So erstellen Sie Vorlagen in Gmail, Schritt für Schritt
Aktivieren Sie die Vorlagen, speichern Sie die E-Mails, die Sie am häufigsten schreiben, und nutzen Sie sie mit zwei Klicks. Mit automatischen Antworten, Grenzen und Beispielen zum Kopieren.
Wenn Sie jede Woche dieselbe E-Mail schreiben, um ein Angebot zu senden, eine Rechnung anzufordern oder ein Meeting zu bestätigen, sparen Ihnen Gmail-Vorlagen diese Arbeit. Sie speichern den Text einmal und fügen ihn ein, wann immer Sie ihn brauchen.
Früher hießen sie Textbausteine. Sie sind kostenlos, bereits in Gmail enthalten, und Sie müssen nichts installieren. Sie sind aber standardmäßig deaktiviert, deshalb wissen viele Menschen gar nicht, dass es sie gibt. In dieser Anleitung erklären wir, wie Sie Vorlagen aktivieren, erstellen, verwenden, ändern und löschen, mit den genauen Menünamen.
Kurze Antwort: So erstellen Sie eine Vorlage in Gmail
- Öffnen Sie Gmail auf dem Computer und gehen Sie zu Einstellungen → Alle Einstellungen aufrufen → Erweitert.
- Klicken Sie neben Vorlagen auf Aktivieren und dann auf Änderungen speichern.
- Klicken Sie auf Schreiben und tippen Sie die E-Mail, die Sie wiederverwenden möchten.
- Öffnen Sie das Dreipunkt-Menü → Vorlagen → Entwurf als Vorlage speichern → Als neue Vorlage speichern.
- Zum Verwenden öffnen Sie das Dreipunkt-Menü → Vorlagen und wählen die Vorlage unter Vorlage einfügen aus.
Schritt 1: Vorlagen in Gmail aktivieren
Öffnen Sie die Gmail-Einstellungen
Öffnen Sie Gmail im Browser auf Ihrem Computer. Klicken Sie rechts oben auf das Zahnradsymbol (Einstellungen) und dann auf Alle Einstellungen aufrufen.
Wechseln Sie zum Tab Erweitert
Klicken Sie in der Reihe der Tabs oben auf Erweitert.
Vorlagen aktivieren und speichern
Wählen Sie neben Vorlagen die Option Aktivieren. Scrollen Sie ans Ende der Seite und klicken Sie auf Änderungen speichern. Gmail lädt neu, und die Funktion ist in Ihrem Konto aktiv.
Schritt 2: Erstellen Sie Ihre erste Vorlage
Schreiben Sie die E-Mail
Klicken Sie links oben auf Schreiben. Tippen Sie den Text, den Sie wiederverwenden möchten. Lassen Sie das Feld An leer, denn Sie senden die E-Mail jedes Mal an eine andere Person.
- Markieren Sie in eckigen Klammern, was sich in jeder E-Mail ändert, etwa
[Name]oder[Datum]. So finden Sie die Stellen beim Prüfen schnell. - Wenn Sie eine automatische Signatur haben, löschen Sie sie vor dem Speichern aus dem Entwurf. Sonst erscheint sie womöglich doppelt.
Als neue Vorlage speichern
Klicken Sie unten im Fenster „Neue Nachricht“ auf das Dreipunkt-Menü → Vorlagen → Entwurf als Vorlage speichern → Als neue Vorlage speichern. Geben Sie einen kurzen, klaren Namen ein, zum Beispiel „Angebot senden“.
Entwurf senden oder verwerfen
Die Vorlage ist gespeichert. War die E-Mail echt, schreiben Sie sie fertig und klicken auf Senden. Wollten Sie nur die Vorlage anlegen, können Sie den Entwurf verwerfen.
Schritt 3: Eine Vorlage in eine E-Mail einfügen
Öffnen Sie eine neue E-Mail oder eine Antwort
Klicken Sie auf Schreiben oder antworten Sie auf eine empfangene E-Mail.
Wählen Sie die Vorlage
Öffnen Sie das Dreipunkt-Menü → Vorlagen. Klicken Sie unter Vorlage einfügen auf die gewünschte Vorlage. Der Text erscheint in der Nachricht.
Angaben prüfen und senden
Ersetzen Sie, was in eckigen Klammern steht (Name, Betrag, Datum), ergänzen Sie, was nötig ist, und klicken Sie auf Senden.
Schritt 4: Eine Vorlage ändern oder löschen
Zum Ändern überschreiben Sie die Vorlage
Gmail hat keine Schaltfläche „Bearbeiten“. Stattdessen speichern Sie darüber: Fügen Sie die Vorlage in eine neue E-Mail ein, ändern Sie den Text und gehen Sie zu Dreipunkt-Menü → Vorlagen → Entwurf als Vorlage speichern. Wählen Sie unter Vorlage überschreiben die Vorlage aus, die Sie ersetzen möchten, und klicken Sie auf Speichern.
Zum Entfernen nutzen Sie Vorlage löschen
Öffnen Sie Schreiben → Dreipunkt-Menü → Vorlagen → Vorlage löschen. Wählen Sie die Vorlage aus und bestätigen Sie mit Löschen.
So senden Sie eine Vorlage automatisch mit einem Filter
Suchoptionen öffnen
Gmail kann automatisch mit einer Vorlage antworten, dafür brauchen Sie aber einen Filter. Klicken Sie oben im Suchfeld auf Suchoptionen anzeigen (das Einstellungssymbol rechts).
Legen Sie fest, welche E-Mails beantwortet werden
Geben Sie Ihre Suchkriterien ein: zum Beispiel E-Mails an eine bestimmte Adresse oder mit „Angebot“ im Betreff. Wenn Sie es vorher testen möchten, klicken Sie auf Suchen und sehen sich die Ergebnisse an. Öffnen Sie danach wieder Suchoptionen anzeigen.
Filter mit Vorlage senden erstellen
Klicken Sie auf Filter erstellen, setzen Sie ein Häkchen bei Vorlage senden, wählen Sie die Vorlage aus und klicken Sie erneut auf Filter erstellen. Ab jetzt erhält jede E-Mail, die diese Kriterien erfüllt, diese Antwort.
Wenn die Option „Vorlagen“ nicht erscheint
- Sie haben die Änderungen nicht gespeichert: Nach Aktivieren müssen Sie nach unten scrollen und auf Änderungen speichern klicken. Wenn Sie die Seite ohne Speichern verlassen, wird nichts aktiviert.
- Sie sind am Smartphone: Die Gmail-App hat keine Vorlagen. Öffnen Sie Gmail im Browser auf einem Computer.
- Sie suchen im falschen Menü: Die Vorlagen stecken im Dreipunkt-Menü des Fensters „Neue Nachricht“ (unten, neben dem Papierkorb), nicht im Dreipunkt-Menü einer empfangenen E-Mail.
- Sie nutzen ein Arbeits- oder Schulkonto: Wenn Sie die Option weiterhin nicht sehen, fragen Sie den Administrator Ihres Google Workspace-Kontos, ob eine Einstellung sie einschränkt.
Tipps, damit Ihre Vorlagen gut funktionieren
- Geben Sie ihnen Namen, die man auf einen Blick unterscheidet: „Angebot: senden“ und „Angebot: nachfassen“ finden Sie leichter als „Vorlage 1“ und „Vorlage 2“.
- Markieren Sie Lücken mit eckigen Klammern:
[Name],[Betrag],[Datum]. So senden Sie keine E-Mail mit einer leeren Stelle. - Nutzen Sie Links statt Anhängen: Die Google-Hilfe erklärt nicht, was mit Anhängen in einer Vorlage passiert. Fügen Sie sicherheitshalber einen Google Drive-Link ein und hängen Sie die Datei bei Bedarf von Hand an.
- Prüfen Sie Ihre Vorlagen alle paar Monate: Preise, Fristen und Namen ändern sich. Eine veraltete Vorlage wirkt schlechter als eine neu geschriebene E-Mail.
- Fangen Sie klein an: Erstellen Sie zuerst die 3 oder 4 E-Mails, die Sie am häufigsten schreiben. Wenn Sie sich daran gewöhnt haben, kommen weitere dazu.
- Kombinieren Sie sie mit Tastenkombinationen: Mit den Gmail-Tastenkombinationen öffnen, beantworten und senden Sie E-Mails, ohne die Maus anzufassen.
9 Gmail-Vorlagen zum Kopieren
Antwort des Supports
Betreff: Wir haben Ihre Anfrage erhalten Guten Tag [Name], vielen Dank für Ihre Nachricht. Wir prüfen Ihr Anliegen bereits und melden uns bis [Frist]. Wenn Sie Screenshots oder Ihre Bestellnummer haben, antworten Sie gern mit diesen Angaben auf diese E-Mail, dann geht es schneller. Mit freundlichen Grüßen Laura Gómez · Kundenservice Acme
Angebot senden
Betreff: Angebot für [Firma] Guten Tag [Name], vielen Dank für Ihr Interesse an Acme. Hier finden Sie das Angebot für [Leistung] über insgesamt [Betrag]: [Link zum Angebot]. Das Angebot gilt bis zum [Datum]. Bei Fragen antworten Sie einfach auf diese E-Mail. Mit freundlichen Grüßen Laura Gómez
Nachfassen ohne Antwort
Betreff: Konnten Sie mein Angebot ansehen? Guten Tag [Name], ich melde mich wegen des Angebots, das ich Ihnen am [Datum] geschickt habe. Konnten Sie es schon ansehen? Wenn es passt, können wir am [Startdatum] beginnen. Und wenn Sie etwas ändern möchten, sagen Sie mir Bescheid. Mit freundlichen Grüßen Laura Gómez
Terminanfrage
Betreff: Können wir am [Tag] sprechen? Guten Tag [Name], ich würde gern in einem 20-minütigen Gespräch [Thema] mit Ihnen besprechen. Passt Ihnen [Tag] um [Uhrzeit] oder [Tag] um [Uhrzeit]? Falls nicht, schlagen Sie gern einen anderen Termin vor. Vielen Dank Laura Gómez
Antwort „nicht im Büro“
Betreff: Nicht im Büro bis [Datum] Guten Tag, vielen Dank für Ihre E-Mail. Ich bin bis zum [Datum] nicht im Büro und lese sie nach meiner Rückkehr. In dringenden Fällen schreiben Sie bitte an [E-Mail einer Kollegin oder eines Kollegen]. Mit freundlichen Grüßen Laura Gómez
Zahlungserinnerung
Betreff: Erinnerung: Rechnung [Nummer] Guten Tag [Name], wir möchten Sie freundlich daran erinnern, dass die Rechnung [Nummer] über [Betrag] am [Datum] fällig war. Sie finden sie hier: [Link zur Rechnung]. Falls Sie bereits bezahlt haben, betrachten Sie diese Nachricht bitte als gegenstandslos. Mit freundlichen Grüßen Laura Gómez · Buchhaltung Acme
Dank an einen Kunden
Betreff: Danke für Ihr Vertrauen in Acme Guten Tag [Name], wir möchten uns herzlich für Ihre Bestellung bedanken. Wir hoffen, dass [Produkt] Ihnen gute Dienste leistet. Wenn Sie etwas brauchen, antworten Sie einfach auf diese E-Mail. Mit freundlichen Grüßen Laura Gómez
Terminbestätigung
Betreff: Ihr Termin am [Tag] ist bestätigt Guten Tag [Name], hiermit bestätige ich Ihren Termin am [Tag] um [Uhrzeit] in [Ort oder Link]. Falls Sie nicht kommen können, antworten Sie bitte auf diese E-Mail, dann finden wir einen anderen Termin. Bis bald Laura Gómez
Unterlagen anfordern
Betreff: Unterlagen für [Vorgang] Guten Tag [Name], um mit [Vorgang] weiterzumachen, benötige ich von Ihnen: - [Dokument 1] - [Dokument 2] Sie können die Dateien einfach als Antwort auf diese E-Mail senden. Vielen Dank. Mit freundlichen Grüßen Laura Gómez
Möchten Sie weitere Beispiele?
In unserer Vorlagengalerie finden Sie 500 kostenlose Texte für E-Mails, Support, Vertrieb und soziale Netzwerke. Sie können sie kopieren und als Gmail-Vorlagen speichern. Und wenn Sie Ihre E-Mails immer gleich abschließen möchten, sehen Sie sich an, wie Sie eine professionelle E-Mail-Signatur erstellen.
Die Grenzen der Gmail-Vorlagen
- Nur am Computer: Laut Google können Vorlagen nur in Gmail auf dem Computer aktiviert und verwendet werden. In der mobilen App gibt es sie nicht.
- Nur in Gmail: Wenn Sie auch in Outlook, LinkedIn, WhatsApp Web oder Ihrem Support-Tool schreiben, müssen Sie die Texte von Hand kopieren.
- Keine variablen Daten: Die Vorlage wird so eingefügt, wie sie ist. Sie fragt nicht nach dem Namen des Kunden und berechnet keine Daten; jede Lücke füllen Sie selbst.
- Mehrere Klicks jedes Mal: Dreipunkt-Menü → Vorlagen → in der Liste suchen. Bei vielen Vorlagen wird die Liste lang.
- Kein Teilen: Jede Person speichert ihre Vorlagen im eigenen Konto. Im Team muss jeder sie selbst anlegen.
- Kein Papierkorb: Wenn Sie eine Vorlage löschen, können Sie sie nicht zurückholen.
Wenn Gmail-Vorlagen nicht ausreichen
Für ein paar E-Mails, die sich nie ändern, sind Gmail-Vorlagen ideal: Sie sind kostenlos und schon vorhanden. Wenn Sie aber viele E-Mails am Tag beantworten oder auch außerhalb von Gmail schreiben, kann sich ein Textexpander lohnen.
Mit NexoPad, einer Browsererweiterung, tippen Sie ein kurzes Kürzel wie /angebot in den Text der E-Mail, und der vollständige Text erscheint. Ohne Menüs. Und die Lücken füllen sich mit Variablen von selbst:
{{first_name}}setzt den Vornamen der Person ein, wenn die Seite ihn anzeigt, zum Beispiel in einer Gmail-E-Mail, auf die Sie antworten.{{date:+3_days}}berechnet das Datum in 3 Tagen. Ideal für Fristen und Gültigkeitsdaten.{{input:Betrag}}fragt den Wert vor dem Einfügen ab und setzt ihn an die richtige Stelle.- Dasselbe Kürzel funktioniert auf jeder Website: Gmail, Outlook im Web, LinkedIn, WhatsApp Web oder Ihr CRM.
Ganz ehrlich: NexoPad muss installiert werden und Variablen gehören zum Pro-Tarif, während Gmail-Vorlagen nichts kosten. Sie können beides gleichzeitig nutzen, etwa Gmail-Vorlagen für automatische Antworten mit Filtern und NexoPad, um schneller zu schreiben.
Wenn Sie unsicher sind, lesen Sie unseren Vergleich von Gmail-Vorlagen und einem Textexpander und unsere Schritt-für-Schritt-Anleitung zu Textkürzeln in Gmail. Und wenn Ihr Problem zu viele E-Mails sind, beginnen Sie damit, Ihren Posteingang zu organisieren.
Häufige Fragen
Wo sind die Textbausteine in Gmail?
Sie heißen jetzt Vorlagen. Aktivieren Sie sie unter Einstellungen → Alle Einstellungen aufrufen → Erweitert → Vorlagen → Aktivieren. Danach finden Sie sie im Dreipunkt-Menü des Fensters „Neue Nachricht“.
Kann ich Vorlagen in der Gmail-App auf dem Smartphone nutzen?
Nein. Laut Google-Hilfe können Vorlagen nur in Gmail auf dem Computer aktiviert und verwendet werden.
Wie viele Vorlagen kann ich in Gmail erstellen?
Google nennt in seiner Hilfe keine Höchstzahl. Bei vielen Vorlagen wird die Liste aber lang und Sie finden die richtige schwerer, geben Sie ihnen also klare Namen.
Wie ändere ich eine Gmail-Vorlage?
Fügen Sie die Vorlage in eine neue E-Mail ein, ändern Sie den Text und gehen Sie zu Dreipunkt-Menü → Vorlagen → Entwurf als Vorlage speichern. Wählen Sie unter Vorlage überschreiben die Vorlage aus und klicken Sie auf Speichern.
Kann ich eine gelöschte Vorlage wiederherstellen?
Nein. Google weist darauf hin, dass gelöschte Vorlagen nicht wiederhergestellt werden können. Speichern Sie im Zweifel vorher eine Kopie des Textes.
Haben Gmail-Vorlagen Variablen wie den Namen des Kunden?
Nein. Der Text wird so eingefügt, wie er ist, und Sie ändern die Angaben von Hand. Wenn sie sich selbst ausfüllen sollen, können Sie einen Textexpander wie NexoPad mit Variablen wie {{first_name}} oder {{input:Name}} nutzen.
Kann ich meine Vorlagen mit meinem Team teilen?
Gmail bietet keine Option zum Teilen von Vorlagen: Jede Person speichert sie im eigenen Konto. Um Antworten im Team zu teilen, brauchen Sie ein anderes Tool, etwa NexoPad Teams.
Funktionieren sie in privatem Gmail und Google Workspace gleich?
Ja, die Schritte sind dieselben. Die Google Workspace-Anleitung beschreibt denselben Ablauf. Wenn Sie die Option in einem Arbeitskonto nicht sehen, wenden Sie sich an Ihren Administrator.
Veröffentlicht am 18. Oktober 20269 Min. Lesezeit
Kommunikation: Vorlagen, sofort einsatzbereit
Kopieren Sie sie oder fügen Sie sie zu NexoPad hinzu und tippen Sie sie mit einem Shortcut.
- Automatische Abwesenheitsnotiz
/abwesend - Um ein Meeting bitten
/termin - Zusammenfassung nach einem Meeting
/protokoll - Ein Meeting verschieben
/verschieben
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