Cómo funciona el workspace compartido de empresa
La Bóveda de Equipo reúne los atajos, notas y enlaces que usa toda la empresa, separados de tu bóveda personal y con permisos según tu rol.
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Cuando perteneces a un equipo de NexoPad Teams trabajas con dos bóvedas: tu Bóveda Personal, que es privada, y la Bóveda de Equipo, que comparte toda la empresa. Al crear un atajo, una nota o un enlace en la extensión eliges en cuál guardarlo.
Lo que está en la Bóveda de Equipo llega a la extensión de cada compañero. Quién puede crear, editar o borrar depende de su rol, y quién lo ve depende del departamento elegido como audiencia. En esta guía verás cómo funciona cada parte y qué hacer cuando algo no se comporta como esperas.
Qué se comparte en la Bóveda de Equipo
| Recurso | Se comparte | Detalle |
|---|---|---|
Atajos (snippets) | Se comparte Sí | Detalle Son notas con un comando. Todo el equipo puede insertarlos, incluidos los lectores. |
Notas | Se comparte Sí | Detalle Notas sin comando, útiles para guiones, procesos o información de consulta. |
Enlaces | Se comparte Sí | Detalle Enlaces del equipo con un nombre, una palabra clave opcional e instrucciones para quien los use. |
Variables de empresa | Se comparte Sí | Detalle Las crean el propietario o un administrador en los ajustes del equipo y se usan dentro de los atajos. |
Contenido personal | Se comparte No | Detalle Lo que guardas en tu Bóveda Personal sigue siendo privado aunque pertenezcas a un equipo. |
2Cómo guardar algo en la bóveda del equipo
Abre el editor en la extensión
Crea un atajo, una nota o un enlace como siempre. Si perteneces a un equipo, junto a la carpeta aparece el selector de bóveda con dos opciones: Personal y Equipo.
Elige «Equipo»
Al elegir Equipo aparece un segundo selector: la audiencia. Por defecto es «Visible para: Toda la empresa». También puedes elegir un departamento concreto, por ejemplo «Solo: Ventas».
Guarda o manda a revisión
Si eres propietario o administrador, el botón dice «Guardar» y el elemento se publica al momento. Si eres editor, el botón cambia a «Mandar a Revisión» y el elemento queda pendiente.
Espera la aprobación si eres editor
Mientras está pendiente verás la etiqueta «REVISIÓN» y un aviso de «Pendiente de Aprobación». Cuando el propietario o un administrador lo aprueba, se publica para el resto del equipo.
Ver cómo funcionan las aprobacionesAtención
Una vez que un elemento está en la Bóveda de Equipo, ya no se puede pasar a tu Bóveda Personal: el selector de bóveda queda bloqueado porque ese contenido pertenece a la empresa.
Qué puede hacer cada rol en la bóveda
| Acción | Lector | Editor | Administrador | Propietario |
|---|---|---|---|---|
Ver e insertar atajos y enlaces del equipo | Lector Sí | Editor Sí | Administrador Sí | Propietario Sí |
Crear o sugerir contenido nuevo | Lector No | Editor SíPasa por revisión | Administrador Sí | Propietario Sí |
Mover elementos entre carpetas en el panel | Lector No | Editor Sí | Administrador Sí | Propietario Sí |
Editar o borrar cualquier elemento | Lector No | Editor No | Administrador Sí | Propietario Sí |
Aprobar o rechazar lo que mandan los editores | Lector No | Editor No | Administrador Sí | Propietario Sí |
Renombrar carpetas del equipo | Lector No | Editor No | Administrador Sí | Propietario Sí |
Cambiar la audiencia de varios elementos a la vez | Lector No | Editor No | Administrador Sí | Propietario Sí |
Exportar toda la bóveda a CSV | Lector No | Editor No | Administrador No | Propietario Sí |
4Departamentos y audiencia
El propietario crea los departamentos de la empresa en los ajustes del equipo y asigna uno a cada miembro. Esos departamentos aparecen como opciones de audiencia al guardar en la Bóveda de Equipo.
Con la opción «Aislamiento Estricto de Departamentos» activada, cada empleado solo recibe en su extensión el contenido para toda la empresa y el de su propio departamento. Si está apagada, todos ven todo el contenido del equipo, sea cual sea la audiencia.
En la Bóveda Maestra del panel web, lectores y editores solo ven lo que es para toda la empresa (se muestra como «General») o para su departamento. Propietario y administradores ven el contenido de todos los departamentos.
5La Bóveda Maestra y las Carpetas del panel web
- La Bóveda Maestra muestra en una tabla todo el contenido aprobado del equipo: tipo, título o enlace, comando, carpeta, audiencia, número de usos, autor y hace cuánto se actualizó.
- Puedes buscar por título, comando o dirección del enlace, y filtrar por tipo (solo atajos, solo notas o solo enlaces), por carpeta y por departamento.
- Puedes ordenar por más recientes, más usados, orden alfabético o más antiguos. La tabla muestra 10 elementos por página.
- Propietario y administradores pueden marcar varios elementos y borrarlos o moverlos a otro departamento de una vez. Lo que se borra desaparece de las extensiones de todo el equipo.
- En Carpetas del Equipo el contenido se agrupa por carpeta, con el recuento de atajos, notas y enlaces de cada una. Los editores pueden mover elementos a otra carpeta; propietario y administradores también pueden renombrar carpetas (la carpeta General no se renombra).
- Importar Masivo acepta un archivo CSV con seis columnas: Tipo, Titulo, Contenido_URL, Comando, Departamento y Categoria. Si el tipo es «link» se crea un enlace; cualquier otro valor crea una nota. Es el mismo formato que genera la exportación.
6Casos de uso habituales
Respuestas de soporte iguales para todos
Guarda las respuestas de soporte como atajos de equipo con audiencia «Soporte». Cada agente las inserta con el mismo comando y, si alguien las mejora, el cambio llega a todos tras la aprobación.
Enlaces internos de un departamento
Guarda el CRM, los tableros o las carpetas compartidas como enlaces de equipo y añade instrucciones de uso para que nadie tenga que preguntar dónde está cada cosa.
Incorporar a una persona nueva
Al entrar en el equipo, su extensión recibe la bóveda compartida. Desde el primer día usa los mismos atajos y enlaces que el resto.
Cargar muchos elementos de una vez
Prepara una hoja de cálculo con las seis columnas del formato CSV y súbela con Importar Masivo. El propietario también puede exportar la bóveda, corregir el archivo y volver a importarlo.
7Qué pasa si la suscripción se pausa o te retiran del equipo
Si la suscripción Teams queda con un pago pendiente, impagada o cancelada, la bóveda pasa a solo lectura para todos. En la extensión aparece el aviso «Bóveda Pausada: Licencia Expirada (Solo Lectura)»: se puede seguir insertando el contenido, pero no crear ni modificar. El panel web muestra «Suscripción Pausada» con un botón para actualizar la facturación.
Si el propietario te retira del equipo, la extensión lo detecta en la siguiente comprobación de tu cuenta: borra del dispositivo las notas y enlaces de la Bóveda de Equipo y muestra el aviso «Acceso Revocado». Tus notas y enlaces personales se conservan.
Problemas frecuentes y cómo resolverlos
| Qué ves | Por qué pasa | Qué hacer |
|---|---|---|
La opción Equipo aparece como «Equipo (Solo Lectura)» y no se puede elegir | Por qué pasa Tu rol es Lector. | Qué hacer Pide al propietario que te cambie a Editor si necesitas aportar contenido. |
No puedes cambiar el texto de un atajo del equipo | Por qué pasa Eres lector o la suscripción está pausada. | Qué hacer Revisa tu rol o el aviso rojo de la extensión. Si es por la suscripción, el propietario debe actualizar la facturación. |
Tu atajo tiene la etiqueta «REVISIÓN» y tus compañeros no lo ven | Por qué pasa Eres editor y está pendiente de aprobación. | Qué hacer Espera a que el propietario o un administrador lo apruebe en Aprobaciones. |
Un compañero no ve un atajo que tú sí ves | Por qué pasa Tiene otra audiencia (otro departamento) y el aislamiento estricto está activado. | Qué hacer Cambia la audiencia a «Toda la empresa» o al departamento correcto. |
En el panel no aparece el botón Exportar CSV | Por qué pasa Solo el propietario puede exportar la bóveda. | Qué hacer Pídele la exportación al propietario. |
9Lo que la Bóveda de Equipo no hace
- No comparte tu Bóveda Personal: solo se comparte lo que guardas eligiendo Equipo.
- No permite sacar un elemento de la bóveda del equipo para pasarlo a tu bóveda personal.
- No deja que un editor publique directamente desde la extensión: lo que guarda en el equipo siempre se manda a revisión.
- No da permisos por persona: lo que cada uno puede hacer depende de su rol, y lo que ve, de su departamento.
- No cifra el contenido: notas, atajos y enlaces se guardan en texto normal en tu cuenta.
10Preguntas frecuentes
¿Mis compañeros ven mis notas personales?
No. Solo ven lo que guardas en la Bóveda de Equipo. Tu Bóveda Personal sigue siendo privada.
¿Puedo usar atajos del equipo si soy lector?
Sí. Los lectores pueden insertar atajos y abrir enlaces del equipo; lo que no pueden es crear ni modificar contenido compartido.
¿Quién aprueba lo que mando a revisión?
El propietario o cualquier administrador del equipo, desde la sección Aprobaciones del panel web. Pueden aprobarlo o rechazarlo.
¿Qué ve un empleado que no tiene departamento asignado?
Se le trata como del departamento General: con el aislamiento estricto activado, ve el contenido para toda la empresa.
¿Se puede publicar sin aprobación desde el panel web?
Sí, si el propietario o un administrador apaga el «Flujo de Aprobación» en Permisos. Entonces lo que un editor crea desde el panel web se publica al momento. Desde la extensión, lo que guarda un editor sigue pasando por revisión.
¿Qué pasa con la bóveda si dejo de pertenecer al equipo?
La extensión borra de tu dispositivo el contenido del equipo y te avisa. El contenido sigue en la bóveda de la empresa para el resto del equipo.
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