Vorlagen für Zahlungserinnerungen per E-Mail
Eine offene Rechnung anzumahnen ist unangenehm, muss aber nicht angespannt sein. Diese fünf Vorlagen helfen Ihnen, klar nachzufragen und die Beziehung zu erhalten.
Verspätete Zahlungen sind selten böse Absicht: Oft ist die E-Mail untergegangen, die zuständige Person im Urlaub oder die Rechnung wartet auf eine Unterschrift. Eine klare, freundliche Erinnerung reicht meist aus.
Hier finden Sie fünf Vorlagen für jede Phase – von einigen Tagen vor Fälligkeit bis zur letzten Mahnung – und einige Tipps, damit Sie schneller bezahlt werden. Die Teile in eckigen Klammern passen Sie in jeder E-Mail an.
Bevor Sie schreiben: 5 Tipps, um schneller bezahlt zu werden
- Nennen Sie die wichtigsten Angaben im Betreff: Rechnungsnummer und Betrag. So ist die E-Mail leicht zu finden.
- Hängen Sie die Rechnung erneut an oder fügen Sie den Zahlungslink ein. Machen Sie das Bezahlen einfach.
- Seien Sie konkret: Fälligkeitsdatum, Betrag und Zahlungsweg.
- Bleiben Sie freundlich in den ersten Erinnerungen. Meist ist es nur ein Versehen.
- Bieten Sie einen Ausweg an: Wenn der Kunde in Schwierigkeiten ist, ist eine vereinbarte Ratenzahlung besser als gar keine Zahlung.
5 Vorlagen für Zahlungserinnerungen
1. Einige Tage vor Fälligkeit
Betreff: Rechnung [Nummer] fällig am [Datum] Hallo [Name], nur eine kurze Erinnerung: Die Rechnung [Nummer] über [Betrag] ist am [Datum] fällig. Ich habe sie der Einfachheit halber noch einmal angehängt. Vielen Dank!
2. Am Fälligkeitstag
Betreff: Rechnung [Nummer] ist heute fällig Hallo [Name], eine kurze Erinnerung: Die Rechnung [Nummer] über [Betrag] ist heute fällig. Sie können sie hier bezahlen: [Link]. Falls die Zahlung bereits unterwegs ist, betrachten Sie diese Nachricht bitte als gegenstandslos.
3. Eine Woche überfällig
Betreff: Rechnung [Nummer] noch offen Hallo [Name], die Rechnung [Nummer] über [Betrag] war am [Datum] fällig, und wir haben noch keine Zahlung erhalten. Könnten Sie mir bestätigen, ob sie bereits bearbeitet wird? Wenn Sie etwas von mir brauchen, sagen Sie gern Bescheid.
4. Einen Monat überfällig
Betreff: Zweite Erinnerung: Rechnung [Nummer] Hallo [Name], ich melde mich noch einmal wegen der Rechnung [Nummer] über [Betrag], die seit einem Monat fällig ist. Wir müssen sie diese Woche begleichen. Falls es ein Problem gibt, können wir eine Ratenzahlung vereinbaren.
5. Letzte Mahnung
Betreff: Letzte Mahnung: Rechnung [Nummer] Hallo [Name], trotz unserer Erinnerungen ist die Rechnung [Nummer] über [Betrag] weiterhin offen. Wenn wir die Zahlung nicht bis zum [Datum] erhalten, müssen wir den Service pausieren. Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung.
In Sekunden senden – mit einem Kürzel
Wenn Sie häufig Erinnerungen verschicken, speichern Sie sie in NexoPad als Snippets. Zum Beispiel mit dem Kürzel /invoice: Wenn Sie es in Ihrem Rechnungstool oder Ihrer E-Mail eingeben, fragt NexoPad nach Kunde, Rechnungsnummer, Betrag und Zahlungsstatus und schreibt dann die vollständige Nachricht.
Der Status kann ein Auswahlmenü sein (fällig diesen Freitag, 7 Tage überfällig, 30 Tage überfällig), sodass eine Vorlage mehrere Erinnerungen abdeckt.
Häufige Fragen
Wann sollte ich die erste Zahlungserinnerung senden?
Ein freundlicher Hinweis einige Tage vor Fälligkeit verhindert viele Verzögerungen. Ist die Rechnung überfällig und unbezahlt, schreiben Sie am selben oder am nächsten Tag.
Wie oft sollte ich nachhaken?
Ein gängiger Rhythmus ist eine Woche, zwei Wochen und einen Monat nach Fälligkeit, wobei der Ton jedes Mal etwas bestimmter wird.
Ist E-Mail oder Telefon besser?
Beginnen Sie mit E-Mail, denn sie hinterlässt einen schriftlichen Nachweis. Kommt nach zwei Erinnerungen keine Antwort, ist ein Anruf meist am wirksamsten.
Kann ich diese Vorlagen in meinem Rechnungstool verwenden?
Ja. Mit NexoPad fügen Sie sie in jedes Textfeld in Ihrem Browser ein: E-Mail, Rechnungstool oder CRM. Weitere Ideen finden Sie in unseren Vorlagen für Follow-ups im Vertrieb.
Veröffentlicht am 11. Oktober 20266 Min. Lesezeit
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