Abwesenheitsnotiz: Beispiele und Einrichtung
Eine gute automatische Antwort sagt, wann Sie zurück sind und an wen man sich in der Zwischenzeit wenden kann. Hier finden Sie Beispiele für jeden Anlass und die Schritte zum Einschalten.
Bevor Sie in den Urlaub oder auf Reisen gehen, verhindert eine automatische Antwort, dass Ihre Kontakte auf eine Antwort warten, die nicht kommt. Gut formuliert sagt sie ihnen auch genau, was zu tun ist, wenn ihr Anliegen nicht warten kann.
Hier finden Sie sechs Beispiele für verschiedene Situationen, was die Nachricht enthalten muss und die Schritte, um sie in Gmail und Outlook einzuschalten.
Was in eine Abwesenheitsnotiz gehört
- Ein kurzer Dank für die Nachricht.
- Ihr Rückkehrdatum, konkret: „ab 7. Januar wieder da“, nicht „Anfang nächsten Jahres“.
- Ein alternativer Kontakt für dringende Anliegen, mit Name und E-Mail-Adresse.
- Was mit der E-Mail passiert: ob Sie nach Ihrer Rückkehr antworten oder ob man erneut schreiben soll.
- Keine persönlichen Angaben: Sie müssen nicht sagen, wo Sie sind oder warum.
6 Beispiele für Abwesenheitsnotizen
1. Urlaub
Hallo, vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin im Urlaub und ab dem [Datum] wieder da. Ich beantworte Ihre E-Mail, sobald ich zurück bin. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an [Name] unter [E-Mail]. Freundliche Grüße [Ihr Name]
2. Geschäftsreise
Hallo, vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin bis zum [Datum] auf Reisen und habe nur eingeschränkt Zugriff auf meine E-Mails. Ich antworte so bald wie möglich. In dringenden Fällen erreichen Sie mich unter [Telefon].
3. Konferenz oder Schulung
Hallo, ich bin bis zum [Datum] auf [Veranstaltung] und lese meine E-Mails jeweils am Ende des Tages. Wenn Ihr Anliegen dringend ist, wenden Sie sich bitte an [Name] unter [E-Mail]. Vielen Dank für Ihre Geduld.
4. Feiertag
Hallo, vielen Dank für Ihre Nachricht. Unser Büro ist am [Datum] wegen eines Feiertags geschlossen. Ab dem [Datum] um [Uhrzeit] sind wir wieder für Sie da. Vielen Dank!
5. Längere Abwesenheit
Hallo, ich bin bis zum [Datum] nicht im Büro und lese in dieser Zeit keine E-Mails. In der Zwischenzeit übernimmt [Name] meine Aufgaben: [E-Mail]. Freundliche Grüße
6. Jahresende
Hallo, vielen Dank für Ihre Nachricht. Unser Team ist vom [Datum] bis zum [Datum] in der Pause. Wir beantworten alle Nachrichten nach unserer Rückkehr. Frohe Feiertage!
So aktivieren Sie die automatische Antwort in Gmail und Outlook
Gmail
Öffnen Sie das Zahnrad Einstellungen und klicken Sie auf Alle Einstellungen aufrufen. Suchen Sie auf dem Tab Allgemein die Abwesenheitsnotiz, schalten Sie sie ein, wählen Sie den ersten und letzten Tag, schreiben Sie Betreff und Nachricht und klicken Sie auf Änderungen speichern. Sie können festlegen, dass sie nur an Ihre Kontakte gesendet wird.
Outlook im Web
Öffnen Sie Einstellungen, gehen Sie zu Konten und dann zu Automatische Antworten. Schalten Sie sie ein, wählen Sie einen Zeitraum, wenn sie sich von selbst ausschalten sollen, und schreiben Sie Ihre Nachricht. Wenn Sie keine Daten festlegen, bleiben sie aktiv, bis Sie sie ausschalten.
Geschäftskonten in Outlook
Sie können eine andere Nachricht für Personen außerhalb Ihrer Organisation schreiben. Microsoft empfiehlt, sie auf Ihre Kontakte zu beschränken, damit Sie nicht auch auf Newsletter und Spam antworten.
Ihre Abwesenheitsnotizen, per Kürzel bereit
Wenn Sie mehrmals im Jahr freinehmen, müssen Sie die Nachricht nicht jedes Mal neu schreiben. Speichern Sie sie in NexoPad als Snippet, zum Beispiel mit dem Kürzel /ooo, mit Variablen für den Grund, das Rückkehrdatum und den alternativen Kontakt.
Wenn Sie das Kürzel im Nachrichtenfeld Ihres E-Mail-Programms tippen, fragt NexoPad diese Angaben ab und schreibt den vollständigen Text. Das funktioniert für die automatische Antwort und für manuelle Antworten, bevor Sie gehen.
Häufige Fragen
Was sollte im Betreff stehen?
Etwas Kurzes und Klares wie „Abwesend bis 7. Januar“. So versteht man es, ohne die E-Mail zu öffnen.
Sollte ich sagen, wo ich bin?
Nein. Sagen Sie nur, dass Sie abwesend sind und wann Sie zurückkommen. Aus Sicherheitsgründen geben Sie besser keine persönlichen Angaben preis.
Wird die automatische Antwort an alle gesendet?
Das hängt von Ihrer Einrichtung ab. Gmail und Outlook ermöglichen es, sie nur an Ihre Kontakte zu senden.
Was, wenn ich eine Nachricht in zwei Sprachen möchte?
Schreiben Sie zuerst in der Sprache, die die meisten Ihrer Kontakte verwenden, und darunter die Übersetzung, getrennt durch eine Linie. Sie können beide Versionen in NexoPad speichern. Weitere Formulierungsideen in unserem Ratgeber zur professionellen E-Mail-Signatur.
Veröffentlicht am 11. Oktober 20266 Min. Lesezeit
Testen Sie NexoPad kostenlos
Textkürzel, Notizen, Links und KI in jedem Tab. In weniger als einer Minute installiert.