Cómo funcionan las aprobaciones y el estado pendiente
En Teams, compartir no siempre significa publicar de inmediato: depende del rol de quien guarda y de la configuración del equipo.
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Cuando un editor guarda un snippet, una nota o un enlace en la bóveda del equipo, ese contenido no se publica directamente: queda en estado pendiente y aparece en la bandeja de aprobación del panel web. Un administrador o el propietario decide si lo aprueba o lo rechaza.
Este control evita que un texto con errores o un enlace equivocado llegue a todo el equipo sin que nadie lo revise.
Quién envía y quién aprueba
| Rol | Al guardar en la bóveda del equipo | ¿Puede aprobar o rechazar? |
|---|---|---|
Propietario | Al guardar en la bóveda del equipo Se publica directamente. | ¿Puede aprobar o rechazar? Sí. |
Administrador | Al guardar en la bóveda del equipo Se publica directamente. | ¿Puede aprobar o rechazar? Sí. |
Editor | Al guardar en la bóveda del equipo Queda pendiente de revisión. El botón de guardar cambia a «Mandar a Revisión». | ¿Puede aprobar o rechazar? No. |
Lector | Al guardar en la bóveda del equipo No puede crear ni enviar contenido al equipo: solo usa lo que ya está publicado. | ¿Puede aprobar o rechazar? No. |
Todo lo que guardas en tu bóveda personal se guarda siempre al momento, sin revisión, sea cual sea tu rol. Las aprobaciones solo afectan al contenido que se guarda en la bóveda del equipo.
2Flujo típico
El editor crea o modifica contenido en la bóveda del equipo
Puede hacerlo desde el popup, desde el Notebook o desde el panel web. Puede ser un snippet con atajo, una nota o un enlace.
Al guardar, el contenido queda pendiente
En la extensión, el elemento muestra una etiqueta «REVISIÓN» y, al abrirlo, un aviso amarillo de «Pendiente de Aprobación». En el panel web aparece el mensaje «Sugerencia enviada a revisión».
La solicitud llega a la bandeja de aprobación
Los administradores y el propietario ven en el panel del equipo la sección «Aprobaciones» con un contador de pendientes. El resumen del panel también muestra la tarjeta «Solicitudes Pendientes».
Un administrador o el propietario aprueba o rechaza
Si lo aprueba, el contenido pasa a la Bóveda Maestra y se envía a las extensiones del equipo en la siguiente sincronización. Si lo rechaza, la sugerencia se elimina.
3Cómo revisar la bandeja de aprobación
Abre la bandeja
Desde la extensión: abre el menú, entra en «Panel Empresa» y presiona «Aprobaciones». También puedes ir al panel web del equipo y elegir «Aprobaciones» en el menú lateral. Esta opción solo aparece para administradores y propietario.
Revisa cada snippet o nota
En «Atajos y Snippets» ves el título, el atajo propuesto (o «Ninguno» si no tiene) y una vista previa del contenido.
Revisa cada enlace
En «Solicitudes de Enlaces Corporativos» ves el nombre, la dirección (puedes abrirla para comprobarla), las instrucciones que escribió el empleado, la audiencia, el comando y la carpeta.
Presiona «Aprobar» o «Rechazar»
«Rechazar» pide confirmación antes de eliminar la sugerencia. Cada aprobación y cada rechazo queda anotado en la sección «Actividad» del panel, con quién lo hizo.
4Ediciones y solicitudes de borrado
- Si un editor modifica un snippet o una nota del equipo y guarda el cambio desde la extensión, el elemento vuelve a quedar pendiente de revisión.
- En el panel web, un editor puede crear contenido nuevo para el equipo, pero no editar elementos que ya existen: los ve en modo solo lectura.
- En la lista de enlaces del popup, un editor solo puede copiar o abrir los enlaces del equipo; los botones de editar y borrar aparecen para administradores y propietario.
- En el Notebook, si un editor intenta borrar una nota del equipo, la nota no se borra: queda pendiente con «[SOLICITUD BORRADO]» delante del título y aparece el aviso «Solicitud enviada. El Owner deberá aprobar esta acción».
Consejo
Para atender una solicitud de borrado, ten en cuenta que «Rechazar» elimina el elemento definitivamente, que es lo que pidió el editor. Si decides conservarlo, apruébalo y quita «[SOLICITUD BORRADO]» del título.
5Activar o apagar las aprobaciones
En el panel del equipo, dentro de «Roles y Permisos», hay un interruptor llamado «Cadena de Mando (Flujo de Aprobación)». Viene activado. Si lo apagas, lo que los editores guardan desde el panel web se publica directamente, sin pasar por la bandeja. Pueden cambiarlo los administradores y el propietario.
Importante: ese interruptor se aplica a lo que se guarda desde el panel web. En la extensión, lo que un editor guarda en la bóveda del equipo siempre queda pendiente de revisión.
6Cómo se cruza esto con departamentos
Aprobar un elemento no lo hace visible para toda la empresa de forma automática. Cada elemento tiene una audiencia: un departamento concreto o «Toda la Empresa». En la bandeja puedes ver la audiencia de cada enlace antes de aprobarlo.
Si el propietario activa el aislamiento entre departamentos, cada empleado solo recibe el contenido de su departamento y el marcado para toda la empresa. Los administradores y el propietario ven todos los departamentos.
Problemas frecuentes y soluciones
| Qué pasa | Por qué | Qué hacer |
|---|---|---|
Mi snippet tiene la etiqueta «REVISIÓN» | Por qué Eres editor y lo guardaste en la bóveda del equipo. | Qué hacer Espera a que un administrador o el propietario lo apruebe. No se ha perdido. |
Edité un snippet ya aprobado y volvió a revisión | Por qué Cada cambio de un editor en contenido del equipo pasa otra vez por revisión. | Qué hacer Avisa a un administrador para que revise el cambio. |
No veo la sección «Aprobaciones» | Por qué Solo la ven administradores y propietario. | Qué hacer Pide al propietario que cambie tu rol si debes revisar contenido. |
Mi sugerencia desapareció | Por qué Probablemente la rechazaron: rechazar la elimina. | Qué hacer Consulta con tu administrador y vuelve a enviarla corregida. |
Nadie puede crear ni editar contenido del equipo | Por qué Si el equipo tiene un problema de pago, la extensión pasa a solo lectura para todos en la bóveda del equipo. | Qué hacer El propietario debe revisar la facturación. La bóveda personal sigue funcionando. |
8Lo que no hace el sistema de aprobaciones
- No revisa tu bóveda personal: ahí todo se guarda sin aprobación.
- No permite comentar ni pedir cambios desde la bandeja: solo hay «Aprobar» y «Rechazar».
- No guarda una copia de las sugerencias rechazadas: rechazar las elimina.
- No avisa al editor cuando su contenido se aprueba o se rechaza; la decisión queda anotada en «Actividad», que ven administradores y propietario.
Atención
Borrar o rechazar contenido compartido puede afectar a todo el equipo, y una sugerencia rechazada no se puede recuperar. Antes de hacerlo, confirma si estás en tu espacio personal o en la bóveda de la empresa.
10Preguntas frecuentes
¿Qué pasa con una sugerencia rechazada?
Se elimina definitivamente después de confirmar. No pasa por la papelera, así que el editor tendría que crearla de nuevo.
¿Cuándo reciben los demás el contenido aprobado?
Al aprobarlo, el contenido pasa a la Bóveda Maestra y las extensiones del equipo lo descargan en su siguiente sincronización.
¿Puedo desactivar las aprobaciones?
Desde «Roles y Permisos» puedes apagar el flujo de aprobación para lo que se guarda en el panel web. Lo que un editor guarda desde la extensión en la bóveda del equipo sigue quedando pendiente.
¿Dónde veo quién aprobó o rechazó algo?
En la sección «Actividad» del panel del equipo, donde cada aprobación y rechazo queda registrado con la cuenta que lo hizo.