous demande de les remplir.
{{input:Prénom}}pour le prénom de votre responsable.{{input:Dates}}pour la période de congés.{{input:Date de retour}}pour le jour de votre retour.{{input:Remplaçant}}pour la personne qui vous remplace.{{date}}si vous voulez ajouter la date du jour.
Enregistrez aussi les autres messages
La relance, le remerciement et la réponse automatique reviennent aussi chaque année. Enregistrez-les avec des raccourcis comme /conges-relance ou /absence et ils seront prêts en quelques secondes.
FAQ
Combien de temps à l'avance faut-il demander ses congés ?
Cela dépend de votre contrat, de votre convention collective et des règles de votre entreprise. En pratique, plus les congés sont longs, plus il vaut mieux les demander tôt. Demandez aux RH s'il existe un délai ou un planning.
Dois-je expliquer pourquoi je pose des congés ?
Non. Pour des congés classiques, les dates suffisent. Pour une demande de dernière minute ou en période chargée, une phrase courte sur la raison aide à comprendre.
Peut-on demander des congés par e-mail ou par messagerie ?
Utilisez le canal prévu par votre entreprise. S'il n'y en a pas, l'e-mail est la meilleure option, car il laisse une trace écrite et datée. Un message de chat se perd plus facilement.
J'envoie l'e-mail à mon responsable ou aux RH ?
En général à votre responsable direct, qui valide la demande. Mettez les RH en copie seulement si votre entreprise le demande.
Que faire si mon responsable ne répond pas ?
Attendez quelques jours et envoyez une relance courte en répondant au même e-mail (modèle 7). Si la date approche, demandez cinq minutes pour en parler.
L'employeur peut-il refuser mes dates ?
En France, l'ordre des départs est fixé par accord collectif ou, à défaut, par l'employeur, d'où l'intérêt de proposer vos dates tôt. En cas de refus, proposez d'autres dates et, si vous avez un doute sur vos droits, adressez-vous aux RH ou à un conseiller juridique.
Comment demander une augmentation ou annoncer mon départ ?
Consultez nos guides de l'e-mail de demande d'augmentation et de l'e-mail de démission.
Publié le 18 octobre 20269 min de lecture
RH : modèles prêts à l’emploi
Copiez-les ou ajoutez-les à NexoPad et tapez-les avec un raccourci.
- Inviter un candidat à un entretien
/entretien - Annoncer à un candidat qu’il n’est pas retenu
/refuscandidat - Envoyer une offre d’emploi
/offreemploi - Accueillir une nouvelle recrue
/bienvenuerh
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