Aprobaciones, ajustes, analíticas y gobierno del equipo
Lo que el Propietario y los Admin pueden configurar en el panel de Teams, quién puede hacer cada cosa y cómo resolver los problemas habituales.
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Aquí se decide si lo que crean los Editores necesita revisión, qué departamentos existen, qué datos comunes usan los atajos de la empresa y qué avisos ven los empleados en su extensión.
También es donde se mide el uso del equipo y se corrigen errores con el registro de actividad, la papelera corporativa y el historial de versiones.
Quién puede hacer cada cosa
| Acción | Propietario | Admin |
|---|---|---|
Cambiar las políticas de aprobación y aislamiento | Propietario Sí | Admin Sí |
Crear variables y usar el megáfono | Propietario Sí | Admin Sí |
Ver analíticas y actividad, restaurar contenido | Propietario Sí | Admin Sí |
Cambiar logo, color y departamentos | Propietario Sí | Admin No |
Vaciar la papelera, purgar el historial, exportar la bóveda | Propietario Sí | Admin No |
Transferir la propiedad | Propietario Sí | Admin No |
2Aprobaciones y aislamiento por departamentos
En Roles y Permisos hay dos interruptores que afectan a la extensión de todos los empleados.
Cadena de Mando viene activada: lo que crean o editan los Editores queda pendiente en la bandeja de Aprobaciones hasta que el Propietario o un Admin lo aprueba o lo rechaza. Si la apagas, los Editores publican al momento.
Aislamiento estricto viene apagado. Al encenderlo, cada empleado solo ve el contenido de toda la empresa y el de su departamento. El Propietario y los Admin siguen viéndolo todo.
3Qué hay en Configuración
- Marca: dirección del logo (PNG o JPG) y color principal.
- Estructura de la empresa: los departamentos que aparecen como audiencia al crear atajos y enlaces.
- Variables globales y megáfono corporativo.
- Zona de peligro: traspaso de propiedad, visible solo para el Propietario.
4Departamentos
- Un equipo nuevo parte de General, Ventas, Soporte y Marketing. No se admiten nombres repetidos, aunque cambien las mayúsculas.
- Al renombrar un área, el cambio llega también a sus empleados y a los atajos, notas y enlaces dirigidos a ella.
- General no se puede borrar. Al eliminar otra área, su contenido no se reasigna solo: muévelo antes desde la Bóveda Maestra con Mover de departamento.
5Variables de empresa
Guardan un dato común, como un teléfono o una tarifa. El nombre solo admite minúsculas sin tildes, números y guion bajo, y no puede repetirse.
En el atajo se escriben con una sola llave, por ejemplo {telefono}, y la extensión pone el valor actual al insertar. Si cambias el valor, todos los atajos usan el nuevo. Si borras la variable, los atajos insertarán el texto entre llaves tal cual.
6Enviar un aviso con el megáfono
Escribe el mensaje y elige las opciones
- Color: rojo, azul o verde.
- Destino: toda la empresa o un solo departamento.
- Enlace opcional, que debe empezar por http o https.
- Apagado automático: nunca, 1, 24 o 48 horas.
Presiona Guardar y Transmitir
Los destinatarios ven una franja con el mensaje en la extensión y un 1 rojo en el icono. Al presionar Entendido, se les oculta.
Comprueba quién lo ha leído
El panel lista quién lo leyó y quién falta. Cada nueva transmisión pone el contador a cero. Apagar lo retira al momento.
7Analíticas y ahorro estimado
Muestra tiempo recuperado, dinero ahorrado estimado, inserciones totales y adopción, una gráfica por 7 días, 30 días o 1 año, el empleado del mes y una tabla por miembro con usos, aportes y eficiencia.
El tiempo se calcula con unos 250 caracteres insertados por minuto, y el dinero a unos 25 dólares por hora. La adopción es el porcentaje de miembros que han usado o aportado algo. Con menos de 50 usos reales, la gráfica muestra datos de ejemplo (modo demo).
Auditoría, papelera e historial
| Herramienta | Qué guarda | Acciones |
|---|---|---|
Actividad | Qué guarda Altas, ediciones, aprobaciones, importaciones, exportaciones, cambios de rol, variables y ajustes, con autor y fecha. Muestra las 50 últimas. | Acciones Consultar quién hizo cada cambio. |
Papelera | Qué guarda Atajos y notas del equipo borrados, con su comando y fecha. | Acciones Restaurar o destruir uno a uno. Vaciarla: solo el Propietario. |
Historial | Qué guarda Una copia cada vez que se guarda la edición de un atajo desde el panel. Dura 15 días. | Acciones Restaurar una versión. Purgarlo todo: solo el Propietario. |
9Transferir la propiedad
En la Zona de Peligro, el Propietario elige a otro miembro y presiona Ceder Propiedad. Esa persona pasa a ser Propietario y tú quedas como Admin. Solo el nuevo Propietario podría devolvértela.
Atención
Vaciar la papelera, destruir un elemento, purgar el historial y transferir la propiedad no se pueden deshacer. Comprueba antes que estás en el equipo correcto.
10Problemas frecuentes
Sin permisos para esta configuración
Tu rol no lo permite. Un Admin no puede cambiar la marca ni los departamentos: pídeselo al Propietario.
Un empleado no ve un atajo
Con el aislamiento activo solo ve lo de su departamento y lo de toda la empresa. Revisa la audiencia o si está pendiente de aprobación.
Alguien no ve el megáfono
Puede ir a otro departamento, haber caducado o que esa persona ya presionara Entendido.
Aparece "Suscripción Pausada"
El plan está impagado o cancelado y las extensiones pasan a solo lectura. Actualiza la facturación.
11Lo que no hace
- El megáfono no envía correos: solo se ve en la extensión.
- La papelera y el historial no guardan enlaces.
- Restaurar desde la papelera no recupera la audiencia original del atajo.
- El megáfono y el vaciado de la papelera no quedan en el registro de actividad.
- Las analíticas no se descargan como informe.
12Preguntas frecuentes
Si apago las aprobaciones, ¿qué pasa con lo pendiente?
Lo nuevo se publica directamente, pero lo que ya estaba en la bandeja sigue ahí hasta que alguien lo apruebe o rechace.
¿En qué se diferencian de las variables de la extensión?
Las de empresa usan una sola llave, como {tarifa}, y las define un Admin para todos. Las de la extensión usan doble llave.
¿Puedo programar un aviso del megáfono?
No. Se publica al presionar Guardar y Transmitir, aunque puede apagarse solo a las 1, 24 o 48 horas.
¿El dinero ahorrado es exacto?
No. Es una estimación útil para ver la tendencia, no un dato contable.
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