So sagen Sie ein Meeting per E-Mail ab oder lehnen es ab
Manchmal bleibt Ihnen nichts anderes übrig, als abzusagen. So gelingt es höflich – mit Vorlagen für jede Situation.
Ein Meeting abzusagen ist nicht schlimm: Ärgerlich ist es, wenn man es in letzter Minute erfährt, ohne Erklärung und ohne Alternative. Eine klare, rechtzeitige E-Mail hält die Beziehung intakt.
Hier finden Sie die wichtigsten Tipps und fünf Vorlagen, um ein Meeting abzusagen, zu verschieben oder abzulehnen.
Tipps für eine stilvolle Absage
- Sagen Sie so früh wie möglich Bescheid: sobald Sie wissen, dass Sie nicht können.
- Entschuldigen Sie sich einmal, ohne sich zu sehr zu rechtfertigen.
- Nennen Sie kurz einen Grund, auch wenn er allgemein ist: „etwas Unvorhergesehenes“, „eine Terminüberschneidung“.
- Schlagen Sie eine konkrete Alternative vor: einen Tag und eine Uhrzeit.
- Aktualisieren oder löschen Sie die Kalendereinladung, damit niemand umsonst erscheint.
5 Vorlagen, um ein Meeting abzusagen oder abzulehnen
1. Absagen und einen neuen Termin vorschlagen
Betreff: Neuer Termin: Meeting am [Tag] Hallo [Name], es tut mir sehr leid, aber ich muss unser Meeting am [Tag] wegen etwas Unvorhergesehenem absagen. Würde Ihnen stattdessen [neuer Termin] passen? Vielen Dank für Ihr Verständnis.
2. Kurzfristige Absage
Betreff: Ich schaffe es heute leider nicht Hallo [Name], entschuldigen Sie die kurzfristige Nachricht: Mir ist etwas Dringendes dazwischengekommen, und ich kann am heutigen Meeting nicht teilnehmen. Ich melde mich so bald wie möglich, um einen neuen Termin zu finden.
3. Eine Einladung ablehnen
Betreff: AW: [Meeting] Hallo [Name], vielen Dank für die Einladung. Diesmal kann ich leider nicht teilnehmen, aber [Person] kann uns vertreten. Ich wäre dankbar, wenn Sie die Ergebnisse anschließend teilen könnten.
4. Eine E-Mail statt eines Meetings vorschlagen
Betreff: AW: [Meeting] Hallo [Name], ich denke, wir können das schriftlich klären und allen eine halbe Stunde sparen. Hier meine Gedanken: [Zusammenfassung]. Wenn Sie sich trotzdem lieber treffen möchten, ist das kein Problem.
5. Ein wiederkehrendes Meeting absagen
Betreff: Pause für das wöchentliche [Thema]-Meeting Hallo zusammen, jetzt, da das Projekt läuft, pausieren wir das wöchentliche Meeting. Die Updates laufen weiter über den Chat, und bei Bedarf nehmen wir es wieder auf.
In Sekunden geschrieben
Absagen ist schon unangenehm genug – die Nachricht zu schreiben, sollte es nicht sein. Mit NexoPad speichern Sie Ihre Vorlage mit einem Kürzel wie /cancel und Variablen für Name, Tag und neuen Vorschlag sowie einer Auswahlliste für den Grund.
Wenn Sie das Kürzel in Ihrem Kalender oder Ihrer E-Mail tippen, fragt NexoPad diese Angaben ab und schreibt die komplette Nachricht. Wenn Sie ein neues Meeting vorschlagen müssen, finden Sie Ideen in unserem Beitrag zur E-Mail für eine Terminanfrage.
Häufige Fragen
Wie früh sollte ich ein Meeting absagen?
Je früher, desto besser. Idealerweise mindestens einen Tag vorher; wenn es kurzfristig ist, entschuldigen Sie sich und schlagen Sie einen anderen Termin vor.
Muss ich den Grund erklären?
Ein kurzer, allgemeiner Grund genügt. Persönliche Details müssen Sie nicht nennen.
Wie lehne ich ein Meeting ab, ohne unhöflich zu wirken?
Bedanken Sie sich für die Einladung, erklären Sie kurz, dass Sie nicht können, und bieten Sie eine Alternative an: eine andere Person, eine schriftliche Zusammenfassung oder einen anderen Termin.
Was, wenn ich mich förmlich entschuldigen muss?
Den Aufbau erklären wir in unserem Leitfaden zum Schreiben einer formellen E-Mail.
Veröffentlicht am 11. Oktober 20265 Min. Lesezeit
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