Rappels de rendez-vous par WhatsApp et e-mail
Un court message la veille réduit fortement les rendez-vous manqués. Voici quand l'envoyer, quoi y inclure et des messages prêts à l'emploi.
Chaque rendez-vous manqué par un client, c'est un créneau perdu dans votre agenda. C'est rarement de la mauvaise foi : il a simplement oublié. Un rappel envoyé au bon moment évite la plupart de ces cas.
Voici quand l'envoyer, ce qu'il doit contenir et six messages pour les cliniques, cabinets, salons, garages et toute activité qui fonctionne sur rendez-vous.
Quand envoyer le rappel
La pratique la plus courante consiste à l'envoyer 24 à 48 heures avant le rendez-vous : assez tôt pour que le client puisse vous prévenir s'il ne peut pas venir, et assez près pour qu'il ne l'oublie pas.
Pour les rendez-vous pris longtemps à l'avance, vous pouvez aussi envoyer une confirmation au moment de la réservation, puis un second rappel la veille.
Quoi inclure dans un rappel de rendez-vous
- Le nom du client et le nom de votre entreprise.
- Le jour et l'heure, sans ambiguïté : « mardi 14 à 10 h 30 ».
- Le type de prestation et l'adresse.
- Comment annuler ou déplacer le rendez-vous, simplement.
- Ce qu'il faut apporter, si besoin (documents, venir à jeun, etc.).
6 messages de rappel de rendez-vous
1. Clinique ou cabinet
Bonjour [nom] ! Petit rappel de votre rendez-vous [prestation] le [jour] à [heure] au [adresse]. Si vous ne pouvez pas venir, répondez à ce message et nous vous trouverons un autre créneau.
2. Salon ou spa
Bonjour [nom] ! 💇 Nous vous attendons demain à [heure] pour votre [prestation]. Si vous devez décaler, prévenez-nous simplement ici. À demain !
3. Avec confirmation
Bonjour [nom], petit rappel de votre rendez-vous le [jour] à [heure]. Répondez OUI pour confirmer ou NON si vous devez le modifier. Merci !
4. Avec instructions
Bonjour [nom], votre rendez-vous est le [jour] à [heure]. Pensez à apporter [documents] et à arriver 10 minutes en avance. Pour toute question, écrivez-nous.
5. Par e-mail
Objet : Rappel : votre rendez-vous du [jour] Bonjour [nom], Nous vous rappelons votre rendez-vous [prestation] le [jour] à [heure] au [adresse]. Si vous devez le modifier, répondez à cet e-mail ou appelez-nous au [téléphone].
6. Après un rendez-vous manqué
Bonjour [nom], nous ne vous avons pas vu à votre rendez-vous aujourd'hui. Souhaitez-vous que nous vous trouvions un autre jour ? Répondez simplement et nous nous en occupons.
Réponses rapides de WhatsApp Business
Si vous utilisez l'application WhatsApp Business, vous pouvez enregistrer jusqu'à 50 réponses rapides depuis les Outils professionnels et les utiliser en tapant / dans la discussion. Elle propose aussi des messages d'accueil et d'absence.
N'oubliez pas que la politique de WhatsApp Business ne vous autorise à écrire qu'aux personnes qui vous ont donné leur numéro et leur accord pour recevoir des messages.
Envoyez-les en quelques secondes depuis le navigateur
Si vous gérez vos rendez-vous sur ordinateur (dans WhatsApp Web, votre messagerie ou votre logiciel de réservation), NexoPad vous permet d'enregistrer le rappel avec un raccourci comme /appt et des variables pour le nom, le jour, l'heure et le type de prestation.
Quand vous tapez le raccourci, NexoPad vous demande ces informations et rédige le message complet. Les mêmes modèles fonctionnent sur n'importe quel site, pas seulement sur WhatsApp.
Questions fréquentes
WhatsApp ou e-mail : quel canal choisir pour les rappels de rendez-vous ?
Cela dépend de vos clients. WhatsApp est lu plus rapidement ; l'e-mail convient mieux si vous devez envoyer de longues instructions ou des documents.
Ai-je besoin de l'accord du client pour lui écrire sur WhatsApp ?
Oui. La politique de WhatsApp Business exige que le client vous ait donné son numéro et son accord pour recevoir des messages.
Combien de rappels faut-il envoyer ?
En général un seul, 24 à 48 heures avant. Pour les rendez-vous pris longtemps à l'avance, ajoutez une confirmation au moment de la réservation.
Et si le client demande à déplacer son rendez-vous ?
Préparez aussi une réponse pour ce cas. Vous trouverez d'autres idées dans notre guide des réponses rapides dans WhatsApp Web.
Publié le 11 octobre 20266 min de lecture
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