Roles y permisos dentro de Teams
Cada miembro del equipo tiene un rol que decide qué puede usar, crear, aprobar o administrar en la extensión y en el panel web.
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En NexoPad Teams hay cuatro roles: Propietario, Administrador, Editor y Lector. El rol solo afecta al espacio compartido del equipo. Tus atajos, notas y enlaces personales funcionan igual sea cual sea tu rol.
Entender los roles evita confusiones típicas: no poder publicar algo en el espacio del equipo, ver un contenido como solo lectura o no encontrar un atajo que sí existe en otro departamento.
Resumen de roles
| Rol | Qué puede hacer | Qué conviene recordar |
|---|---|---|
Propietario | Qué puede hacer Control total: roles, departamentos, marca, exportación, papelera y facturación. | Qué conviene recordar Solo hay uno por equipo. Puede ceder la propiedad, pero no cambiarse el rol a sí mismo. |
Administrador | Qué puede hacer Edita y borra cualquier contenido del equipo, aprueba aportes, invita empleados y ve las analíticas. | Qué conviene recordar Lo que guarda se publica sin revisión. Ve todos los departamentos. |
Editor | Qué puede hacer Usa el contenido del equipo y sugiere atajos y enlaces nuevos. | Qué conviene recordar Lo que guarda para el equipo puede quedar pendiente de aprobación. No edita lo ya publicado. |
Lector | Qué puede hacer Usa los atajos y enlaces del equipo y consulta la Bóveda Maestra. | Qué conviene recordar No crea ni modifica nada del equipo. Es el rol de quien se añade por correo desde el panel. |
Permisos en detalle
| Acción | Lector | Editor | Administrador | Propietario |
|---|---|---|---|---|
Usar atajos y enlaces del equipo | Lector Sí | Editor Sí | Administrador Sí | Propietario Sí |
Navegar por la Bóveda Maestra y sus carpetas | Lector Sí | Editor Sí | Administrador Sí | Propietario Sí |
Crear y sugerir contenido nuevo | Lector No | Editor Sí | Administrador Sí | Propietario Sí |
Mover elementos entre carpetas | Lector No | Editor Sí | Administrador Sí | Propietario Sí |
Editar contenido existente del equipo | Lector No | Editor No | Administrador Sí | Propietario Sí |
Aprobar o rechazar aportes | Lector No | Editor No | Administrador Sí | Propietario Sí |
Eliminar contenido y restaurar versiones o papelera | Lector No | Editor No | Administrador Sí | Propietario Sí |
Ver actividad, historial y analíticas | Lector No | Editor No | Administrador Sí | Propietario Sí |
Invitar empleados, enviar anuncios y crear variables | Lector No | Editor No | Administrador Sí | Propietario Sí |
Cambiar roles y gestionar departamentos | Lector No | Editor No | Administrador No | Propietario Sí |
Marca, exportar a CSV, vaciar papelera y facturación | Lector No | Editor No | Administrador No | Propietario Sí |
3Cómo asignar o cambiar un rol
Abre el panel de Teams y entra en Empleados
La sección Empleados solo aparece para Administradores y para el Propietario. Lectores y Editores entran directamente en la Bóveda Maestra.
Añade al empleado por su correo
La persona debe tener ya una cuenta de NexoPad con ese correo. Si no la encuentra, el panel muestra un aviso y no la añade. Al entrar, el empleado recibe el rol Lector y el departamento General.
Elige el nuevo rol en el desplegable
Cambiar roles es tarea del Propietario. En la fila del empleado se elige Lector, Editor o Admin. El cambio se guarda al momento y queda registrado en la Actividad del equipo.
- El Propietario aparece con una corona y su rol no se cambia desde este desplegable.
- Desde la misma fila puedes cambiar su departamento.
Comprueba el cambio en la extensión
La extensión lee el rol al iniciar sesión y al arrancar. Si el empleado no ve el cambio, que cierre sesión y vuelva a entrar o reinicie el navegador.
Ceder la propiedad no se puede deshacer
El Propietario puede transferir la propiedad a otro empleado. Al hacerlo, esa persona pasa a ser Propietario y el antiguo Propietario se queda como Administrador. Antes de confirmar, asegúrate de elegir a la persona correcta.
4Alcance entre departamentos
Cada empleado pertenece a un departamento. Al crear contenido para el equipo se puede indicar a qué departamento va dirigido o dejarlo para todos.
Cuando el aislamiento estricto está activado, Lectores y Editores solo ven el contenido de su propio departamento y el que va dirigido a todos. Administradores y Propietario siguen viendo el contenido de todos los departamentos.
Si algo no aparece, no asumas que se borró: puede estar fuera de tu alcance por departamento, o seguir pendiente de aprobación.
5Aprobaciones y aislamiento
- Flujo de aprobación: viene activado. Lo que guardan los Editores va a la bandeja de Aprobaciones y se marca como pendiente o en revisión. Si se apaga, lo que un Editor crea desde el panel web se publica directamente.
- Desde la extensión, lo que un Editor guarda o cambia en el espacio del equipo siempre queda pendiente hasta que alguien con permiso de aprobar lo revise.
- Si un Editor intenta borrar una nota del equipo desde el Notebook, no se borra: se envía como solicitud para que la revisen.
- Aislamiento estricto de departamentos: viene apagado. Al activarlo, cada empleado solo ve el contenido General y el de su departamento.
- Los dos interruptores están en la sección Roles y Permisos del panel de Teams.
6Si la licencia se pausa
Si el pago del plan Teams falla o la suscripción se cancela, el equipo queda en solo lectura para todos, también para Administradores y Propietario.
En la extensión aparece un aviso rojo de bóveda pausada y cada miembro funciona como Lector: puede seguir usando los atajos y enlaces existentes, pero no crear ni editar. El panel web de Teams muestra una pantalla para revisar la facturación en lugar del panel normal.
7Qué rol dar a cada persona
Agentes que solo usan respuestas
Lector. Insertan atajos y abren enlaces aprobados, sin riesgo de cambiar textos oficiales.
Personas que proponen mejoras
Editor. Pueden sugerir atajos nuevos, que un responsable revisa antes de que lleguen a todos.
Jefes de equipo o de departamento
Administrador. Aprueban aportes, corrigen textos, invitan empleados y ven las analíticas.
Quien paga y gobierna el espacio
Propietario. Controla roles, departamentos, marca, exportaciones y facturación.
Problemas frecuentes
| Qué pasa | Por qué | Qué hacer |
|---|---|---|
No puedo elegir el espacio del equipo al crear un atajo | Por qué Tu rol es Lector. | Qué hacer Pide a un Administrador o al Propietario que te cambie a Editor. |
Mi atajo aparece con la etiqueta de revisión | Por qué Eres Editor y está pendiente de aprobación. | Qué hacer Espera a que lo aprueben. Hasta entonces, el resto del equipo no lo recibe. |
No veo los botones de editar o borrar en un enlace del equipo | Por qué Solo Administradores y Propietario editan o borran contenido del equipo ya publicado. | Qué hacer Crea una versión nueva como sugerencia o pide el cambio a un Administrador. |
Un compañero ve un atajo que yo no veo | Por qué El aislamiento está activado y ese atajo va dirigido a otro departamento. | Qué hacer Pide que lo dirijan a todos o que te cambien de departamento. |
Lo que los roles no hacen
- No limitan tu espacio personal: tus atajos, notas y enlaces propios funcionan igual con cualquier rol.
- No se pueden crear roles a medida: solo existen los cuatro de esta página.
- Añadir a un empleado por correo no le da permisos de edición: entra como Lector y hay que subirle el rol si debe crear contenido.
9Preguntas frecuentes
¿Qué pasa con el contenido de un empleado al quitarlo del equipo?
Al quitar a alguien, el panel te deja elegir: pasar sus atajos y enlaces del equipo a otro miembro (por defecto, a ti) o eliminarlos. La acción queda registrada en la Actividad.
¿Un Administrador puede ver la facturación?
No. La facturación es exclusiva del Propietario.
¿El Propietario puede dejar de serlo?
Sí, transfiriendo la propiedad a otro empleado desde el panel de Teams. Él pasa a ser Administrador y el panel avisa de que la acción es irreversible.