Ein Notizblock für Support und Vertrieb: Kundendaten griffbereit, während Sie arbeiten
Sie sprechen jeden Tag mit vielen Kunden, und jeder erzählt Ihnen etwas anderes. Hier ist ein einfaches System, um alles festzuhalten und in Sekunden wiederzufinden, wenn der Kunde erneut schreibt oder anruft.
Wer im Support oder Vertrieb arbeitet, kennt das: Ein Kunde ruft wieder an, und Sie wissen nicht mehr, was Sie ihm zugesagt haben, welchen Tarif er hat oder mit wem er zuletzt gesprochen hat. Das CRM oder Ticketsystem speichert zwar den Verlauf, aber das eine wichtige Detail zwischen Dutzenden Nachrichten zu suchen, dauert – und der Kunde wartet.
Die Lösung ist nicht, mehr zu notieren, sondern besser: eine kurze Notiz pro Kunde, immer mit demselben Aufbau und immer mit dem nächsten Schritt. Wir zeigen Ihnen, wie das mit jedem Werkzeug klappt und wie Sie diese Notizen mit NexoPad per Tastenkürzel direkt auf der Ticketseite griffbereit haben.
Warum der CRM-Verlauf nicht reicht
Der Verlauf speichert alles – und genau das ist das Problem: Das Wichtige geht zwischen Begrüßungen, Weiterleitungen und automatischen Antworten unter. Wenn der Kunde anruft, brauchen Sie drei oder vier wichtige Fakten, nicht zwanzig Nachrichten zum Lesen.
Außerdem landet vieles, was zählt, gar nicht im Verlauf: was der Kunde am Telefon gesagt hat, die Sorge, die er nicht schriftlich äußern wollte, oder was Sie mündlich zugesagt haben. Wenn Sie es nicht sofort notieren, ist es weg. Deshalb lohnen sich eigene Notizen – kurz und so geschrieben, dass Sie sie in zehn Sekunden lesen können.
Was Sie zu jedem Kunden notieren
Sie müssen nicht viel schreiben. Mit diesen fünf Angaben haben Sie fast alles, um das Gespräch wieder aufzunehmen:
Wer es ist. Name der Person und des Unternehmens, dazu die Position, wenn sie für die Entscheidung wichtig ist.
Was der Kunde hat. Tarif, Produkt oder Anzahl der Lizenzen. So müssen Sie nicht jedes Mal nachsehen.
Was er wollte oder was ihn beschäftigt. In einem Satz, wenn möglich mit seinen Worten.
Was Sie zugesagt haben. Das wird am häufigsten vergessen – und ärgert Kunden am meisten, wenn es nicht passiert.
Nächster Schritt und Datum. Wer macht was bis wann. Ohne das ist die Notiz nicht viel wert.
Eine einfache Vorlage
Kopieren Sie diese Vorlage in jede neue Notiz und füllen Sie nur aus, was Sie wissen. Ein Beispiel:
Kunde: Laura Gómez, Brightline
Hat: 12 Lizenzen
Sorge: die Ersteinweisung des Teams
Zugesagt: Angebot schicken
Nächster Schritt: Angebot am Donnerstag schicken. Entscheidung bis Monatsende.
Ein System, das auch unter Zeitdruck funktioniert
Eine Notiz pro wichtigem Kunden
Sie brauchen nicht für jede Person, die schreibt, eine Notiz. Legen Sie eine für jeden Kunden oder Account an, mit dem Sie oft sprechen, und ergänzen Sie Neues darunter mit Datum. So steht alles zu diesem Kunden an einem Ort.
Im Gespräch notieren, danach ordnen
Schreiben Sie während des Gesprächs nur Stichworte – jetzt ist nicht die Zeit für ganze Sätze. Nach dem Auflegen übertragen Sie alles in einer Minute in die Vorlage. Mehr Ideen zum Mitschreiben finden Sie unter Besprechungsnotizen schreiben.
Immer den nächsten Schritt notieren
Auch wenn er nur „nichts, Antwort abwarten“ lautet. Eine Notiz, die mit einem klaren Schritt endet, sagt Ihnen beim nächsten Öffnen, was zu tun ist. Hat der Schritt ein Datum, fügen Sie eine Erinnerung hinzu.
Vor jedem Anruf kurz lesen
Dreißig Sekunden mit der Notiz vor dem Anruf verändern das Gespräch. Der Kunde merkt, dass Sie sich an das Gesagte erinnern, und muss nichts wiederholen.
Ihre Notizen im Ticket oder CRM mit NexoPad
Notieren, ohne das Ticket zu verlassen
Öffnen Sie die Seitenleiste und klicken Sie im Tab Notizen auf die Schnellnotiz (den blauen Blitz). Geben Sie einen Titel ein, etwa den Kundennamen, schreiben Sie ein paar Zeilen und klicken Sie auf Speichern. Sie bleiben auf derselben Seite, der Kunde bleibt am Telefon. Mehr Tipps unter schnelle Notizen in Chrome.
Im Notebook ordnen
Mit Alt+Q öffnen Sie das Notebook, eine ganze Seite für Ihre Notizen. Sie können Ordner anlegen, zum Beispiel einen pro Kundentyp, für die Vorlage Fett und Listen nutzen, Ihre aktivsten Accounts oben anheften und alle Notizen durchsuchen.
Mit Strg+K auf jeder Seite finden
Ob im Ticketsystem, im CRM oder in Gmail: Drücken Sie Strg+K (Cmd+K auf dem Mac). Über der Seite öffnet sich eine Suche – tippen Sie den Kundennamen ein und Sie sehen seine Notizen, Links und Kürzel. Mit Enter kopieren Sie die Notiz, öffnen den Link in einem neuen Tab oder fügen das Kürzel ein. Esc schließt die Suche.
Keine Nachfass-Aktion verpassen
Klicken Sie auf die Glocke der Notiz und wählen Sie, wann Sie erinnert werden möchten: einmalig oder wiederkehrend (Täglich, Wöchentlich oder Monatlich). Die Erinnerung erscheint direkt auf der Seite, auf der Sie gerade sind. Wenn es gerade nicht passt, klicken Sie auf Verschieben (15 Minuten, 1 Stunde oder morgen). Mit Hohe Priorität erinnert NexoPad Sie nach 3 Minuten erneut, wenn Sie nicht reagieren. Mehr dazu unter Erinnerungen in Chrome einrichten.
Wiederkehrende Antworten und Team-Notizen
Machen Sie aus Wiederholtem ein Kürzel. Wenn Sie jede Woche dasselbe erklären (die Garantie, wie man eine Rechnung bekommt, wie man das Passwort zurücksetzt), schreiben Sie es einmal in eine Notiz und geben ihr ein Kürzel, zum Beispiel /garantie. Tippen Sie es in ein beliebiges Textfeld, ersetzt NexoPad es durch den Text der Notiz. Fertige Beispiele finden Sie in den Vorlagen für den Kundenservice und den Vorlagen für Vertriebs-Follow-ups.
Teilen Sie Kundennotizen mit Ihrem Team. Mit dem Teams-Plan können Sie Notizen im Team-Tresor speichern, und Ihre Kollegen sehen dieselben Notizen zu jedem Kunden. Ruft ein Kunde an und Sie sind dran, wissen Sie, was ihm gesagt wurde. Mehr dazu unter Links mit dem Team teilen.
Häufige Fragen
Was sollte ich zu jedem Kunden notieren?
Wer es ist, welchen Tarif oder welches Produkt er hat, was er wollte oder was ihn beschäftigt, was Sie zugesagt haben und den nächsten Schritt mit Datum. Damit können Sie jedes Gespräch wieder aufnehmen.
Eine Notiz pro Kunde oder pro Anruf?
Besser eine pro Kunde oder Account, und jeden Anruf mit Datum darunter ergänzen. So steht alles zu diesem Kunden an einem Ort.
Kann ich meine Notizen von der Ticketseite aus suchen?
Ja. Drücken Sie mit NexoPad auf jeder Seite Strg+K (Cmd+K auf dem Mac), tippen Sie den Kundennamen ein und Sie sehen seine Notizen, Links und Kürzel.
Erinnert mich NexoPad an eine offene Nachfass-Aktion?
Ja. Fügen Sie der Notiz mit der Glocke eine Erinnerung hinzu, einmalig oder täglich, wöchentlich oder monatlich. Sie erscheint auf der Seite, auf der Sie gerade sind, und lässt sich verschieben.
Wie viele Notizen habe ich kostenlos?
Der kostenlose Plan umfasst bis zu 15 Notizen. Wenn Sie viele Kunden betreuen, bietet der Pro-Plan bis zu 1.000.
Veröffentlicht am 20. Oktober 20266 Min. Lesezeit
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