E-mail para solicitar uma reunião
Um bom pedido de reunião diz para que serve, quanto tempo leva e quando, em poucas linhas. Veja a estrutura e cinco modelos.
Pedir uma reunião parece fácil, mas muitos e-mails ficam sem resposta porque não deixam claro o motivo, pedem tempo demais ou obrigam a outra pessoa a sugerir um horário.
Aqui está a estrutura de um e-mail que facilita o sim, além de cinco modelos para as situações mais comuns.
O que um e-mail de solicitação de reunião deve incluir
- O motivo, na primeira frase e no assunto.
- O que a outra pessoa ganha com a reunião.
- A duração: "20 minutos" é mais convidativo do que "uma reunião".
- Dois ou três dias e horários sugeridos, ou um link de agendamento.
- O formato: videochamada, telefone ou presencial.
5 modelos de e-mail para solicitar reunião
1. Com um cliente
Assunto: 20 minutos para revisar [tema] Olá, [nome], Gostaria que revisássemos juntos [tema]. Em 20 minutos podemos definir os próximos passos. [Dia] às [hora] ou [dia] às [hora] funcionaria para você?
2. Com seu gestor
Assunto: Podemos conversar sobre [tema]? Olá, [nome], Você teria 15 minutos esta semana para conversarmos sobre [tema]? Gostaria de compartilhar [o quê] e ouvir sua opinião. Posso me adaptar à sua agenda.
3. Com um colega de outra equipe
Assunto: Coordenação de [projeto] Olá, [nome], Estamos começando [projeto] e acho que sua equipe poderia contribuir muito em [área]. Que tal uma videochamada de 30 minutos na [dia]?
4. Com um novo contato
Assunto: [pessoa] sugeriu que eu entrasse em contato Olá, [nome], [Pessoa] comentou que você trabalha com [tema]. Adoraria ouvir sobre sua experiência em uma conversa rápida. Você pode escolher o horário que for melhor aqui: [link].
5. Para remarcar
Assunto: Mudança de horário: reunião de [dia] Olá, [nome], Desculpe, mas surgiu um imprevisto e não vou conseguir participar na [dia]. Podemos passar para [dia] no mesmo horário?
Dicas para conseguir um sim
- Atenção ao fuso horário se a outra pessoa estiver em outro país.
- Peça pouco tempo: você sempre pode estender se a conversa for boa.
- Envie uma pauta antes da reunião, mesmo que sejam três tópicos.
- Se não houver resposta, faça um acompanhamento depois de três ou quatro dias. Você encontra ideias nos nossos modelos de follow-up de vendas.
Envie em segundos com um atalho
Se você pede reuniões com frequência, salve seu modelo no NexoPad com um atalho como /meeting e variáveis para o nome, o tema e o dia e horário sugeridos.
Quando você digita o atalho no seu CRM ou e-mail, o NexoPad pede esses dados e escreve a mensagem completa, com o tema em negrito.
Perguntas frequentes
Quantas opções de horário devo sugerir?
Duas ou três. Apenas uma gera mais idas e vindas se não servir; muitas dificultam a decisão.
O que deve dizer o assunto?
O motivo e a duração: "20 minutos para revisar a proposta". Assim dá para entender sem abrir o e-mail.
E se não responderem?
Espere três ou quatro dias e envie um lembrete curto e simpático.
Como escrevo um e-mail formal para uma reunião importante?
Explicamos a estrutura e as expressões certas no nosso guia sobre como escrever um e-mail formal.
Publicado em 11 de outubro de 20266 min de leitura
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