Message d'absence : exemples et comment le configurer
Une bonne réponse automatique indique quand vous revenez et qui contacter entre-temps. Voici des exemples pour chaque occasion et les étapes pour l'activer.
Avant de partir en vacances ou en déplacement, une réponse automatique évite à vos contacts d'attendre une réponse qui ne viendra pas. Bien rédigée, elle leur indique aussi exactement quoi faire si leur demande ne peut pas attendre.
Voici six exemples pour différentes situations, ce que le message doit contenir et les étapes pour l'activer dans Gmail et Outlook.
Ce qu'il faut inclure dans un message d'absence
- Un bref remerciement pour le message.
- Votre date de retour, précise : « de retour le 7 janvier », et non « début d'année prochaine ».
- Un contact de remplacement pour les urgences, avec un nom et une adresse e-mail.
- Ce qu'il advient de leur e-mail : si vous répondrez à votre retour ou s'il faut vous écrire à nouveau.
- Aucune information personnelle : inutile de dire où vous êtes ni pourquoi.
6 exemples de message d'absence
1. Vacances
Bonjour, merci pour votre message. Je suis en congé et serai de retour le [date]. Je répondrai à votre e-mail dès mon retour. En cas d'urgence, veuillez contacter [nom] à l'adresse [e-mail]. Cordialement, [Votre nom]
2. Déplacement professionnel
Bonjour, merci pour votre message. Je suis en déplacement avec un accès limité à mes e-mails jusqu'au [date]. Je vous répondrai dès que possible. Pour toute urgence, appelez le [téléphone].
3. Salon ou formation
Bonjour, Je participe à [événement] jusqu'au [date] et consulterai mes e-mails en fin de journée. Si votre demande est urgente, veuillez contacter [nom] à l'adresse [e-mail]. Merci de votre patience.
4. Jour férié
Bonjour, merci pour votre message. Nos bureaux sont fermés le [date] en raison d'un jour férié. Nous serons de nouveau disponibles le [date] à [heure]. Merci !
5. Absence prolongée
Bonjour, Je serai absent(e) du bureau jusqu'au [date] et ne consulterai pas mes e-mails pendant cette période. En attendant, [nom] assure le suivi de mes dossiers : [e-mail]. Cordialement.
6. Fin d'année
Bonjour, merci de nous avoir écrit. Notre équipe est en congé du [date] au [date]. Nous répondrons à tous les messages à notre retour. Joyeuses fêtes !
Comment activer la réponse automatique dans Gmail et Outlook
Gmail
Ouvrez l'icône Paramètres (roue dentée) et cliquez sur Voir tous les paramètres. Dans l'onglet Général, repérez Réponse automatique, activez-la, choisissez le premier et le dernier jour, rédigez l'objet et le message, puis cliquez sur Enregistrer les modifications. Vous pouvez choisir de l'envoyer uniquement à vos contacts.
Outlook sur le web
Ouvrez Paramètres, allez dans Comptes puis Réponses automatiques. Activez-les, choisissez une période si vous voulez qu'elles se désactivent d'elles-mêmes et rédigez votre message. Si vous ne définissez pas de dates, elles restent actives jusqu'à ce que vous les désactiviez.
Comptes professionnels dans Outlook
Vous pouvez rédiger un message différent pour les personnes extérieures à votre organisation. Microsoft recommande de le limiter à vos contacts pour ne pas répondre aussi aux newsletters et au spam.
Vos messages d'absence prêts avec un raccourci
Si vous prenez des congés plusieurs fois par an, inutile de rédiger le message à chaque fois. Enregistrez-le dans NexoPad comme snippet, par exemple avec le raccourci /ooo, avec des variables pour le motif, la date de retour et le contact de remplacement.
Lorsque vous tapez le raccourci dans la zone de message de votre messagerie, NexoPad vous demande ces informations et rédige le texte complet. Cela fonctionne pour la réponse automatique comme pour répondre manuellement avant de partir.
Questions fréquentes
Que mettre dans l'objet ?
Quelque chose de court et clair, comme « Absent(e) jusqu'au 7 janvier ». Ainsi, on comprend sans ouvrir l'e-mail.
Dois-je dire où je suis ?
Non. Indiquez simplement que vous êtes absent(e) et quand vous revenez. Par sécurité, mieux vaut ne pas partager d'informations personnelles.
La réponse automatique est-elle envoyée à tout le monde ?
Cela dépend de votre configuration. Gmail et Outlook permettent de l'envoyer uniquement à vos contacts.
Et si je veux un message en deux langues ?
Écrivez d'abord dans la langue qu'utilisent la plupart de vos contacts, puis la traduction, séparées par une ligne. Vous pouvez enregistrer les deux versions dans NexoPad. D'autres idées de rédaction dans notre guide de la signature e-mail professionnelle.
Publié le 11 octobre 20266 min de lecture
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