Mit KI schneller auf E-Mails antworten
Die KI muss nicht für Sie schreiben: Sie kann einen ersten Entwurf liefern, den Ton anpassen oder einen langen Verlauf zusammenfassen. So nutzen Sie sie, ohne zwischen Tabs zu kopieren.
E-Mails zu beantworten gehört zu den Aufgaben, die am meisten Zeit kosten. Künstliche Intelligenz kann dabei sehr helfen – aber wenn Sie die E-Mail kopieren, einen anderen Tab öffnen, sie in einen Chat einfügen, warten und die Antwort zurückkopieren müssen, sparen Sie nur die Hälfte der Zeit.
In diesem Leitfaden lernen Sie drei praktische Wege kennen, mit KI direkt auf der Seite zu antworten, auf der Sie gerade sind – mit echten Beispielen aus NexoPad und Tipps, damit Ihre Nachrichten nach Ihnen klingen und fehlerfrei sind.
Wofür KI beim Beantworten von E-Mails nützlich ist
- Einen ersten Entwurf erstellen – aus der erhaltenen E-Mail und dem, was Sie sagen möchten.
- Den Ton ändern: eine knappe Antwort freundlicher oder eine Kundennachricht formeller machen.
- Kürzen, wenn ein Text zu lang geraten ist.
- Zusammenfassen eines langen Verlaufs, bevor Sie antworten.
- Übersetzen einer E-Mail in einer anderen Sprache – oder Ihrer Antwort.
1. Die Antwort aus der erhaltenen E-Mail entwerfen
Mit NexoPad markieren Sie den Text der erhaltenen E-Mail und klicken auf das Blitz-Symbol, das daneben erscheint. Es öffnet sich ein Fenster mit Schnellaktionen (Korrigieren, Formal, Mildern, Kürzen, Zusammenfassen, Übersetzen …) und der Option Anweisung, mit der Sie in eigenen Worten sagen, was Sie möchten.
Zum Beispiel: „Schreib eine kurze, freundliche Antwort: Die Schlüssel kommen heute vor 18 Uhr an.“ Die KI berücksichtigt die markierte E-Mail und liefert Ihnen die Antwort, fertig zum Kopieren.
2. Den Ton Ihres eigenen Entwurfs verbessern
Oft wissen Sie schon, was Sie sagen wollen, aber es klingt zu knapp oder gehetzt. Schreiben Sie Ihren Entwurf in das Antwortfeld, markieren Sie ihn und klicken Sie auf Mildern oder Formal. Da Sie sich in einem Textfeld befinden, ersetzt NexoPad Ihren Entwurf direkt durch die verbesserte Version.
Gefällt sie Ihnen nicht, klicken Sie auf Rückgängig, um Ihren ursprünglichen Text wiederherzustellen, oder fordern Sie eine andere Version an.
3. Eine vollständige E-Mail in der Seitenleiste anfordern
Für E-Mails, die Sie von Grund auf neu schreiben, öffnen Sie die NexoPad-Seitenleiste, wechseln zum Tab KI und nutzen den Modus Chat. Bitten Sie zum Beispiel um eine E-Mail, die sich für eine verspätete Bestellung entschuldigt. Fordern Sie dann im selben Gespräch Änderungen an: kürzer, ohne Entschädigung, auf Spanisch …
Die Seitenleiste befindet sich neben der Seite, sodass Sie die Antwort kopieren und in Ihre E-Mail einfügen können, ohne den Tab zu wechseln.
Bewährte Vorgehensweisen beim Beantworten von E-Mails mit KI
- Lesen Sie die Antwort immer, bevor Sie sie senden. Die KI kann Fakten, Daten oder Versprechen erfinden, die Sie nicht halten können.
- Geben Sie die wichtigste Information in Ihrer Anweisung an (Datum, Preis, Lösung). Je konkreter Sie sind, desto weniger müssen Sie korrigieren.
- Füllen Sie Lücken wie [Kundenname] oder [Datum] aus, die sie in der Antwort lässt.
- Fügen Sie keine sensiblen Daten wie Passwörter oder Bankdaten in ein KI-Tool ein.
- Speichern Sie bewährte Antworten als Vorlagen. Für Antworten, die Sie täglich senden, ist eine Support-Vorlage schneller und immer einheitlich.
Häufig gestellte Fragen
Funktioniert das in Gmail und Outlook?
Ja. Es funktioniert in jedem E-Mail-Dienst, den Sie im Browser öffnen, etwa Gmail oder Outlook im Web, sowie in Ihrem CRM oder Helpdesk.
Brauche ich ein kostenpflichtiges KI-Abo?
Sie benötigen einen Schlüssel eines KI-Anbieters. Einige Anbieter bieten eine begrenzte kostenlose Nutzung; die Kosten hängen vom gewählten Anbieter ab.
Sendet die KI die E-Mail für mich?
Nein. Die KI schlägt nur den Text vor. Sie prüfen ihn, ändern ihn bei Bedarf und entscheiden, wann Sie ihn senden.
Ist KI besser als Vorlagen?
Beides ergänzt sich. Vorlagen sind ideal für Antworten, die Sie immer gleich senden; KI eignet sich für einmalige E-Mails oder um den Ton anzupassen.
Veröffentlicht am 11. Oktober 20266 Min. Lesezeit
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