Automatische Nachrichten in WhatsApp Business: Einrichtung und 36 Beispiele
Begrüßungsnachricht, Abwesenheitsnachricht und Schnellantworten Schritt für Schritt auf Android und iPhone, mit Beispielen zum Kopieren für Shops, Restaurants, Praxen, Salons, Selbstständige und Immobilienmakler.
Wenn Ihnen ein Kunde auf WhatsApp schreibt, erwartet er eine schnelle Antwort. Aber Sie können nicht immer sofort antworten: Sie sind bei einem Kunden, es ist spät abends oder Sie sind im Urlaub.
Die App WhatsApp Business bringt dafür drei kostenlose Werkzeuge mit: die Begrüßungsnachricht, die Abwesenheitsnachricht und Schnellantworten. Hier erfahren Sie, wofür jedes Werkzeug gedacht ist, wie Sie es einrichten, und Sie finden 36 Nachrichten zum Kopieren und Anpassen.
Die kurze Antwort
Öffnen Sie in der App WhatsApp Business den Tools-Tab. Dort finden Sie die Begrüßungsnachricht (geht automatisch raus, wenn Ihnen jemand zum ersten Mal oder nach 14 Tagen Funkstille schreibt), die Abwesenheitsnachricht (geht automatisch raus, wenn Sie nicht erreichbar sind) und Schnellantworten (gespeicherte Texte, die Sie selbst mit / einfügen).
Die ersten beiden laufen automatisch. Schnellantworten nicht: Sie sparen sich das Tippen, aber senden müssen Sie selbst.
Unterschiede zwischen Begrüßungsnachricht, Abwesenheitsnachricht und Schnellantworten
| Begrüßungsnachricht | Abwesenheitsnachricht | Schnellantworten | |
|---|---|---|---|
| Automatisch? | Ja | Ja | Nein, Sie senden sie |
| Wann wird sie genutzt? | Bei der ersten Nachricht eines Kunden oder wenn er nach 14 Tagen Inaktivität im Chat wieder schreibt | Wenn Ihnen jemand schreibt und Sie geschlossen, beschäftigt oder im Urlaub sind | Wann Sie wollen, in jedem Chat |
| Wie viele sind möglich? | Eine | Eine | Bis zu 50 |
| Lässt sie sich planen? | Nein, sie ist an oder aus | Ja: immer, eigener Zeitplan oder außerhalb der Geschäftszeiten | Entfällt |
| Wer bekommt sie? | Alle, alle außer Ihren Kontakten, alle außer bestimmten Personen oder nur bestimmte Personen | Dieselben Optionen wie bei der Begrüßung | Der Chat, in den Sie sie einfügen |
| Ideal für | Begrüßen, Ihr Unternehmen vorstellen und Erwartungen setzen | Öffnungszeiten nennen und sagen, wann Sie antworten | Preise, Versand, Termine und wiederkehrende Fragen |
Alle diese Angaben stammen aus dem offiziellen WhatsApp-Hilfebereich: Begrüßungsnachrichten, Abwesenheitsnachrichten und Schnellantworten.
Bevor Sie starten
- Nutzen Sie die App WhatsApp Business, nicht das normale WhatsApp. Diese Werkzeuge gibt es nur in der Business-Version.
- Aktualisieren Sie die App. Die Optionen liegen im Tools-Tab. Wenn Sie ihn nicht sehen oder die Menüs anders heißen, installieren Sie die neueste Version.
- Füllen Sie Ihr Unternehmensprofil aus, vor allem die Geschäftszeiten. Ohne Geschäftszeiten gibt es bei der Abwesenheitsnachricht die Option „Außerhalb der Geschäftszeiten“ nicht. Mit vollständigem Profil erstellt die App außerdem Schnellantworten mit Ihrer Adresse und Ihren Öffnungszeiten.
- Das Handy braucht Internet. Laut WhatsApp muss das Gerät eine aktive Internetverbindung haben, um Begrüßungs- und Abwesenheitsnachrichten zu senden.
- Wenn Sie Metas KI-Assistenten nutzen (Meta Business Agent, nur in einigen Ländern verfügbar), werden Begrüßungs- und Abwesenheitsnachrichten automatisch deaktiviert. WhatsApp erklärt das hier.
So richten Sie die Begrüßungsnachricht ein
Tools > Begrüßungsnachricht öffnen
Gehen Sie in der App WhatsApp Business auf den Tools-Tab und tippen Sie auf Begrüßungsnachricht.
„Begrüßungsnachricht senden“ aktivieren
Danach bekommt jeder Kunde, der Ihnen zum ersten Mal schreibt oder nach 14 Tagen Inaktivität im Chat zurückkommt, die Nachricht.
Nachricht schreiben
Auf Android tippen Sie auf die Nachricht, bearbeiten sie und tippen auf OK. Auf dem iPhone tippen Sie unter Nachricht auf den Text, bearbeiten ihn und tippen auf Speichern. Weiter unten finden Sie Beispiele zum Kopieren.
Empfänger wählen
Tippen Sie auf „Empfänger*innen“ und wählen Sie eine Option:
- Alle: jede Person, die Ihnen schreibt.
- Meine Kontakte ausschließen: praktisch, damit Freunde oder Lieferanten nicht wie Kunden begrüßt werden.
- Alle außer …: alle außer den Personen, die Sie auswählen.
- Nur senden an …: nur an die Kontakte, die Sie auswählen.
Speichern
Tippen Sie auf Speichern. Zum Testen bitten Sie jemanden, der Ihnen in den letzten 14 Tagen nicht geschrieben hat, Ihnen eine Nachricht zu senden.
Offizielle Hilfe: BegrüßungsnachrichtenSo richten Sie die Abwesenheitsnachricht ein
Tools > Abwesenheitsnachricht öffnen
Tippen Sie im Tools-Tab auf Abwesenheitsnachricht und aktivieren Sie das Senden der Abwesenheitsnachricht.
Nachricht schreiben
Wie bei der Begrüßung: Auf Android tippen Sie auf die Nachricht und dann auf OK; auf dem iPhone bearbeiten Sie sie unter Nachricht und tippen auf Speichern.
Festlegen, wann sie gesendet wird
Tippen Sie auf Zeitplan und wählen Sie eine dieser Optionen:
- Immer senden: wird jederzeit gesendet. Praktisch im Urlaub.
- Eigener Zeitplan: nur im festgelegten Zeitraum, zum Beispiel vom 1. bis 15. August.
- Außerhalb der Geschäftszeiten: wird nur gesendet, wenn Ihr Geschäft geschlossen ist. Die Option erscheint nur, wenn Sie Ihre Geschäftszeiten im Unternehmensprofil eingetragen haben.
Empfänger wählen
Tippen Sie auf „Empfänger*innen“. Die Optionen sind dieselben wie bei der Begrüßung: alle, alle außer Ihren Kontakten, alle außer bestimmten Personen oder nur bestimmte Personen.
Speichern
Tippen Sie auf Speichern. Ab jetzt bekommt jeder, der Ihnen in diesem Zeitraum schreibt, sofort den Hinweis.
Offizielle Hilfe: AbwesenheitsnachrichtenSo erstellen und nutzen Sie Schnellantworten
Tools > Schnellantworten öffnen
Gehen Sie auf den Tools-Tab, tippen Sie auf Schnellantworten und dann auf die Schaltfläche, um eine neue hinzuzufügen.
Nachricht schreiben
Tippen Sie auf Nachricht und geben Sie den Text ein. Auf dem Handy können Sie auch ein Bild oder Video hinzufügen. WhatsApp weist aber darauf hin, dass Schnellantworten in WhatsApp Web und in der Desktop-App keine Mediendateien unterstützen.
Kürzel festlegen
Tippen Sie auf Shortcut und geben Sie ein kurzes Wort ein, zum Beispiel /versand. Beachten Sie die Regeln von WhatsApp:
- Es beginnt immer mit
/. - Höchstens 25 Zeichen, ohne Leerzeichen.
- Sie können bis zu drei Stichwörter hinzufügen, jeweils höchstens 15 Zeichen, nur Buchstaben und Zahlen.
Speichern
Tippen Sie auf Speichern. Sie können bis zu 50 Schnellantworten speichern.
Im Chat verwenden
Tippen Sie in einem beliebigen Chat / in das Nachrichtenfeld und wählen Sie die Antwort. Der Text erscheint im Feld, und Sie können vor dem Senden alles ändern. Sie finden sie auch im Anhangmenü unter Schnellantworten.
Beispiele für Shops und Onlinehandel
Begrüßung
Hallo! 👋 Danke für Ihre Nachricht an [Name des Unternehmens]. Hier ist unser Katalog: [Link]. Sagen Sie uns, was Sie suchen, wir helfen gern. Wir antworten [Zeiten].
Abwesenheit
Hallo! Wir sind gerade nicht online. Unsere Zeiten: [Zeiten]. Geht es um eine Bestellung, schicken Sie uns die Nummer und wir melden uns, sobald wir zurück sind.
/versand: Lieferzeit und Kosten
Wir liefern nach [Gebiete]. Die Bestellung kommt in [Dauer] Werktagen an, der Versand kostet [Preis]. Ab [Betrag] ist der Versand kostenlos.
/bestellung: Wo ist meine Bestellung?
Um Ihre Bestellung zu prüfen, schicken Sie uns bitte die Nummer aus der Bestätigungs-E-Mail. Wir schauen nach und sagen Ihnen, wo sie gerade ist.
/retoure: Umtausch
Sie haben [Tage] Tage Zeit, einen Artikel umzutauschen oder zurückzugeben. Schicken Sie uns Ihre Bestellnummer und den Grund, dann senden wir Ihnen die nächsten Schritte.
/zahlung: Zahlungsarten
Sie können mit [Zahlungsarten] bezahlen. Wenn Sie lieber überweisen, schicken wir Ihnen die Bankdaten hier.
Beispiele für Restaurants und Cafés
Begrüßung
Hallo und willkommen bei [Name des Unternehmens] 🍽️ Unsere Speisekarte finden Sie hier: [Link]. Möchten Sie einen Tisch reservieren oder etwas zum Mitnehmen bestellen?
Abwesenheit
Wir haben gerade geschlossen. Wir öffnen [Zeiten]. Für eine Reservierung nennen Sie uns Tag, Uhrzeit und Personenzahl, wir bestätigen, sobald wir öffnen.
/reservierung: Angaben erfragen
Sehr gern! Für die Reservierung brauchen wir Tag, Uhrzeit, Personenzahl und einen Namen. Gibt es Allergien, die wir kennen sollten?
/lieferung: Lieferservice
Wir liefern nach [Gebiete], [Zeiten]. Der Mindestbestellwert liegt bei [Betrag]. Sie können hier oder über [Link] bestellen.
/bestaetigt: Reservierung bestätigt
Ihre Reservierung ist bestätigt: [Tag] um [Uhrzeit], für [Personen] Personen. Falls Sie doch nicht kommen können, sagen Sie uns bitte hier Bescheid.
Beispiele für Arztpraxen und Therapiepraxen
Begrüßung
Guten Tag und danke, dass Sie [Name des Unternehmens] kontaktieren. Für einen Termin nennen Sie uns bitte Ihren Namen und passende Tage. In Notfällen rufen Sie bitte [Telefon] an.
Abwesenheit
Die Praxis ist gerade geschlossen. Unsere Zeiten: [Zeiten]. Wir antworten, sobald wir öffnen. In Notfällen rufen Sie bitte [Telefon] an.
/termin: Termin anbieten
Wir hätten am [Tag] um [Uhrzeit] einen Termin bei [Behandler] frei. Sollen wir ihn für Sie reservieren?
/erinnerung: Termin
Wir erinnern Sie an Ihren Termin am [Tag] um [Uhrzeit] in [Adresse]. Wenn Sie ihn verschieben müssen, sagen Sie bitte [Stunden] Stunden vorher Bescheid.
/vorher: Was mitbringen?
Bitte bringen Sie zu Ihrem Termin [Unterlagen] mit und kommen Sie 10 Minuten früher. Bei Fragen schreiben Sie uns gern hier.
Beispiele für Friseursalons und Kosmetikstudios
Begrüßung
Hallo! 💇 Danke für Ihre Nachricht an [Name des Unternehmens]. Sagen Sie uns, welche Behandlung Sie möchten und welcher Tag Ihnen passt, dann suchen wir einen Termin.
Abwesenheit
Hallo! Wir sind gerade mit Kunden beschäftigt und können nicht aufs Handy schauen. Wir antworten, sobald wir fertig sind. Öffnungszeiten: [Zeiten].
/preise: Preisliste
Hier ist unsere Preisliste: [Link]. Wenn Sie Fragen zu einer Behandlung haben, fragen Sie gern.
/absage: Stornierung
Wenn Sie nicht kommen können, sagen Sie bitte [Stunden] Stunden vorher ab, damit wir den Termin weitergeben können. Vielen Dank!
/danke: nach dem Besuch
Danke für Ihren Besuch! Wir hoffen, das Ergebnis gefällt Ihnen. Wenn Sie möchten, können Sie uns hier eine Bewertung hinterlassen: [Link].
Beispiele für Selbstständige und Dienstleister
Begrüßung
Hallo, hier ist [Ihr Name] von [Name des Unternehmens]. Danke für Ihre Nachricht. Schreiben Sie mir kurz, was Sie brauchen, ich antworte heute innerhalb meiner Arbeitszeiten ([Zeiten]).
Abwesenheit
Danke für Ihre Nachricht. Ich bin gerade bei einem Kunden und kann nicht antworten. Ich melde mich bis [Uhrzeit].
/angebot: Angaben erfragen
Für ein Angebot brauche ich: was Sie benötigen, bis wann und ob Sie ein ungefähres Budget haben. Dann schicke ich Ihnen innerhalb von [Dauer] einen Vorschlag.
/anruf: Gespräch planen
Passt Ihnen ein kurzes Telefonat von 15 Minuten? Wählen Sie hier einen freien Termin: [Link zu Ihrem Kalender].
/rechnung: Zahlungshinweis
Ich habe Ihnen die Rechnung an [E-Mail] geschickt. Sie können per [Zahlungsarten] bis zum [Datum] bezahlen. Bei Fragen melden Sie sich gern.
Beispiele für Immobilienmakler
Begrüßung
Hallo! Danke, dass Sie [Name des Unternehmens] kontaktieren 🏡 Möchten Sie kaufen, mieten oder verkaufen? Wenn es um eine Anzeige geht, schicken Sie uns den Link oder die Objektnummer.
Abwesenheit
Wir sind gerade nicht im Büro. Wir antworten [Zeiten]. In der Zwischenzeit finden Sie alle unsere Objekte hier: [Link].
/besichtigung: Termine anbieten
Gern! Wir können Ihnen die Immobilie am [Tag] um [Uhrzeit] oder am [Tag] um [Uhrzeit] zeigen. Was passt Ihnen besser?
/unterlagen: Vermietung
Für diese Wohnung benötigen wir: [Unterlagen]. Wenn Sie diese haben, helfen wir Ihnen bei den nächsten Schritten.
/verkaufen: Bewertung
Für eine Bewertung Ihrer Immobilie brauchen wir die Adresse, die Wohnfläche, die Zimmerzahl und ein paar Fotos. Danach rufen wir Sie an, um einen Besichtigungstermin zu vereinbaren.
Abwesenheitsnachrichten für abends, Urlaub und Feiertage
Abends
Hallo! Für heute haben wir geschlossen. Morgen ab [Uhrzeit] lesen wir Ihre Nachricht und antworten Ihnen. Danke für Ihre Geduld!
Wochenende
Am Wochenende antworten wir nicht auf WhatsApp. Am Montag melden wir uns als Erstes bei Ihnen. Wenn es eilt, schauen Sie in unsere FAQ: [Link].
Urlaub
Wir sind vom [Datum] bis [Datum] im Urlaub. Ab dem [Datum] sind wir zurück und beantworten die Nachrichten in der Reihenfolge ihres Eingangs.
Feiertag
Heute ist Feiertag und wir haben geschlossen. Morgen ab [Uhrzeit] sind wir wieder da. Einen schönen Tag!
Viele Nachrichten
Heute erreichen uns sehr viele Nachrichten, deshalb dauern unsere Antworten etwas länger. Wir melden uns so schnell wie möglich, meist innerhalb von [Dauer].
Wenn Sie auch für E-Mails einen Abwesenheitshinweis brauchen, finden Sie weitere Ideen in unserem Leitfaden für Abwesenheitsnachrichten.
Tipps für gute automatische Nachrichten
- Fassen Sie sich kurz. Zwei oder drei Sätze reichen. Eine lange automatische Nachricht liest sich auf dem Handy schlecht und verzögert das Wichtigste: die echte Antwort.
- Sagen Sie, wann Sie antworten. „Wir antworten innerhalb einer Stunde“ oder „morgen ab 9 Uhr“ beruhigt mehr als „wir melden uns bald“. Versprechen Sie nur, was Sie halten können.
- Fügen Sie einen nützlichen Link ein. Ihren Katalog, die Speisekarte, die Preisliste oder Ihre FAQ. So kommt der Kunde weiter, während er wartet.
- Fragen Sie gleich nach den nötigen Angaben. Wenn Sie immer nach der Bestellnummer oder dem Wunschtermin fragen, tun Sie es schon in der automatischen Nachricht und sparen sich eine Runde.
- Emojis sparsam einsetzen. Eins pro Nachricht wirkt freundlich. Mehr als zwei kann unprofessionell wirken, besonders bei Praxen oder Kanzleien.
- Schreiben Sie so, wie Sie mit Ihren Kunden sprechen. Wenn Sie Ihre Kunden im Laden duzen, können Sie das auch auf WhatsApp tun, sonst bleiben Sie beim Sie.
- Prüfen Sie die Texte regelmäßig. Passen Sie im Sommer die Zeiten an, entfernen Sie abgelaufene Angebote und prüfen Sie, ob die Links noch funktionieren.
- Vorsicht bei sensiblen Daten. Vor allem im Gesundheitsbereich: Fragen Sie per WhatsApp nicht mehr ab, als Sie für einen Termin brauchen.
Was WhatsApp Business nicht kann
| Grenze | Was das für Sie bedeutet |
|---|---|
| Nur eine Begrüßungs- und eine Abwesenheitsnachricht | Sie können keine unterschiedliche Begrüßung je nach Produkt oder Sprache des Kunden einrichten. |
| Die Begrüßung kommt nur beim ersten Mal oder nach 14 Tagen | Ein Kunde, der Ihnen jede Woche schreibt, sieht sie nicht noch einmal. |
| Die Abwesenheit hat drei Zeitplan-Optionen | Immer, ein eigener Zeitraum oder außerhalb der Geschäftszeiten. Feinere Regeln gibt es nicht. |
| Bis zu 50 Schnellantworten | Wenn Sie viele verschiedene Fragen bekommen, müssen Sie die häufigsten auswählen. |
| Schnellantworten ohne variable Daten | Der Text ist immer gleich: Den Namen des Kunden oder die Bestellnummer ändern Sie von Hand. |
| Schnellantworten ohne Medien in Web und Desktop | Gespeicherte Bilder und Videos lassen sich nur vom Handy senden. |
| Sie funktionieren nur in WhatsApp | Wenn Sie auch über Instagram, E-Mail oder einen Website-Chat antworten, müssen Sie Ihre Texte in jedes Tool kopieren. |
| Gelöscht ist gelöscht | Bewahren Sie wichtige Nachrichten an einem anderen Ort auf. |
Längere, persönliche Antworten in WhatsApp Web
Wenn Sie WhatsApp am Computer betreuen, funktionieren die automatischen Nachrichten der App genauso weiter. Für schnelle Antworten von Hand stoßen Schnellantworten aber an ihre Grenzen, sobald Sie den Namen des Kunden, eine Bestellnummer oder ein Datum brauchen.
Dafür können Sie einen Textexpander wie NexoPad nutzen, eine Erweiterung für Chrome und andere Browser. Sie speichern jeden Text mit einem Kürzel, zum Beispiel /versand, und wenn Sie es im WhatsApp-Web-Chat tippen, erscheint die vollständige Nachricht. Mit Variablen passt sich die Nachricht von selbst an: {{first_name}} setzt den Vornamen des Kontakts ein, wenn WhatsApp Web ihn anzeigt, und {{input:Bestellnummer}} fragt die Angabe vor dem Einfügen ab.
Und weil es auf jeder Website funktioniert, nutzen Sie dieselben Texte auch auf Instagram, in Gmail oder in Ihrem Support-Tool. NexoPad sendet nichts für Sie: Es tippt nur den Text, und Sie entscheiden, wann Sie ihn senden. Schritt für Schritt erklären wir das in unserem Leitfaden zu Schnellantworten in WhatsApp Web.
Häufige Fragen
Wie richte ich eine automatische Nachricht in WhatsApp Business ein?
Öffnen Sie in der App WhatsApp Business den Tools-Tab. Tippen Sie auf Begrüßungsnachricht oder Abwesenheitsnachricht, aktivieren Sie das Senden, schreiben Sie den Text, wählen Sie die Empfänger und speichern Sie. Bei der Abwesenheitsnachricht legen Sie unter Zeitplan zusätzlich fest, wann sie gesendet wird.
Gibt es automatische Nachrichten im normalen WhatsApp?
Nein. Begrüßungsnachricht, Abwesenheitsnachricht und Schnellantworten gibt es nur in der App WhatsApp Business.
Warum wird meine Begrüßungsnachricht nicht gesendet?
Sie wird nur gesendet, wenn Ihnen jemand zum ersten Mal schreibt oder nach 14 Tagen Inaktivität im Chat zurückkommt. Prüfen Sie außerdem die Empfängereinstellung und ob Ihr Handy Internet hat. Ist Metas KI-Assistent verbunden, ist die Begrüßung deaktiviert.
Kann ich die Abwesenheitsnachricht nur außerhalb meiner Geschäftszeiten senden?
Ja. Wählen Sie unter Zeitplan „Außerhalb der Geschäftszeiten“. Damit diese Option erscheint, müssen Sie zuerst Ihre Geschäftszeiten im Unternehmensprofil eintragen.
Wie viele Schnellantworten kann ich speichern?
Bis zu 50. Jedes Kürzel beginnt mit /, enthält keine Leerzeichen und hat höchstens 25 Zeichen.
Funktionieren automatische Nachrichten, wenn ich WhatsApp Web nutze?
Ja, sie werden von Ihrem Konto gesendet. Laut WhatsApp braucht Ihr Handy dafür aber eine Internetverbindung. Schnellantworten können Sie auch in WhatsApp Web nutzen, dort allerdings ohne Bilder und Videos.
Kann ich den Namen des Kunden in eine automatische Nachricht einfügen?
In der App WhatsApp Business nicht: Der Text ist immer gleich. In WhatsApp Web können Sie eine Erweiterung wie NexoPad mit Variablen wie {{first_name}} nutzen, um Antworten mit bereits eingesetztem Namen einzufügen.
Was ist der Unterschied zwischen Begrüßungs- und Abwesenheitsnachricht?
Die Begrüßung heißt neue Kunden willkommen oder solche, die nach 14 Tagen zurückkommen. Die Abwesenheitsnachricht sagt, dass Sie gerade nicht erreichbar sind, und wird nach dem von Ihnen gewählten Zeitplan gesendet.
Veröffentlicht am 18. Oktober 202611 Min. Lesezeit
Support: Vorlagen, sofort einsatzbereit
Kopieren Sie sie oder fügen Sie sie zu NexoPad hinzu und tippen Sie sie mit einem Shortcut.
- Rückerstattung bestätigen
/erstattung - Kunden um weitere Informationen bitten
/mehrinfo - Mitteilen, dass das Technik-Team übernimmt
/eskaliert - Bestätigen, dass das Problem gelöst ist
/geloest
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