E-mail de demande de réunion
Une bonne demande de réunion dit à quoi elle sert, combien de temps elle dure et quand, en quelques lignes. Voici la structure et cinq modèles.
Demander une réunion semble simple, mais beaucoup d'e-mails restent sans réponse parce qu'ils n'expliquent pas clairement le motif, demandent trop de temps ou obligent l'autre personne à proposer un créneau.
Voici la structure d'un e-mail qui facilite le oui, ainsi que cinq modèles pour les situations les plus courantes.
Ce que doit contenir un e-mail de demande de réunion
- Le motif, dès la première phrase et dans l'objet.
- Ce que l'autre personne y gagne.
- La durée : « 20 minutes » est plus engageant qu'« une réunion ».
- Deux ou trois jours et horaires proposés, ou un lien de réservation.
- Le format : visioconférence, téléphone ou en personne.
5 modèles d'e-mail de demande de réunion
1. Avec un client
Objet : 20 minutes pour faire le point sur [sujet] Bonjour [nom], J'aimerais que nous fassions le point ensemble sur [sujet]. En 20 minutes, nous pourrons convenir des prochaines étapes. [Jour] à [heure] ou [jour] à [heure], cela vous conviendrait-il ?
2. Avec votre manager
Objet : Pouvons-nous parler de [sujet] ? Bonjour [nom], Auriez-vous 15 minutes cette semaine pour parler de [sujet] ? J'aimerais vous présenter [quoi] et avoir votre avis. Je m'adapte volontiers à votre agenda.
3. Avec un collègue d'une autre équipe
Objet : Coordination de [projet] Bonjour [nom], Nous lançons [projet] et je pense que votre équipe pourrait beaucoup apporter sur [domaine]. Que diriez-vous d'une visio de 30 minutes [jour] ?
4. Avec un nouveau contact
Objet : [personne] m'a suggéré de vous contacter Bonjour [nom], [Personne] m'a dit que vous travailliez sur [sujet]. J'aimerais beaucoup échanger sur votre expérience lors d'un court appel. Vous pouvez choisir le créneau qui vous convient ici : [lien].
5. Pour reporter
Objet : Changement d'horaire : réunion de [jour] Bonjour [nom], Je suis désolé, mais un imprévu m'empêchera d'être présent [jour]. Pourrions-nous la décaler à [jour] à la même heure ?
Conseils pour obtenir un oui
- Tenez compte du fuseau horaire si votre interlocuteur est dans un autre pays.
- Demandez peu de temps : vous pourrez toujours prolonger si l'échange se passe bien.
- Envoyez un ordre du jour avant la réunion, même s'il tient en trois points.
- Sans réponse, relancez au bout de trois ou quatre jours. Vous trouverez des idées dans nos modèles de relance commerciale.
Envoyez-le en quelques secondes avec un raccourci
Si vous demandez souvent des réunions, enregistrez votre modèle dans NexoPad avec un raccourci comme /meeting et des variables pour le nom, le sujet et le jour et l'heure proposés.
Lorsque vous tapez le raccourci dans votre CRM ou votre e-mail, NexoPad vous demande ces informations et rédige le message complet, avec le sujet en gras.
Questions fréquentes
Combien de créneaux proposer ?
Deux ou trois. Un seul entraîne plus d'allers-retours s'il ne convient pas ; trop de choix compliquent la décision.
Que mettre dans l'objet ?
Le motif et la durée : « 20 minutes pour revoir la proposition ». Ainsi, on comprend sans ouvrir l'e-mail.
Et s'ils ne répondent pas ?
Attendez trois ou quatre jours et envoyez une relance courte et aimable.
Comment rédiger un e-mail formel pour une réunion importante ?
Nous expliquons la structure et les bonnes formules dans notre guide pour écrire un e-mail formel.
Publié le 11 octobre 20266 min de lecture
Essayez NexoPad gratuitement
Raccourcis texte, notes, liens et IA dans n'importe quel onglet. Installez-le en moins d'une minute.